Sistemul dumneavoastră POS nu acceptă plăți divizate? Soluții și alternative reale

Dacă sistemul dumneavoastră POS nu poate efectua plăți divizate, puteți totuși să finalizați vânzarea astăzi. Solicitați unui singur client să plătească întreaga sumă și lăsați grupul să se organizeze între ei, sau înregistrați comanda ca două tranzacții separate. Ambele variante funcționează. Ambele implică însă și costuri pe care rapoartele dumneavoastră le vor absorbi în liniște, așa că acest ghid acoperă soluțiile temporare care funcționează, metodele improvizate care vă afectează contabilitatea și aspectele pe care trebuie să le urmăriți atunci când sunteți pregătit să nu mai improvizați.

Ce este o plată divizată?

O plată divizată reprezintă o singură vânzare achitată prin mai multe metode: două carduri, numerar plus card, sau un card cadou completat cu o plată cu cardul. Această situație apare constant — prieteni care împart o achiziție, un client care dorește să își consume ultimul numerar disponibil sau un avans plătit parțial din creditul de magazin.

Multe sisteme POS încă nu pot realiza acest lucru. Unele au fost construite pe baza presupunerii unei singure plăți per comandă și nu au mai revenit asupra acestui aspect. Altele oferă suport tehnic, dar blochează funcționalitatea în spatele unui abonament premium sau pentru restaurante, astfel încât abonamentul de retail pe care îl dețineți nu vă permite accesul.

Cum acceptați o plată divizată fără suport nativ?

Există două soluții temporare care nu vă afectează înregistrările contabile.

Lăsați un singur client să plătească, iar grupul să se organizeze singur. Cea mai simplă opțiune pentru dumneavoastră: o singură plată completă, o singură tranzacție, un singur bon. Clienții își împart suma între ei prin transfer bancar sau printr-o aplicație de plată. Această metodă nu vă costă nimic în ceea ce privește calitatea datelor. Singura limită este disponibilitatea clienților, iar în practică majoritatea grupurilor sunt obișnuite cu acest lucru.

Înregistrați comanda ca tranzacții separate. Dacă divizarea se face pe produse, împărțiți coșul: înregistrați produsele primului client, încasați plata, apoi înregistrați restul produselor. Dacă divizarea se face pe sume și nu pe produse, va trebui să introduceți o sumă personalizată pentru fiecare plătitor, ceea ce scoate vânzarea în afara catalogului de produse. În ambele cazuri, stabiliți sumele înainte de a începe înregistrarea — anularea unei divizări parțial finalizate este momentul în care cozile de la casă se blochează complet.

Ce metode improvizate de plată divizată ar trebui să evitați?

Scurtăturile tentante sunt cele care vă înregistrează greșit banii. Aplicarea părții de numerar ca o reducere și taxarea restului pe card pare o soluție simplă la tejghea, dar înregistrează o vânzare mai mică decât cea încasată real, reduce valoarea taxelor pe care le datorați și lasă numerar în sertar pe care niciun raport nu îl explică. Bilețelele scrise de mână și notele de tipul „voi rezolva după închidere” au aceeași problemă, dar cu mai puțini martori. Dacă o soluție temporară modifică ceea ce sistemul consideră că ați încasat, nu este o soluție — este o eroare de contabilitate pe care ați programat-o pentru mai târziu.

Ce vă costă chiar și soluțiile temporare sigure?

Metoda celor două tranzacții vă menține contabilitatea corectă, dar vă afectează datele. Un singur coș devine două comenzi, astfel încât numărul de tranzacții crește artificial, iar indicatorii privind valoarea medie a comenzii sunt distorsionați. O divizare card-plus-card devine două tranzacții tarifate separat, iar cum majoritatea procesatorilor aplică un comision fix pe lângă cel procentual la fiecare tranzacție, două plăți costă mai mult decât una singură. Rambursările devin mai dificile: plățile se află în comenzi diferite, așa că un retur înseamnă identificarea și anularea fiecăreia în parte. Iar rapoartele pe care vă bazați pentru a lua decizii au acum nevoie de o atenție sporită pentru fiecare cifră dintr-o zi de sâmbătă aglomerată.

Nimic din toate acestea nu este critic la un volum redus. Însă la zece note divizate pe zi, devine o problemă reală pentru datele dumneavoastră și pentru viteza de servire.

Puteți adăuga plăți divizate la POS-ul actual?

Uneori. Verificați trei aspecte înainte de a concluziona că este imposibil: nivelul abonamentului dumneavoastră (funcționalitatea poate exista într-un plan superior), magazinul de aplicații al furnizorului (extensiile de plată de la terți pot acoperi uneori această lipsă) și lista de solicitări de funcționalități a furnizorului (unde puteți evalua dacă urmează să fie lansată). Apoi faceți un calcul corect: comparați costul upgrade-ului sau al extensiei cu ceea ce vă costă în prezent soluțiile temporare în comisioane, timp de reconciliere și erori de raportare.

Cum arată de fapt plățile divizate native?

Atunci când evaluați un înlocuitor, plățile divizate realizate corect înseamnă: mai multe metode de plată înregistrate pentru o singură tranzacție, fiecare metodă fiind vizibilă individual în raportul de tranzacții, rambursări care pot fi urmărite până la metoda de plată inițială și suport pentru metode personalizate precum creditul de magazin sau cecul, alături de numerar și card. De asemenea, ar trebui să funcționeze la tejghea fără a fi necesară aprobarea unui manager, deoarece o funcționalitate pe care personalul nu o poate folosi sâmbăta la prânz este ca și cum nu ar exista.

Final gestionează acest proces în mod nativ. O singură vânzare poate fi achitată prin mai multe tipuri de plată — numerar și card, două carduri sau tipuri de plată personalizate precum creditul de magazin și cecul — iar fiecare plată apare în raportul de tranzacții ca parte a aceleiași vânzări, inclusiv rambursările. Tehnologia contactless funcționează de asemenea în acest mix; iată cum se integrează Tap to Pay în procesul de plată.

Dacă plățile divizate reprezintă lipsa care v-a determinat în cele din urmă să căutați alternative, migrarea este mai ușoară decât în trecut: platformele moderne importă automat produsele, categoriile și clienții dumneavoastră din Square, Shopify, Clover, Lightspeed X-Series sau WooCommerce, astfel încât schimbarea durează câteva zile, nu luni.