تقرير X مقابل تقرير Z: ماذا تعني أرقام نهاية اليوم

يجيب تقرير X وتقرير Z على السؤال نفسه، "كيف كان أداؤنا اليوم؟"، ولكن في لحظتين مختلفتين. تقرير X هو لقطة سريعة يمكنك تشغيلها في أي وقت خلال اليوم دون إغلاق أي شيء. أما تقرير Z فهو تقرير نهاية اليوم النهائي: فهو يغلق صندوق تسجيل المدفوعات، ويثبت الإجماليات، ويعيد العدادات اليومية إلى الصفر في الأنظمة التقليدية. ضع تقرير X مقابل تقرير Z جنباً إلى جنب في الساعة 9 مساءً وقد تكون الأرقام متطابقة تماماً. الفرق يكمن في ما يحدث بعد طباعتهما. فتقرير X يترك اليوم مفتوحاً، بينما ينهيه تقرير Z.

ما هو تقرير X؟

تقرير X هو قراءة في منتصف نوبة العمل لمبيعاتك حتى تلك اللحظة: إجمالي المبيعات، وعمليات الاسترداد، والضرائب، وتفصيل حسب طريقة الدفع، ويتم عرضه أو طباعته دون إعادة تعيين أي شيء. يقوم المديرون بتشغيل تقارير X للتحقق من دقة درج النقود عند تغيير نوبة العمل، أو رصد فترة بعد ظهر هادئة وبطيئة بينما لا يزال هناك وقت لاتخاذ إجراء، أو التحقق من النقدية قبل إيداعها في البنك. يمكنك تشغيل العدد الذي تريده منها في اليوم، ويستمر الصندوق في العد وكأن شيئاً لم يكن.

ما هو تقرير Z؟

تقرير Z هو تقرير الإغلاق. ويؤدي تشغيله إلى ثلاثة أشياء في صناديق تسجيل المدفوعات التقليدية: يطبع الإجماليات النهائية لليوم، ويحدد اليوم كـ "مغلق"، ويصفر العدادات اليومية لتبدأ الغد من جديد. إعادة التعيين هذه هي السبب في أن تقرير Z هو مستند يصدر لمرة واحدة فقط. وبمجرد تشغيله، لا يمكنك إعادة تشغيل "اليوم"؛ فقد انتقل الصندوق بالفعل إلى اليوم التالي.

هذا هو السبب أيضاً في أن المحاسبين يطلبون تقارير Z على وجه التحديد. فكل تقرير منها يمثل سجلاً متسلسلاً ومرقماً ليوم عمل منتهٍ، مما يسهل اكتشاف أي فجوات أو تعديلات. وفي بعض البلدان التي تطبق قواعد الإيصالات المالية، يعد تقرير Z مستنداً مطلوباً قانوناً، لذا تحقق من المتطلبات المحلية لديك قبل التعامل معه كأمر اختياري.

لماذا سميت بتقارير X و Z؟

الأسماء هي بقايا من صناديق تسجيل المدفوعات الميكانيكية والإلكترونية القديمة، حيث كان لمفتاح التحكم مواضع تحمل حروفاً. وكان تدوير المفتاح إلى الموضع X يطبع قراءة دون إعادة تعيين؛ بينما كان تدويره إلى Z يغلق اليوم ويعيد تعيين الآلة. وقد عاشت هذه الحروف لفترة أطول من الأجهزة نفسها. ولا تحتوي معظم الأنظمة الحديثة على مفتاح مادي، ولكن لا يزال الحرفان X و Z يظهران في قوائم أنظمة POS، والأدلة، وقوائم مراجعة المحاسبين.

ما الذي يجب عليك التحقق منه في تقرير Z كل ليلة؟

أربعة أشياء، بالترتيب:

• زيادة أو نقص النقدية: الفرق بين النقدية التي قمت بعدها والنقدية التي توقعها النظام. تحدث فروق صغيرة لمرة واحدة، ولكن وجود نمط متكرر في محطة معينة أو نوبة عمل معينة هو مشكلة تستحق التحقيق.

• تفصيل طرق الدفع: هل يتطابق إجمالي مبيعات البطاقات مع ما يذكره معالج المدفوعات الخاص بك؟ هذه هي أسرع طريقة لاكتشاف أي عملية خصم مفقودة أو مكررة.

• عمليات الاسترداد والخصومات: الأرقام المرتفعة بشكل غير عادي تحت اسم موظف معين تستحق إلقاء نظرة عليها، وليس توجيه اتهام. فمعظم الحالات الشاذة تبين أنها مجرد فجوات في التدريب.

• الإكراميات: أكد إجماليات الإكراميات قبل تشغيل كشوف المرتبات، خاصة إذا كنت تطلب الإكراميات على قارئ البطاقات نفسه. راجع متى يكون تفعيل طلب الإكراميات على قارئ البطاقات منطقياً لمعرفة كيف يغير ذلك الأرقام الليلية.

هل لا تزال أنظمة POS السحابية تستخدم تقارير X و Z؟

في الغالب لا، وهذا لا يعتبر خسارة. فقد كانت آلية X و Z موجودة لأن ذاكرة صناديق تسجيل المدفوعات كانت صغيرة جداً؛ وكان لابد من إعادة تعيين العدادات اليومية وإلا فقدت معناها. أما نظام POS السحابي فيحتفظ بسجل دائم لكل معاملة، لذا لا يوجد شيء يحتاج إلى إعادة تعيين. وتصبح التقارير مجرد سؤال تطرحه على البيانات، وليست طقساً ورقياً.

ما يحل محل كل تقرير:

• يتحول تقرير X إلى لوحة تحكم مباشرة. وبدلاً من الذهاب إلى صندوق تسجيل المدفوعات لطباعة لقطة سريعة، يمكنك التحقق من المبيعات الحالية من أي مكان وفي أي وقت دون لمس الصندوق.

• يتحول تقرير Z إلى تقرير جلسة أو تقرير إغلاق. ويؤدي إغلاق جلسة الصندوق إلى إنتاج تقرير مرقم يؤدي المهمة نفسها: الإجماليات النهائية، وتفصيل المدفوعات، ومطابقة درج النقود (مطابقة النقدية الفعلية مع النقدية المتوقعة).

في Final، على سبيل المثال، يؤدي إغلاق جلسة المحطة إلى توليد تقرير نهاية الجلسة مع تضمين عد درج النقود، ويغطي الملخص المالي أي نطاق زمني عندما يريد محاسبك تقريراً شهرياً بدلاً من يومي.

إذن، ماذا تعني تقارير X و Z فعلياً؟

تقرير X هو نظرة سريعة؛ وتقرير Z هو قفل وتثبيت. يخبرك تقرير X بموقف اليوم دون الالتزام بأي شيء. وينهي تقرير Z اليوم، ويثبت الإجماليات، ويمنح دفاتر مبيعاتك سجلاً نظيفاً ومرقماً. وعلى نظام POS السحابي، قد لا تضغط أبداً على زر مكتوب عليه X أو Z، ولكنك لا تزال بحاجة إلى كلتا العادتين: ألقِ نظرة على المبيعات خلال اليوم، وأغلق كل جلسة بعد درج النقود. القاعدة الذهبية: اقرأ باستخدام X، وأغلق باستخدام Z، بغض النظر عما تسميهما أنظمتك.

للحصول على فائدة أكبر من أرقامك تتجاوز مجرد الإجمالي الليلي، ابدأ بـ أنواع تقارير POS الخمسة التي تستحق القراءة أسبوعياً. وإذا كنت تقارن بين الأنظمة، فتحقق من ما يغطيه تسعير POS الخالي من الرسوم الشهرية فعلياً قبل التوقيع على أي شيء.