X report vs. Z report: Co znamenají čísla na konci dne

X report a Z report odpovídají na stejnou otázku, „jak jsme si dnes vedli?“, ve dvou různých okamžicích. X report je okamžitý snímek, který můžete vygenerovat kdykoli během dne, aniž byste cokoli uzavírali. Z report je závěrečný denní report: uzavírá pokladnu, uzamyká celkové částky a na tradičních systémech vynuluje denní počítadla. Když položíte X report a Z report vedle sebe ve 21:00, čísla mohou být naprosto stejná. Rozdíl je v tom, co se stane po jejich vytištění. X ponechá den otevřený. Z ho ukončí.

Co je to X report?

X report je průběžný stav vašich dosavadních prodejů během směny: hrubé prodeje, refundace, daně a rozpis podle platebních metod, který si můžete zobrazit nebo vytisknout, aniž byste cokoli resetovali. Manažeři spouštějí X reporty, aby zkontrolovali přesnost pokladní zásuvky při střídání směn, odhalili slabé odpoledne, dokud je ještě čas reagovat, nebo ověřili hotovost před jejím odvodem do banky. Můžete jich během dne vygenerovat, kolik chcete, a pokladna počítá dál, jako by se nic nestalo.

Co je to Z report?

Z report je závěrečný report. Jeho spuštění na tradiční pokladně provede tři věci: vytiskne konečné denní součty, označí den jako uzavřený a vynuluje denní počítadla, takže zítřek začíná s čistým štítem. Kvůli tomuto vynulování je Z report jednorázový dokument. Jakmile se spustí, nemůžete „dnešek“ spustit znovu; pokladna se již posunula dál.

To je také důvod, proč účetní vyžadují konkrétně Z reporty. Každý z nich je sekvenční, číslovaný záznam o ukončeném obchodním dni, což usnadňuje odhalení případných mezer a úprav. V některých zemích s pravidly pro fiskální účtenky je Z report zákonem vyžadovaný dokument, proto si předtím, než jej začnete považovat za volitelný, ověřte místní požadavky.

Proč se jim říká X a Z reporty?

Názvy jsou pozůstatkem z mechanických a raných elektronických registračních pokladen, kde měl ovládací klíč pozice označené písmeny. Otočením klíče do polohy X se vytiskl stav bez vynulování; otočením do polohy Z se den uzavřel a přístroj se resetoval. Písmena přežila samotný hardware. Většina moderních systémů nemá žádný fyzický klíč, ale X a Z se stále objevují v nabídkách POS, manuálech a kontrolních seznamech účetních.

Co byste měli na svém Z reportu každou noc kontrolovat?

Čtyři věci, pěkně popořadě:

• Přebytky nebo schodky hotovosti: rozdíl mezi hotovostí, kterou jste spočítali, a hotovostí, kterou systém očekával. Malé jednorázové odchylky se stávají. Pravidelný vzorec na jedné pokladně nebo u jedné směny je však problém, který stojí za prošetření.

• Rozpis platebních metod: odpovídá celková částka za karty tomu, co vykazuje váš poskytovatel platebních služeb? To je nejrychlejší způsob, jak zachytit neprovedenou nebo duplicitní platbu.

• Refundace a slevy: neobvykle vysoká čísla u jednoho zaměstnance si zaslouží prověření, nikoli obvinění. Většina anomálií se nakonec ukáže jako mezery v zaškolení.

• Spropitné: potvrďte celkovou výši spropitného před zpracováním mezd, zejména pokud k zadání spropitného vyzýváte přímo na platebním terminálu. Přečtěte si článek Kdy dává smysl spropitné na terminálu, kde se dozvíte, jak to mění noční čísla.

Používají cloudové POS systémy stále X a Z reporty?

Většinou ne, a to není žádná škoda. Mechanika X a Z existovala proto, že paměť pokladen byla maličká; denní počítadla se musela resetovat, jinak by přestala dávat smysl. Cloudový POS uchovává trvalý záznam o každé transakci, takže není co resetovat. Reportování se stává dotazem na data, nikoli papírovým rituálem.

Co jednotlivé reporty nahrazuje:

• X report se stává živým dashboardem. Místo toho, abyste šli k pokladně vytisknout snímek, zkontrolujete aktuální prodeje odkudkoli a kdykoli, aniž byste se dotkli pokladny.

• Z report se stává reportem relace nebo uzávěrky. Uzavřením pokladní relace se vygeneruje číslovaný report se stejným účelem: konečné součty, rozpis plateb a odsouhlasení pokladní zásuvky (porovnání spočítané hotovosti s očekávanou hotovostí).

Například na platformě Final se při uzavření relace pokladního místa vygeneruje report o ukončení relace s integrovaným počítáním zásuvky, a Finanční přehled pokryje jakékoli časové období, když vaše účetní potřebuje měsíc namísto dne.

Co tedy X a Z reporty vlastně znamenají?

X report je pohled, Z report je zámek. X vám řekne, jak na tom den je, aniž by se k něčemu zavazoval. Z ukončí den, zafixuje součty a poskytne vašemu účetnictví čistý, číslovaný záznam. Na cloudovém POS možná nikdy nestisknete klávesu s označením X nebo Z, ale stále potřebujete oba návyky: během dne letmo zkontrolovat prodeje a každou relaci uzavřít se spočítanou zásuvkou. Zlaté pravidlo: čtěte s X, zavírejte se Z, ať už je váš systém nazývá jakkoli.

Chcete-li ze svých čísel získat více než jen noční součet, začněte s pěti typy POS reportů, které stojí za to číst týdně. A pokud porovnáváte systémy, ověřte si, co ve skutečnosti pokrývají ceny POS bez měsíčních poplatků, než cokoli podepíšete.