Báo cáo X so với Báo cáo Z: Ý nghĩa của các con số cuối ngày

Báo cáo X và báo cáo Z trả lời cùng một câu hỏi, "hôm nay chúng ta kinh doanh thế nào?", tại hai thời điểm khác nhau. Báo cáo X là một ảnh chụp nhanh (snapshot) mà bạn có thể chạy tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày mà không cần chốt sổ bất kỳ thứ gì. Báo cáo Z là báo cáo chốt sổ cuối ngày: nó đóng máy tính tiền, khóa các số liệu tổng và trên các hệ thống truyền thống sẽ đặt các bộ đếm hàng ngày về số không. Đặt báo cáo X và báo cáo Z cạnh nhau vào lúc 9 giờ tối và các con số có thể giống hệt nhau. Sự khác biệt nằm ở những gì xảy ra sau khi bạn in chúng. X để ngày làm việc tiếp tục mở. Z kết thúc ngày đó.

Báo cáo X là gì?

Báo cáo X là số liệu đọc giữa ca về doanh số bán hàng của bạn tính đến thời điểm hiện tại: tổng doanh thu, hoàn tiền, thuế và bảng phân tích theo phương thức thanh toán, được xem hoặc in ra mà không cần đặt lại bất kỳ thứ gì. Các quản lý chạy báo cáo X để kiểm tra tính chính xác của ngăn kéo đựng tiền khi giao ca, phát hiện một buổi chiều vắng khách khi vẫn còn thời gian để phản ứng, hoặc xác minh tiền mặt trước khi gửi vào ngân hàng. Bạn có thể chạy bao nhiêu báo cáo tùy thích trong một ngày và máy tính tiền vẫn tiếp tục đếm như không có chuyện gì xảy ra.

Báo cáo Z là gì?

Báo cáo Z là báo cáo chốt sổ. Việc chạy báo cáo này thực hiện ba việc trên máy tính tiền truyền thống: in tổng số tiền cuối cùng trong ngày, đánh dấu ngày đó đã đóng và đưa các bộ đếm hàng ngày về số không để ngày mai bắt đầu lại từ đầu. Việc đặt lại này là lý do tại sao báo cáo Z là một tài liệu chỉ chạy được một lần duy nhất. Một khi đã chạy, bạn không thể chạy lại báo cáo cho "ngày hôm nay" nữa; máy tính tiền đã chuyển sang ngày tiếp theo.

Đây cũng là lý do tại sao các kế toán yêu cầu đích danh báo cáo Z. Mỗi báo cáo là một bản ghi được đánh số thứ tự liên tiếp của một ngày kinh doanh đã hoàn thành, giúp dễ dàng phát hiện các khoảng trống dữ liệu hoặc chỉnh sửa. Ở một số quốc gia có quy định về hóa đơn tài chính, báo cáo Z là một tài liệu bắt buộc về mặt pháp lý, vì vậy hãy kiểm tra các yêu cầu tại địa phương của bạn trước khi xem nó là tùy chọn.

Tại sao chúng được gọi là báo cáo X và Z?

Các tên gọi này là tàn dư từ các máy tính tiền cơ học và điện tử đời đầu, nơi chìa khóa điều khiển có các vị trí được ký hiệu bằng chữ cái. Xoay chìa khóa sang chữ X sẽ in số liệu đọc được mà không đặt lại; xoay sang chữ Z sẽ chốt sổ ngày hôm đó và đặt lại máy. Những chữ cái này đã tồn tại lâu hơn cả phần cứng của chúng. Hầu hết các hệ thống hiện đại không còn chìa khóa vật lý, nhưng ký hiệu X và Z vẫn xuất hiện trong các menu POS, sách hướng dẫn và danh sách kiểm tra của kế toán.

Bạn nên kiểm tra những gì trên báo cáo Z của mình mỗi tối?

Bốn thứ, theo thứ tự:

• Tiền mặt thừa hoặc thiếu: sự khác biệt giữa số tiền mặt bạn đếm được và số tiền mặt hệ thống dự kiến. Những chênh lệch nhỏ, thỉnh thoảng xảy ra là bình thường. Nhưng một mô hình lặp đi lặp lại, tại một quầy hoặc một ca làm việc, là một vấn đề đáng để điều tra.

• Phân tích phương thức thanh toán: tổng số tiền thanh toán bằng thẻ có khớp với những gì đơn vị xử lý thanh toán của bạn báo cáo không? Đây là cách nhanh nhất để phát hiện một giao dịch bị bỏ sót hoặc bị tính phí hai lần.

• Hoàn tiền và giảm giá: các con số cao bất thường dưới tên của một nhân viên xứng đáng được xem xét kỹ hơn, chứ không phải là một lời cáo buộc. Hầu hết các điểm bất thường hóa ra là do thiếu sót trong đào tạo.

• Tiền tip: xác nhận tổng số tiền tip trước khi chạy bảng lương, đặc biệt nếu bạn gợi ý tiền tip ngay trên chính đầu đọc thẻ. Xem khi nào việc gợi ý tip trên đầu đọc thẻ là hợp lý để biết điều đó thay đổi các con số hàng đêm như thế nào.

Các hệ thống POS đám mây có còn sử dụng báo cáo X và Z không?

Hầu hết là không, và đó không phải là một mất mát. Cơ chế X và Z tồn tại vì bộ nhớ của máy tính tiền trước đây rất nhỏ; các bộ đếm hàng ngày phải được đặt lại nếu không chúng sẽ không còn ý nghĩa gì nữa. Một POS đám mây lưu giữ hồ sơ vĩnh viễn của mọi giao dịch, vì vậy không có gì cần phải đặt lại. Báo cáo trở thành một câu hỏi bạn đặt ra cho dữ liệu, chứ không còn là một nghi thức trên giấy tờ.

Những gì thay thế cho mỗi báo cáo:

• Báo cáo X trở thành một bảng điều khiển (dashboard) trực tiếp. Thay vì phải đi đến máy tính tiền để in ảnh chụp nhanh, bạn có thể kiểm tra doanh số hiện tại từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào mà không cần chạm vào két tiền.

• Báo cáo Z trở thành báo cáo ca làm việc hoặc báo cáo chốt sổ. Việc đóng một ca làm việc của két tiền sẽ tạo ra một báo cáo được đánh số với cùng nhiệm vụ: tổng số tiền cuối cùng, phân tích thanh toán và đối soát ngăn kéo tiền mặt (khớp tiền mặt đếm được với tiền mặt dự kiến).

Ví dụ, trên Final, việc đóng một ca làm việc của quầy sẽ tạo ra một Báo cáo kết thúc ca tích hợp sẵn tính năng đếm ngăn kéo tiền mặt, và Tóm tắt tài chính sẽ bao gồm bất kỳ khoảng thời gian nào khi nhân viên ghi sổ của bạn muốn xem báo cáo theo tháng thay vì theo ngày.

Vậy, báo cáo X và Z thực sự có ý nghĩa gì?

Báo cáo X là một cái nhìn; báo cáo Z là một cái khóa. X cho bạn biết tình hình trong ngày mà không cam kết bất kỳ điều gì. Z kết thúc ngày làm việc, cố định các số liệu tổng và cung cấp cho sổ sách của bạn một bản ghi sạch sẽ, được đánh số. Trên một POS đám mây, bạn có thể không bao giờ phải nhấn một phím nào có nhãn X hoặc Z, nhưng bạn vẫn cần cả hai thói quen: liếc nhìn doanh số bán hàng trong ngày và đóng mọi ca làm việc bằng một ngăn kéo đựng tiền đã được đếm kỹ. Nguyên tắc vàng: đọc bằng X, đóng bằng Z, bất kể hệ thống của bạn gọi chúng là gì.

Để khai thác được nhiều thông tin từ các con số của bạn hơn là chỉ một tổng số hàng đêm, hãy bắt đầu với năm loại báo cáo POS đáng đọc hàng tuần. Và nếu bạn đang so sánh các hệ thống, hãy kiểm tra mức giá POS không phí hàng tháng thực sự bao gồm những gì trước khi bạn ký kết bất kỳ điều gì.