Raportul X vs Raportul Z: Ce înseamnă cifrele de la sfârșitul zilei

Un raport X și un raport Z răspund la aceeași întrebare, „cum ne-am descurcat astăzi?”, în două momente diferite. Un raport X este o imagine de moment pe care o poți genera în orice moment al zilei, fără a închide nimic. Un raport Z este raportul final de la sfârșitul zilei: acesta închide casa de marcat, blochează totalurile și, pe sistemele tradiționale, resetează contoarele zilnice la zero. Pune un raport X și un raport Z unul lângă altul la ora 21:00 și cifrele pot fi identice. Diferența constă în ceea ce se întâmplă după ce le tipărești. X lasă ziua deschisă. Z o încheie.

Ce este un raport X?

Un raport X este o citire de la mijlocul turei a vânzărilor de până acum: vânzări brute, rambursări, taxe și o defalcare pe metode de plată, vizualizată sau tipărită fără a reseta nimic. Managerii generează rapoarte X pentru a verifica acuratețea sertarului de bani la schimbarea turei, pentru a depista o după-amiază slabă cât încă mai este timp să reacționeze sau pentru a verifica numerarul înainte de o depunere la bancă. Poți genera oricâte dorești într-o zi, iar casa de marcat continuă să înregistreze ca și cum nimic nu s-ar fi întâmplat.

Ce este un raport Z?

Un raport Z este raportul de închidere. Generarea acestuia face trei lucruri pe o casă de marcat tradițională: tipărește totalurile finale ale zilei, marchează ziua ca fiind închisă și resetează contoarele zilnice la zero, astfel încât ziua de mâine să înceapă de la capăt. Această resetare este motivul pentru care un raport Z este un document unic. Odată generat, nu mai poți rula din nou „ziua de azi”; casa de marcat a trecut deja mai departe.

Acesta este și motivul pentru care contabilii solicită în mod special rapoarte Z. Fiecare dintre acestea este o înregistrare secvențială, numerotată, a unei zile de activitate încheiate, ceea ce face ca lacunele și modificările să fie ușor de depistat. În unele țări cu reguli privind bonurile fiscale, raportul Z este un document obligatoriu prin lege, așa că verifică cerințele locale înainte de a-l considera opțional.

De ce se numesc rapoarte X și Z?

Numele sunt o moștenire de la casele de marcat mecanice și electronice timpurii, unde cheia de control avea poziții marcate cu litere. Rotirea cheii la X tipărea o citire fără resetare; rotirea la Z închidea ziua și reseta aparatul. Literele au supraviețuit echipamentelor hardware. Majoritatea sistemelor moderne nu au o cheie fizică, dar X și Z apar în continuare în meniurile POS, în manuale și în listele de verificare ale contabililor.

Ce ar trebui să verifici pe raportul tău Z în fiecare seară?

Patru lucruri, în ordine:

• Plus sau minus de casă: diferența dintre numerarul numărat și cel estimat de sistem. Pot apărea mici discrepanțe punctuale. Un tipar, la o anumită stație sau la o anumită tură, este o problemă care merită investigată.

• Defalcarea pe metode de plată: corespunde totalul de pe card cu ceea ce raportează procesatorul tău de plăți? Aceasta este cea mai rapidă cale de a depista o tranzacție omisă sau duplicată.

• Rambursări și reduceri: cifrele neobișnuit de mari înregistrate de un membru al personalului merită o verificare, nu o acuzație. Majoritatea anomaliilor se dovedesc a fi lacune de instruire.

• Bacșișuri: confirmă totalurile bacșișurilor înainte de calcularea salariilor, mai ales dacă soliciți bacșiș direct pe cititorul de carduri. Vezi când are sens bacșișul pe cititor pentru a afla cum modifică acest lucru cifrele din fiecare seară.

Mai folosesc sistemele POS cloud rapoarte X și Z?

În general nu, iar aceasta nu este o pierdere. Mecanica X și Z exista deoarece memoria unei case de marcat era minusculă; contoarele zilnice trebuiau resetate, altfel își pierdeau sensul. Un POS cloud păstrează o înregistrare permanentă a fiecărei tranzacții, așa că nu există nimic de resetat. Raportarea devine o întrebare pe care o adresezi datelor, nu un ritual pe hârtie.

Ce înlocuiește fiecare raport:

• Raportul X devine un tablou de bord live. În loc să mergi la casa de marcat pentru a tipări o imagine de moment, verifici vânzările curente de oriunde, oricând, fără a atinge sertarul de bani.

• Raportul Z devine un raport de sesiune sau de închidere. Închiderea unei sesiuni de casă generează un raport numerotat cu același rol: totaluri finale, defalcarea plăților și reconcilierea sertarului de bani (potrivirea numerarului numărat cu cel estimat).

Pe Final, de exemplu, închiderea unei sesiuni de stație generează un raport de sfârșit de sesiune cu numărarea sertarului integrată, iar rezumatul financiar acoperă orice interval de date atunci când contabilul tău dorește o lună în loc de o zi.

Așadar, ce înseamnă de fapt rapoartele X și Z?

Un raport X este o privire; un raport Z este o blocare. X îți spune unde se află ziua fără a se angaja la nimic. Z încheie ziua, fixează totalurile și oferă contabilității tale o înregistrare curată, numerotată. Pe un POS cloud s-ar putea să nu apeși niciodată o tastă etichetată X sau Z, dar ai nevoie în continuare de ambele obiceiuri: aruncă o privire peste vânzări în timpul zilei și închide fiecare sesiune cu un sertar numărat. Regulă generală: citește cu X, închide cu Z, indiferent cum le numește sistemul tău.

Pentru a obține mai mult de la cifrele tale decât un total nocturn, începe cu cele cinci tipuri de rapoarte POS care merită citite săptămânal. Iar dacă compari sisteme, verifică ce acoperă de fapt tarifele POS fără abonament lunar înainte de a semna ceva.