X-rapport versus Z-rapport: Wat de cijfers van de dagafsluiting betekenen

Een X-rapport en een Z-rapport beantwoorden dezelfde vraag, "hoe hebben we het vandaag gedaan?", op twee verschillende momenten. Een X-rapport is een momentopname die u op elk moment van de dag kunt maken zonder iets af te sluiten. Een Z-rapport is het definitieve dagafsluitingsrapport: het sluit de kassa, legt de totalen vast en zet op traditionele systemen de dagtellers weer op nul. Leg om 21:00 uur een X-rapport en een Z-rapport naast elkaar en de cijfers kunnen identiek zijn. Het verschil is wat er gebeurt nadat u ze hebt geprint. X laat de dag open. Z beëindigt deze.

Wat is een X-rapport?

Een X-rapport is een tussentijdse meting van uw verkopen tot nu toe: bruto-omzet, terugbetalingen, belastingen en een uitsplitsing per betaalmethode, bekeken of geprint zonder iets te resetten. Managers maken X-rapporten om de nauwkeurigheid van de kassalade te controleren bij een ploegwissel, om een rustige middag op te merken wanneer er nog tijd is om te reageren, of om contant geld te verifiëren voor een bankstorting. U kunt er zoveel maken als u wilt op een dag, en de kassa blijft doortellen alsof er niets is gebeurd.

Wat is een Z-rapport?

Een Z-rapport is het sluitingsrapport. Het maken ervan doet drie dingen op een traditionele kassa: het print de definitieve dagtotalen, het markeert de dag als gesloten en het zet de dagtellers op nul zodat morgen met een schone lei begint. Die reset is de reden waarom een Z-rapport een eenmalig document is. Zodra het is uitgevoerd, kunt u "vandaag" niet opnieuw uitvoeren; de kassa is al verder gegaan.

Dit is ook de reden waarom accountants specifiek om Z-rapporten vragen. Elk rapport is een opeenvolgend, genummerd verslag van een afgeronde werkdag, waardoor ontbrekende gegevens en aanpassingen gemakkelijk te spotten zijn. In some landen met fiscale kassabonregels is het Z-rapport een wettelijk verplicht document, dus controleer uw lokale vereisten voordat u het als optioneel beschouwt.

Waarom worden ze X- en Z-rapporten genoemd?

De namen zijn een overblijfsel van mechanische en vroege elektronische kassa's, waarbij de standensleutel posities met letters had. Als de sleutel naar X werd gedraaid, werd er een stand geprint zonder te resetten; als deze naar Z werd gedraaid, werd de dag afgesloten en de machine gereset. De letters hebben de hardware overleefd. De meeste moderne systemen hebben geen fysieke sleutel, maar X en Z verschijnen nog steeds in POS-menu's, handleidingen en checklists van accountants.

Wat moet u elke avond controleren op uw Z-rapport?

Vier dingen, in deze volgorde:

• Kasverschillen (te veel of te weinig): het verschil tussen het contante geld dat u hebt geteld en het contante geld dat het systeem verwachtte. Kleine eenmalige afwijkingen komen voor. Een patroon, bij één kassa of één ploeg, is een probleem dat het onderzoeken waard is.

• Uitsplitsing per betaalmethode: komt het kaarttotaal overeen met wat uw betalingsverwerker rapporteert? Dit is de snelste manier om een gemiste of dubbele afschrijving te ontdekken.

• Terugbetalingen en kortingen: ongebruikelijk hoge aantallen bij één personeelslid verdienen een blik, geen beschuldiging. De meeste afwijkingen blijken te wijten aan een gebrek aan training.

• Fooien: bevestig de fooientotalen voordat de salarisadministratie wordt uitgevoerd, vooral als u om fooien vraagt op de kaartlezer zelf. Zie wanneer fooi vragen op de kaartlezer zinvol is voor hoe dat de nachtelijke cijfers beïnvloedt.

Gebruiken cloud-POS-systemen nog steeds X- en Z-rapporten?

Meestal niet, en dat is geen gemis. Het mechanisme van X en Z bestond omdat het geheugen van een kassa minuscuul was; dagtellers moesten worden gereset, anders zeiden ze niets meer. Een cloud POS bewaart een permanent overzicht van elke transactie, dus er valt niets te resetten. Rapporteren wordt een vraag die u aan de data stelt, in plaats van een papieren ritueel.

Wat elk rapport vervangt:

• Het X-rapport wordt een live dashboard. In plaats van naar de kassa te lopen om een momentopname te printen, controleert u de huidige verkopen overal en altijd, zonder de kassa aan te raken.

• Het Z-rapport wordt een sessie- of sluitingsrapport. Het sluiten van een kassasessie levert een genummerd rapport op met hetzelfde doel: definitieve totalen, uitsplitsing van betalingen en de aansluiting van de kassalade (het getelde contante geld vergelijken met het verwachte contante geld).

Op Final genereert het sluiten van een kassasessie bijvoorbeeld een End of Session-rapport met de telling van de lade ingebouwd, en het Financieel overzicht dekt elk datumbereik wanneer uw boekhouder een maand in plaats van een dag wil.

Dus, wat betekenen X- en Z-rapporten nu eigenlijk?

Een X-rapport is een blik; een Z-rapport is een slot. X vertelt u hoe de dag ervoor staat zonder ergens aan vast te zitten. Z beëindigt de dag, legt de totalen vast en geeft uw boekhouding een net, genummerd overzicht. Op een cloud POS drukt u misschien nooit op een knop met de letter X of Z, maar u hebt nog steeds beide gewoonten nodig: werp overdag een blik op de verkopen en sluit elke sessie af met een getelde lade. Vuistregel: lezen met X, sluiten met Z, hoe uw systeem ze ook noemt.

Om meer uit uw cijfers te halen dan een nachtelijk totaal, begint u met de vijf POS-rapporttypen die het waard zijn om wekelijks te lezen. En als u systemen vergelijkt, controleer dan wat POS-tarieven zonder maandelijkse kosten daadwerkelijk dekken voordat u iets tekent.