Relatório X vs Relatório Z: O que Significam os Números de Fechamento de Dia

Um relatório X e um relatório Z respondem à mesma pergunta, "como nos saímos hoje?", em dois momentos diferentes. Um relatório X é um instantâneo que você pode gerar a qualquer momento do dia sem fechar nada. Um relatório Z é o relatório final de fim de dia: ele fecha o caixa, consolida os totais e, em sistemas tradicionais, redefine os contadores diários para zero. Coloque um relatório X e um relatório Z lado a lado às 21h e os números podem ser idênticos. A diferença é o que acontece depois de imprimi-los. O X deixa o dia aberto. O Z o encerra.

O que é um relatório X?

Um relatório X é uma leitura de meio de turno das suas vendas até o momento: vendas brutas, reembolsos, impostos e um detalhamento por método de pagamento, visualizado ou impresso sem redefinir nada. Os gerentes geram relatórios X para verificar a precisão da gaveta na troca de turno, identificar uma tarde lenta enquanto ainda há tempo de reagir ou verificar o dinheiro antes de um depósito bancário. Você pode gerar quantos quiser em um dia, e o caixa continua contando como se nada tivesse acontecido.

O que é um relatório Z?

Um relatório Z é o relatório de fechamento. Gerá-lo faz três coisas em um caixa registrador tradicional: imprime os totais finais do dia, marca o dia como fechado e zera os contadores diários para que o amanhã comece do zero. Essa redefinição é o motivo pelo qual um relatório Z é um documento de via única. Uma vez gerado, você não pode gerar novamente o "hoje"; o caixa já seguiu em frente.

É também por isso que os contadores pedem especificamente relatórios Z. Cada um é um registro sequencial e numerado de um dia de trabalho concluído, o que facilita a identificação de lacunas e edições. Em alguns países com regras de cupom fiscal, o relatório Z é um documento exigido por lei, portanto, verifique os requisitos locais antes de tratá-lo como opcional.

Por que são chamados de relatórios X e Z?

Os nomes são uma herança das caixas registradoras mecânicas e das primeiras eletrônicas, onde a chave de controle tinha posições com letras. Girar a chave para X imprimia uma leitura sem redefinir; girar para Z fechava o dia e redefinia a máquina. As letras sobreviveram ao hardware. A maioria dos sistemas modernos não tem chave física, mas X e Z ainda aparecem nos menus do POS, manuais e listas de verificação dos contadores.

O que você deve verificar no seu relatório Z todas as noites?

Quatro coisas, em ordem:

• Diferença de caixa (para mais ou para menos): a diferença entre o dinheiro que você contou e o dinheiro que o sistema esperava. Pequenas variações pontuais acontecem. Um padrão, em um terminal ou em um turno, é um problema que vale a pena investigar.

• Detalhamento do método de pagamento: o total do cartão corresponde ao que o seu processador de pagamentos relata? Esta é a maneira mais rápida de detectar uma cobrança perdida ou duplicada.

• Reembolsos e descontos: números excepcionalmente altos sob a responsabilidade de um funcionário merecem uma verificação, não uma acusação. A maioria das anomalias acaba sendo apenas falta de treinamento.

• Gorjetas: confirme os totais de gorjetas antes de rodar a folha de pagamento, especialmente se você solicitar gorjetas no próprio leitor de cartões. Veja quando a gorjeta no leitor faz sentido para entender como isso altera os números noturnos.

Os sistemas de POS em nuvem ainda usam relatórios X e Z?

Na maioria das vezes não, e isso não é uma perda. A mecânica do X e Z existia porque a memória de um caixa registrador era minúscula; os contadores diários precisavam ser redefinidos, caso contrário, perdiam o sentido. Um POS em nuvem mantém um registro permanente de cada transação, então não há nada para redefinir. Os relatórios tornam-se uma consulta aos dados, não um ritual de papel.

O que substitui cada relatório:

• O relatório X torna-se um painel em tempo real. Em vez de ir até o caixa para imprimir um instantâneo, você verifica as vendas atuais de qualquer lugar, a qualquer momento, sem tocar no caixa.

• O relatório Z torna-se um relatório de sessão ou de fechamento. Fechar uma sessão de caixa gera um relatório numerado com a mesma função: totais finais, detalhamento de pagamentos e a conciliação da gaveta de dinheiro (comparando o dinheiro contado com o dinheiro esperado).

No Final, por exemplo, fechar a sessão de um terminal gera um relatório de Fim de Sessão com a contagem da gaveta integrada, e o Resumo Financeiro cobre qualquer intervalo de datas quando seu contador precisar de um mês em vez de um dia.

Então, o que os relatórios X e Z realmente significam?

Um relatório X é uma visualização; um relatório Z é um fechamento definitivo. O X diz em que ponto o dia está sem se comprometer com nada. O Z encerra o dia, fixa os totais e dá à sua contabilidade um registro limpo e numerado. Em um POS em nuvem, você pode nunca pressionar uma tecla rotulada como X ou Z, mas ainda precisa de ambos os hábitos: dar uma olhada nas vendas durante o dia e fechar cada sessão com a gaveta contada. Regra geral: leia com X, feche com Z, independentemente de como seu sistema os chame.

Para obter mais dos seus números do que um total noturno, comece com os cinco tipos de relatórios de POS que vale a pena ler semanalmente. E se você estiver comparando sistemas, verifique o que os preços de POS sem taxa mensal realmente cobrem antes de assinar qualquer coisa.