X रिपोर्ट बनाम Z रिपोर्ट: दिन के अंत के आंकड़ों का क्या अर्थ है

एक X रिपोर्ट और एक Z रिपोर्ट दो अलग-अलग क्षणों में एक ही सवाल का जवाब देती हैं, "आज हमने कैसा प्रदर्शन किया?"। एक X रिपोर्ट एक स्नैपशॉट है जिसे आप दिन के दौरान किसी भी समय बिना कुछ बंद किए देख सकते हैं। एक Z रिपोर्ट दिन के अंत की अंतिम रिपोर्ट है: यह रजिस्टर को बंद करती है, कुल योग को लॉक करती है, और पारंपरिक सिस्टम पर दैनिक काउंटर को शून्य पर रीसेट कर देती है। रात 9 बजे एक X रिपोर्ट और Z रिपोर्ट को अगल-बगल रखें और आंकड़े बिल्कुल समान हो सकते हैं। अंतर यह है कि उन्हें प्रिंट करने के बाद क्या होता है। X दिन को खुला छोड़ देता है। Z इसे समाप्त कर देता है।

X रिपोर्ट क्या है?

X रिपोर्ट आपकी अब तक की बिक्री का शिफ्ट के बीच का विवरण है: ग्रॉस सेल्स, रिफंड, टैक्स और पेमेंट मेथड के अनुसार विवरण, जिसे बिना कुछ रीसेट किए देखा या प्रिंट किया जा सकता है। मैनेजर शिफ्ट बदलने पर ड्रावर की सटीकता की जांच करने, मंदी वाली दोपहर का पता लगाने (जब प्रतिक्रिया देने का समय हो), या बैंक में जमा करने से पहले कैश को सत्यापित करने के लिए X रिपोर्ट चलाते हैं। आप एक दिन में जितनी चाहें उतनी रिपोर्ट चला सकते हैं, और रजिस्टर ऐसे गिनता रहता है जैसे कुछ हुआ ही न हो।

Z रिपोर्ट क्या है?

Z रिपोर्ट क्लोजिंग रिपोर्ट है। इसे चलाने से पारंपरिक रजिस्टर पर तीन चीजें होती हैं: यह दिन का अंतिम कुल योग प्रिंट करती है, यह दिन को बंद के रूप में चिह्नित करती है, और यह दैनिक काउंटर को शून्य कर देती है ताकि कल की शुरुआत नए सिरे से हो। यही रीसेट कारण है कि Z रिपोर्ट एक वन-शॉट दस्तावेज़ है। एक बार जब यह चल जाती है, तो आप "आज" को दोबारा नहीं चला सकते; रजिस्टर पहले ही आगे बढ़ चुका होता है।

यही कारण है कि अकाउंटेंट विशेष रूप से Z रिपोर्ट मांगते हैं। प्रत्येक रिपोर्ट एक समाप्त हो चुके व्यावसायिक दिन का एक क्रमिक, क्रमांकित रिकॉर्ड होती है, जिससे विसंगतियों और बदलावों को पहचानना आसान हो जाता है। वित्तीय रसीद नियमों वाले कुछ देशों में, Z रिपोर्ट कानूनी रूप से आवश्यक दस्तावेज़ है, इसलिए इसे वैकल्पिक मानने से पहले अपनी स्थानीय आवश्यकताओं की जांच कर लें।

इन्हें X और Z रिपोर्ट क्यों कहा जाता है?

ये नाम मैकेनिकल और शुरुआती इलेक्ट्रॉनिक कैश रजिस्टरों के समय के हैं, जहाँ कंट्रोल की (key) में अक्षरों वाली पोजीशन होती थीं। की को X पर घुमाने से बिना रीसेट किए रीडिंग प्रिंट हो जाती थी; इसे Z पर घुमाने से दिन बंद हो जाता था और मशीन रीसेट हो जाती थी। ये अक्षर हार्डवेयर के बाद भी बने रहे। अधिकांश आधुनिक प्रणालियों में कोई भौतिक की नहीं होती है, लेकिन X और Z अभी भी POS मेनू, मैनुअल और अकाउंटेंट की चेकलिस्ट में दिखाई देते हैं।

आपको हर रात अपनी Z रिपोर्ट पर क्या जांचना चाहिए?

चार चीजें, क्रम से:

• कैश कम या ज्यादा होना (Cash over or under): आपके द्वारा गिने गए कैश और सिस्टम द्वारा अपेक्षित कैश के बीच का अंतर। छोटे-मोटे एक बार के अंतर सामान्य हैं। लेकिन एक ही स्टेशन या एक ही शिफ्ट पर बार-बार ऐसा होना जांच के लायक समस्या है।

• पेमेंट मेथड का विवरण: क्या कार्ड का कुल योग आपके पेमेंट प्रोसेसर की रिपोर्ट से मेल खाता है? छूटे हुए या दोबारा हुए चार्ज को पकड़ने का यह सबसे तेज़ तरीका है।

• रिफंड और डिस्काउंट: किसी एक स्टाफ सदस्य के तहत असामान्य रूप से उच्च आंकड़े जांच के हकदार हैं, आरोप के नहीं। अधिकांश विसंगतियाँ ट्रेनिंग की कमी के कारण होती हैं।

• टिप्स: पेरोल चलाने से पहले टिप के कुल योग की पुष्टि करें, खासकर यदि आप कार्ड रीडर पर ही टिप के लिए प्रॉम्प्ट करते हैं। यह जानने के लिए कि इससे रात के आंकड़े कैसे बदलते हैं, देखें कि रीडर पर टिपिंग कब समझदारी है।

क्या क्लाउड POS सिस्टम अभी भी X और Z रिपोर्ट का उपयोग करते हैं?

ज्यादातर नहीं, और यह कोई नुकसान नहीं है। X और Z की व्यवस्था इसलिए थी क्योंकि रजिस्टर की मेमोरी बहुत कम होती थी; दैनिक काउंटर को रीसेट करना पड़ता था अन्यथा उनका कोई मतलब नहीं रह जाता था। एक क्लाउड POS हर ट्रांजेक्शन का स्थायी रिकॉर्ड रखता है, इसलिए रीसेट करने के लिए कुछ नहीं होता है। रिपोर्टिंग डेटा से पूछा जाने वाला एक सवाल बन जाती है, न कि कोई कागज़ी रस्म।

प्रत्येक रिपोर्ट को क्या रिप्लेस करता है:

• X रिपोर्ट एक लाइव डैशबोर्ड बन जाती है। स्नैपशॉट प्रिंट करने के लिए रजिस्टर तक जाने के बजाय, आप टिल को छुए बिना, कभी भी, कहीं से भी वर्तमान बिक्री की जांच कर सकते हैं।

• Z रिपोर्ट एक सेशन या क्लोजिंग रिपोर्ट बन जाती है। टिल सेशन को बंद करने से उसी काम के साथ एक क्रमांकित रिपोर्ट तैयार होती है: अंतिम कुल योग, पेमेंट विवरण और कैश ड्रावर का मिलान (अपेक्षित कैश के साथ गिने गए कैश का मिलान)।

उदाहरण के लिए, Final पर, स्टेशन सेशन बंद करने से ड्रावर काउंट के साथ एक End of Session रिपोर्ट जनरेट होती है, और जब आपका बुककीपर एक दिन के बजाय एक महीने का रिकॉर्ड चाहता है, तो Financial Summary किसी भी तारीख की सीमा को कवर करती है।

तो, X और Z रिपोर्ट का वास्तव में क्या अर्थ है?

X रिपोर्ट एक नज़र है; Z रिपोर्ट एक लॉक है। X आपको किसी भी चीज़ को अंतिम रूप दिए बिना यह बताती है कि दिन कहाँ खड़ा है। Z दिन को समाप्त करती है, कुल योग को तय करती है, और आपके बहीखाते को एक साफ, क्रमांकित रिकॉर्ड देती है। क्लाउड POS पर आप शायद कभी भी X या Z लेबल वाली की नहीं दबाएंगे, लेकिन आपको अभी भी दोनों आदतों की आवश्यकता है: दिन के दौरान बिक्री पर नज़र डालें, और गिने हुए ड्रावर के साथ हर सेशन को बंद करें। व्यावहारिक नियम: X के साथ पढ़ें, Z के साथ बंद करें, चाहे आपका सिस्टम उन्हें कुछ भी कहे।

रात के कुल योग से अधिक अपने आंकड़ों का लाभ उठाने के लिए, साप्ताहिक रूप से पढ़ने योग्य पांच POS रिपोर्ट प्रकार से शुरुआत करें। और यदि आप सिस्टम की तुलना कर रहे हैं, तो कुछ भी साइन करने से पहले जांच लें कि बिना मासिक शुल्क वाली POS प्राइसिंग में वास्तव में क्या शामिल है।