X-raportti vs. Z-raportti: Mitä päivän päättävät luvut tarkoittavat

X-raportti ja Z-raportti vastaavat samaan kysymykseen, "miten meillä meni tänään?", kahdessa eri hetkessä. X-raportti on tilannevedos, jonka voit ajaa missä vaiheessa päivää tahansa sulkematta mitään. Z-raportti on päivän lopullinen päätösraportti: se sulkee kassan, lukitsee kokonaissummat ja nollaa perinteisissä järjestelmissä päivittäiset laskurit. Jos asetat X-raportin ja Z-raportin rinnakkain klo 21.00, luvut voivat olla täysin samat. Ero on siinä, mitä tapahtuu niiden tulostamisen jälkeen. X jättää päivän auki. Z päättää sen.

Mikä on X-raportti?

X-raportti on kesken vuoron otettava lukema tähänastisesta myynnistä: bruttomyynti, hyvitykset, verot ja erittely maksutavoittain, katsottuna tai tulostettuna ilman minkään nollaamista. Esimiehet ajavat X-raportteja tarkistaakseen kassalippaan täsmällisyyden vuoronvaihdossa, huomatakseen hiljaisen iltapäivän silloin kun siihen on vielä aikaa reagoida, tai vahvistaakseen käteisen määrän ennen pankkitalletusta. Voit ajaa niitä niin monta kuin haluat päivän aikana, ja kassa jatkaa laskemista aivan kuin mitään ei olisi tapahtunut.

Mikä on Z-raportti?

Z-raportti on päätösraportti. Sen ajaminen tekee perinteisessä kassakoneessa kolme asiaa: se tulostaa päivän lopulliset kokonaissummat, merkitsee päivän suljetuksi ja nollaa päivittäiset laskurit, jotta huominen alkaa puhtaalta pöydältä. Tämän nollauksen vuoksi Z-raportti on kertaluonteinen asiakirja. Kun se on ajettu, et voi ajaa "tätä päivää" uudelleen; kassa on jo siirtynyt eteenpäin.

Tästä syystä myös kirjanpitäjät pyytävät nimenomaan Z-raportteja. Jokainen niistä on peräkkäinen, numeroitu tallenne päättyneestä työpäivästä, minkä ansiosta puuttuvat välit ja muokkaukset on helppo havaita. Joissakin maissa, joissa on verotuksellisia kuittisääntöjä, Z-raportti on lakisääteinen asiakirja, joten tarkista paikalliset vaatimuksesi ennen kuin pidät sitä valinnaisena.

Miksi niitä kutsutaan X- ja Z-raporteiksi?

Nimet ovat perintöä mekaanisista ja varhaisista elektronisista kassakoneista, joissa ohjausavaimella oli kirjainasentoja. Avaimen kääntäminen X-asentoon tulosti lukeman ilman nollausta; sen kääntäminen Z-asentoon sulki päivän ja nollasi koneen. Kirjaimet jäivät elämään laitteiston jälkeen. Useimmissa nykyaikaisissa järjestelmissä ei ole fyysistä avainta, mutta X ja Z näkyvät edelleen POS-valikoissa, käyttöoppaissa ja kirjanpitäjien tarkistuslistoissa.

Mitä sinun tulisi tarkistaa Z-raportistasi joka ilta?

Neljä asiaa järjestyksessä:

• Kassavaje tai -ylitys: ero laskemasi käteisen ja järjestelmän odottaman käteisen välillä. Pieniä kertaluonteisia poikkeamia tapahtuu. Toistuva kaava tietyllä kassapisteellä tai tietyssä vuorossa on tutkimisen arvoinen ongelma.

• Maksutapaerittely: täsmääkö korttimaksujen kokonaissumma maksunvälittäjäsi raportoimaan summaan? Tämä on nopein tapa havaita puuttuva tai kahteen kertaan veloitettu maksu.

• Hyvitykset ja alennukset: epätavallisen suuret luvut tietyn työntekijän kohdalla ansaitsevat tarkastelun, eivät syytöksiä. Useimmat poikkeamat osoittautuvat koulutuspuutteiksi.

• Tipit: vahvista tippien kokonaissummat ennen palkanmaksua, varsinkin jos pyydät tippejä suoraan kortinlukijassa. Katso artikkelista milloin kortinlukijalla tippaus on järkevää, miten se muuttaa iltaisia lukuja.

Käyttävätkö pilvipohjaiset POS-järjestelmät edelleen X- ja Z-raportteja?

Pääasiassa eivät, eikä se ole menetys. X- ja Z-mekaniikka oli olemassa, koska kassan muisti oli pikkuruinen; päivittäiset laskurit oli nollattava, tai muuten ne menettivät merkityksensä. Pilvipohjainen POS säilyttää pysyvän tallenteen jokaisesta tapahtumasta, joten mitään nollattavaa ei ole. Raportoinnista tulee kysymys, jonka esität datalle, ei paperinen rituaali.

Mikä korvaa kunkin raportin:

• X-raportista tulee reaaliaikainen hallintapaneeli. Sen sijaan, että kävelisit kassalle tulostamaan tilannevedoksen, tarkistat nykyisen myynnin mistä tahansa ja milloin tahansa koskematta kassaan.

• Z-raportista tulee vuoro- tai päätösraportti. Kassavuoron sulkeminen tuottaa numeroidun raportin, jolla on sama tehtävä: lopulliset kokonaissummat, maksutapojen erittely ja kassalippaan täsmäytys (lasketun käteisen vertaaminen odotettuun käteiseen).

Esimerkiksi Final-järjestelmässä kassapistevuoron sulkeminen luo End of Session -raportin, johon kassalaskenta on sisäänrakennettu, ja Financial Summary kattaa minkä tahansa ajanjakson, kun kirjanpitäjäsi haluaa kuukauden päivän sijaan.

Mitä X- ja Z-raportit siis todella tarkoittavat?

X-raportti on vilkaisu; Z-raportti on lukitus. X kertoo, missä päivän osalta mennään sitoutumatta mihinkään. Z päättää päivän, vahvistaa kokonaissummat ja antaa kirjanpitoosi puhtaan, numeroidun tallenteen. Pilvipohjaisessa POS-järjestelmässä et ehkä koskaan paina X- tai Z-kirjaimella merkittyä painiketta, mutta tarvitset silti molemmat rutiinit: vilkaise myyntiä päivän aikana ja sulje jokainen vuoro laskemalla kassa. Nyrkkisääntö: lue X-raportilla, sulje Z-raportilla, miksi ikinä järjestelmäsi niitä kutsuukaan.

Saadaksesi numeroistasi irti enemmän kuin vain iltaisen kokonaissumman, aloita tutustumalla artikkeliin viisi POS-raporttityyppiä, jotka kannattaa lukea viikoittain. Ja jos vertailet järjestelmiä, tarkista mitä kuukausimaksuton POS-hinnoittelu todella kattaa ennen kuin allekirjoitat mitään.