XレポートとZレポート：1日の締め数値が意味するもの

XレポートとZレポートは、異なる2つのタイミングで「今日の業績はどうだったか？」という同じ問いに答えるものです。Xレポートは、何も締め処理を行わずに、一日の任意の時点で出力できるスナップショットです。Zレポートは最終的な一日の締めレポートであり、レジを締め、売上合計を確定させ、従来のシステムでは日次カウンターをゼロにリセットします。午後9時にXレポートとZレポートを並べてみれば、数字はまったく同じになることもあります。違いは、印刷した後に何が起こるかです。Xは一日を開いたままにし、Zは一日を終了させます。

Xレポートとは？

Xレポートは、シフトの途中でそれまでの売上（総売上、返金、税金、支払い方法別の内訳）を確認するためのもので、何もリセットせずに表示または印刷できます。マネージャーは、シフト交代時にドロワーの現金が合っているか確認したり、まだ対策が間に合う時間帯に午後の売上の落ち込みを察知したり、銀行に預け入れる前に現金を確認したりするためにXレポートを出力します。一日に何度でも出力でき、レジは何事もなかったかのようにカウントを続けます。

Zレポートとは？

Zレポートは締めレポートです。従来のレジでこれを出力すると、3つの処理が行われます。一日の最終合計を印刷し、その日を「締め」としてマークし、翌日を新しくスタートできるように日次カウンターをゼロにします。そのリセットがあるため、Zレポートは一度限りの文書となります。一度出力すると、「今日」を再出力することはできません。レジはすでに次の日に進んでいるからです。

会計士が特にZレポートを求めるのもこれが理由です。それぞれのレポートは、終了した営業日の連続した番号付きの記録であるため、抜け漏れや修正が容易に発覚します。財務レシートの規則がある一部の国では、Zレポートは法律で義務付けられた文書であるため、任意のものとして扱う前に現地の要件を確認してください。

なぜXレポート、Zレポートと呼ばれるのか？

これらの名称は、コントロールキーにアルファベットのポジションがあった機械式や初期の電子キャッシュレジスターの名残です。キーを「X」に回すとリセットせずに読み取り値が印刷され、「Z」に回すとその日を締め処理して機械がリセットされました。アルファベットの名称はハードウェアよりも長生きしました。ほとんどの現代のシステムには物理的なキーはありませんが、POSのメニュー、マニュアル、会計士のチェックリストには今でも「X」と「Z」が登場します。

毎晩、Zレポートで何を確認すべきか？

順番に4つの項目を確認します：

• 現金の過不足：実際に数えた現金と、システムが想定していた現金との差額です。一回限りの小さな誤差は発生するものです。しかし、特定のレジ端末や特定のシフトでパターンが見られる場合は、調査する価値のある問題です。

• 支払い方法別の内訳：カードの合計額は、決済代行業者が報告している内容と一致していますか？これは、請求漏れや重複請求を最も早く見つける方法です。

• 返金と割引：特定のスタッフによる異常に高い数値は、非難するためではなく、状況を確認するために目を向ける価値があります。ほとんどの異常は、トレーニング不足が原因であることが判明します。

• チップ：給与計算を行う前にチップの合計額を確認してください。特にカードリーダー自体でチップの入力を促す場合は重要です。それが夜間の数字にどのように影響するかについては、カードリーダーでのチップ入力が有効なケースをご覧ください。

クラウドPOSシステムでもXレポートやZレポートは使われているか？

ほとんどの場合、使われていません。しかし、それは損失ではありません。XとZの仕組みが存在したのは、レジのメモリが極めて小さく、日次カウンターをリセットしなければ意味をなさなくなってしまったからです。クラウドPOSはすべての取引の永続的な記録を保持するため、リセットするものはありません。レポート作成は、紙の儀式ではなく、データへの問い合わせになります。

それぞれのレポートに代わるもの：

• Xレポートはリアルタイムのダッシュボードになります。レジまで行ってスナップショットを印刷する代わりに、レジに触れることなく、いつでもどこからでも現在の売上を確認できます。

• Zレポートはセッションレポートまたは締めレポートになります。レジセッションを締めると、同じ役割を持つ番号付きのレポートが作成されます。これには、最終合計、支払い内訳、キャッシュドロワーの違算確認（数えた現金と想定された現金の照合）が含まれます。

例えばFinalでは、ステーションセッションを締めると、ドロワーカウントが組み込まれたセッション終了レポートが生成されます。また、記帳担当者が1日単位ではなく1か月単位のデータを必要とする場合は、財務サマリーで任意の期間をカバーできます。

では、XレポートとZレポートは実際に何を意味しているのか？

Xレポートは「確認」、Zレポートは「確定」です。Xは何の処理も確定させずに、その日の進捗状況を教えてくれます。Zは一日を終了し、合計を確定させ、帳簿にクリーンで番号付きの記録を残します。クラウドPOSでは、XやZと書かれたキーを押すことはないかもしれませんが、日中に売上をちらっと確認し、すべてのセッションをドロワーの現金カウントで締めるという両方の習慣は依然として必要です。基本原則：システムがそれらを何と呼ぼうとも、Xで確認し、Zで締める。

毎晩の合計金額以上のものを数字から引き出すには、まず毎週読む価値のある5つのPOSレポートタイプから始めましょう。また、システムを比較している場合は、契約書に署名する前に、月額料金無料のPOS価格設定が実際にカバーしている内容を確認してください。