Laporan X vs Laporan Z: Arti Angka Akhir Hari

Laporan X dan laporan Z menjawab pertanyaan yang sama, "bagaimana hasil penjualan kita hari ini?", pada dua momen yang berbeda. Laporan X adalah ringkasan yang dapat Anda jalankan kapan saja sepanjang hari tanpa menutup apa pun. Laporan Z adalah laporan akhir hari yang final: laporan ini menutup mesin kasir, mengunci total angka, dan pada sistem tradisional menyetel ulang penghitung harian ke angka nol. Letakkan laporan X vs laporan Z berdampingan pada jam 9 malam dan angka-angkanya bisa identik. Perbedaannya adalah apa yang terjadi setelah Anda mencetaknya. X membiarkan hari tetap terbuka. Z mengakhirinya.

Apa itu laporan X?

Laporan X adalah pembacaan tengah shift dari penjualan Anda sejauh ini: penjualan kotor, pengembalian dana, pajak, dan rincian berdasarkan metode pembayaran, yang dilihat atau dicetak tanpa menyetel ulang apa pun. Manajer menjalankan laporan X untuk memeriksa keakuratan laci kasir saat pergantian shift, melihat sore yang sepi selagi masih ada waktu untuk bereaksi, atau memverifikasi uang tunai sebelum disetorkan ke bank. Anda dapat menjalankannya sebanyak yang Anda suka dalam sehari, dan mesin kasir akan terus menghitung seolah-olah tidak terjadi apa-apa.

Apa itu laporan Z?

Laporan Z adalah laporan penutupan. Menjalankannya melakukan tiga hal pada mesin kasir tradisional: mencetak total akhir hari, menandai hari tersebut sebagai ditutup, dan menyetel ulang penghitung harian ke angka nol sehingga besok dimulai dari awal. Penyetelan ulang itulah yang membuat laporan Z menjadi dokumen sekali jalan. Begitu dijalankan, Anda tidak dapat menjalankan ulang "hari ini"; mesin kasir sudah beralih ke hari berikutnya.

Ini juga alasan mengapa akuntan meminta laporan Z secara khusus. Masing-masing laporan merupakan catatan berurutan dan bernomor dari hari bisnis yang telah selesai, sehingga celah dan pengeditan mudah dikenali. Di beberapa negara dengan aturan tanda terima fiskal, laporan Z adalah dokumen yang diwajibkan secara hukum, jadi periksa persyaratan setempat Anda sebelum menganggapnya opsional.

Mengapa disebut laporan X dan Z?

Nama-nama tersebut merupakan peninggalan dari mesin kasir mekanis dan elektronik awal, di mana kunci kontrol memiliki posisi berhuruf. Memutar kunci ke X akan mencetak pembacaan tanpa menyetel ulang; memutar kunci ke Z akan menutup hari dan menyetel ulang mesin. Huruf-huruf tersebut bertahan lebih lama daripada perangkat kerasnya. Sebagian besar sistem modern tidak memiliki kunci fisik, tetapi X dan Z masih muncul di menu POS, panduan, dan daftar periksa akuntan.

Apa yang harus Anda periksa pada laporan Z Anda setiap malam?

Empat hal, secara berurutan:

• Selisih kas (kurang atau lebih): perbedaan antara uang tunai yang Anda hitung dan uang tunai yang diharapkan oleh sistem. Variasi kecil yang terjadi sekali-sekali adalah hal yang wajar. Pola yang terus berulang, di satu stasiun kasir atau satu shift, adalah masalah yang layak diselidiki.

• Rincian metode pembayaran: apakah total kartu cocok dengan yang dilaporkan oleh pemroses pembayaran Anda? Ini adalah cara tercepat untuk menangkap tagihan yang terlewat atau ganda.

• Pengembalian dana dan diskon: angka yang luar biasa tinggi di bawah satu anggota staf layak untuk dilihat, bukan dituduh. Sebagian besar anomali ternyata merupakan celah pelatihan.

• Tip: konfirmasikan total tip sebelum penggajian berjalan, terutama jika Anda meminta tip pada pembaca kartu itu sendiri. Lihat kapan pemberian tip di alat pembaca kartu masuk akal untuk mengetahui bagaimana hal itu mengubah angka malam hari.

Apakah sistem POS cloud masih menggunakan laporan X dan Z?

Hampir sebagian besar tidak, dan itu bukan suatu kerugian. Mekanisme X dan Z ada karena memori mesin kasir sangat kecil; penghitung harian harus disetel ulang atau mereka akan berhenti berarti. POS cloud menyimpan catatan permanen dari setiap transaksi, sehingga tidak ada yang perlu disetel ulang. Pelaporan menjadi pertanyaan yang Anda ajukan ke data, bukan ritual kertas.

Apa yang menggantikan masing-masing laporan:

• Laporan X menjadi dasbor langsung. Alih-alih berjalan ke mesin kasir untuk mencetak ringkasan, Anda memeriksa penjualan saat ini dari mana saja, kapan saja, tanpa menyentuh laci kasir.

• Laporan Z menjadi laporan sesi atau penutupan. Menutup sesi laci kasir menghasilkan laporan bernomor dengan tugas yang sama: total akhir, rincian pembayaran, dan rekonsiliasi laci kasir (mencocokkan uang tunai yang dihitung dengan uang tunai yang diharapkan).

Di Final, misalnya, menutup sesi stasiun kasir akan menghasilkan laporan Akhir Sesi dengan penghitungan laci kasir bawaan, dan Ringkasan Keuangan mencakup rentang tanggal apa pun ketika pembukuan Anda menginginkan laporan bulanan alih-alih harian.

Jadi, apa arti sebenarnya dari laporan X dan Z?

Laporan X adalah melihat; laporan Z adalah mengunci. X memberi tahu Anda posisi hari itu tanpa berkomitmen pada apa pun. Z mengakhiri hari, menetapkan total angka, dan memberikan catatan bernomor yang bersih untuk pembukuan Anda. Pada POS cloud Anda mungkin tidak pernah menekan tombol berlabel X atau Z, tetapi Anda tetap memerlukan kedua kebiasaan tersebut: melirik penjualan di siang hari, dan menutup setiap sesi dengan laci kasir yang telah dihitung. Aturan praktis: baca dengan X, tutup dengan Z, apa pun sistem Anda menyebutnya.

Untuk mendapatkan lebih banyak manfaat dari angka-angka Anda daripada sekadar total malam hari, mulailah dengan lima jenis laporan POS yang layak dibaca setiap minggu. Dan jika Anda membandingkan sistem, periksa apa yang sebenarnya dicakup oleh harga POS tanpa biaya bulanan sebelum Anda menandatangani apa pun.