X 报表与 Z 报表：日终数据意味着什么

X报表和Z报表在两个不同的时刻回答了同一个问题：“我们今天业绩如何？”。X报表是一个快照，您可以在一天中的任何时间运行，而无需关闭任何系统。Z报表是最终的日结报表：它会关闭收银机、锁定总额，并在传统系统上将每日计数器清零。如果在晚上9点将X报表与Z报表并排对比，数据可能会完全相同。两者的区别在于打印之后的后续操作。X报表让营业日保持开启状态，而Z报表则结束这一天。

What is an X report?

X报表是班次中途对截至目前销售额的读取：包括总销售额、退款、税费以及按支付方式细分的明细，可在不重置任何内容的情况下查看或打印。经理们运行X报表是为了在交接班时检查钱箱的准确性、在还有时间应对时发现下午的销售疲软，或者在存入银行前核对现金。您一天中可以运行任意多次，收银机将继续计数，就像什么都没发生一样。

What is a Z report?

Z报表是关店报表。在传统收银机上运行它会执行三项操作：打印当天的最终总额、将当天标记为已关闭，并将每日计数器清零，以便明天重新开始。这种重置正是Z报表是一次性文件的原因。一旦运行，您就无法重新运行“今天”；收银机已经进入了下一天。

这也是为什么会计师会专门要求提供Z报表。每一份报表都是已结束营业日的连续编号记录，这使得遗漏和修改很容易被发现。在一些有财政收据规定的国家，Z报表是法律要求的文件，因此在将其视为可选文件之前，请先核对您当地的要求。

Why are they called X and Z reports?

这些名称是机械式和早期电子收银机的遗留产物，当时控制钥匙上有字母标记的位置。将钥匙转到X会打印读取数据而不重置；转到Z则会结账并重置机器。这些字母的寿命比硬件更长。大多数现代系统没有物理钥匙，但X和Z仍然出现在POS菜单、手册和会计师的清单中。

What should you check on your Z report every night?

依次核对以下四项：

• 现金长短款：您清点的现金与系统预期的现金之间的差额。偶尔出现微小偏差是正常的。但如果某个收银台或某个班次经常出现这种规律，就值得调查了。

• 支付方式明细：刷卡总额是否与您的支付处理商报告的数据一致？这是捕获漏收或重复收费最快的方法。

• 退款和折扣：某位员工名下异常偏高的数额值得关注，但不要直接指责。大多数异常情况最终都被证实是培训不足造成的。

• 小费：在发放工资前确认小费总额，尤其是当您在读卡器上直接提示小费时。请参阅何时在读卡器上开启小费提示合理，了解这如何改变每晚的数据。

Do cloud POS systems still use X and Z reports?

大部分不使用了，这并不是什么损失。X和Z的机制之所以存在，是因为收银机的内存极小；每日计数器必须重置，否则它们就会失去意义。云POS保留了每笔交易的永久记录，因此无需重置任何内容。报表变成了您向数据提出的查询，而不是一种纸质仪式。

取代各报表的内容：

• X报表变成了实时仪表板。您无需走到收银机前打印快照，而是可以随时随地查看当前的销售额，而无需碰触收银机。

• Z报表变成了班次或关店报表。关闭收银班次会生成一份具有相同作用的带编号报表：最终总额、支付明细以及钱箱对账（将清点的现金与预期现金进行匹配）。

例如，在 Final 上，关闭收银台班次会生成一份内置钱箱清点的班次结束报表，而财务摘要则可以覆盖您的簿记员想要查看的任何日期范围（例如一个月，而不仅仅是一天）。

So, what do X and Z reports actually mean?

X报表是查看，Z报表是锁定。X报表让您在不提交任何内容的情况下了解当天的进度。Z报表则结束这一天、固定总额，并为您的账目提供清晰、有编号的记录。在云POS上，您可能永远不需要按下标有X或Z的键，但您仍然需要养成这两个习惯：白天浏览销售情况，并在关闭每个班次时清点钱箱。经验法则：用X阅读，用Z关闭，无论您的系统如何称呼它们。

要从您的数据中获得比每晚总额更多的价值，请从值得每周阅读的五种POS报表类型开始。如果您正在对比系统，请在签署任何协议之前查看无月费POS定价实际包含的内容。