Αναφορά X έναντι Αναφοράς Z: Τι σημαίνουν οι αριθμοί στο τέλος της ημέρας

Μια αναφορά X και μια αναφορά Z απαντούν στην ίδια ερώτηση, «πώς τα πήγαμε σήμερα;», σε δύο διαφορετικές στιγμές. Μια αναφορά X είναι ένα στιγμιότυπο που μπορείτε να εκδώσετε οποιαδήποτε στιγμή κατά τη διάρκεια της ημέρας χωρίς να κλείσετε τίποτα. Μια αναφορά Z είναι η τελική αναφορά στο τέλος της ημέρας: κλείνει την ταμειακή, κλειδώνει τα σύνολα και, στα παραδοσιακά συστήματα, μηδενίζει τους ημερήσιους μετρητές. Αν βάλετε μια αναφορά X και μια αναφορά Z δίπλα-δίπλα στις 9 μ.μ., τα νούμερα μπορεί να είναι πανομοιότυπα. Η διαφορά είναι τι συμβαίνει αφού τις εκτυπώσετε. Η X αφήνει την ημέρα ανοιχτή. Η Z την κλείνει.

Τι είναι η αναφορά X;

Μια αναφορά X είναι μια ανάγνωση των πωλήσεών σας μέχρι εκείνη τη στιγμή κατά τη διάρκεια της βάρδιας: μικτές πωλήσεις, επιστροφές χρημάτων, φόροι και ανάλυση ανά τρόπο πληρωμής, η οποία προβάλλεται ή εκτυπώνεται χωρίς να μηδενιστεί τίποτα. Οι υπεύθυνοι εκδίδουν αναφορές X για να ελέγξουν την ακρίβεια του συρταριού κατά την αλλαγή βάρδιας, να εντοπίσουν ένα υποτονικό απόγευμα ενώ υπάρχει ακόμα χρόνος για αντίδραση ή να επαληθεύσουν τα μετρητά πριν από μια κατάθεση στην τράπεζα. Μπορείτε να εκδώσετε όσες θέλετε μέσα στην ημέρα, και η ταμειακή συνεχίζει να μετράει σαν να μην συνέβη τίποτα.

Τι είναι η αναφορά Z;

Η αναφορά Z είναι η αναφορά κλεισίματος. Η έκδοσή της κάνει τρία πράγματα σε μια παραδοσιακή ταμειακή: εκτυπώνει τα τελικά σύνολα της ημέρας, επισημαίνει την ημέρα ως κλειστή και μηδενίζει τους ημερήσιους μετρητές, ώστε η αυριανή ημέρα να ξεκινήσει από το μηδέν. Αυτός ο μηδενισμός είναι ο λόγος για τον οποίο η αναφορά Z εκδίδεται μόνο μία φορά. Μόλις εκδοθεί, δεν μπορείτε να εκδώσετε ξανά το «σήμερα»· η ταμειακή έχει ήδη προχωρήσει.

Αυτός είναι επίσης ο λόγος για τον οποίο οι λογιστές ζητούν συγκεκριμένα τις αναφορές Z. Κάθε μία είναι μια διαδοχική, αριθμημένη καταγραφή μιας ολοκληρωμένης εργάσιμης ημέρας, γεγονός που καθιστά εύκολο τον εντοπισμό κενών και τροποποιήσεων. Σε ορισμένες χώρες με φορολογικούς κανόνες αποδείξεων, η αναφορά Z είναι νομικά υποχρεωτικό έγγραφο, επομένως ελέγξτε τις τοπικές απαιτήσεις σας προτού τη θεωρήσετε προαιρετική.

Γιατί ονομάζονται αναφορές X και Z;

Τα ονόματα είναι κατάλοιπο από τις μηχανικές και τις πρώτες ηλεκτρονικές ταμειακές μηχανές, όπου το κλειδί ελέγχου είχε θέσεις με γράμματα. Γυρίζοντας το κλειδί στο X εκτυπωνόταν μια ανάγνωση χωρίς μηδενισμό· γυρίζοντάς το στο Z έκλεινε η ημέρα και μηδενιζόταν η μηχανή. Τα γράμματα επιβίωσαν περισσότερο από το υλικό (hardware). Τα περισσότερα σύγχρονα συστήματα δεν έχουν φυσικό κλειδί, αλλά τα X και Z εξακολουθούν να εμφανίζονται στα μενού των POS, στα εγχειρίδια και στις λίστες ελέγχου των λογιστών.

Τι πρέπει να ελέγχετε στην αναφορά Z κάθε βράδυ;

Τέσσερα πράγματα, με τη σειρά:

• Πλεόνασμα ή έλλειμμα μετρητών: η διαφορά μεταξύ των μετρητών που μετρήσατε και των μετρητών που ανέμενε το σύστημα. Μικρές μεμονωμένες αποκλίσεις συμβαίνουν. Ένα επαναλαμβανόμενο μοτίβο, σε ένα συγκεκριμένο ταμείο ή σε μια βάρδια, είναι ένα πρόβλημα που αξίζει να διερευνηθεί.

• Ανάλυση τρόπων πληρωμής: ταιριάζει το σύνολο των καρτών με αυτό που αναφέρει ο πάροχος επεξεργασίας πληρωμών σας; Αυτός είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να εντοπίσετε μια χρέωση που παραλείφθηκε ή έγινε εις διπλούν.

• Επιστροφές χρημάτων και εκπτώσεις: τα ασυνήθιστα υψηλά νούμερα από ένα μέλος του προσωπικού αξίζουν διερεύνηση, όχι κατηγορίες. Οι περισσότερες ανωμαλίες αποδεικνύεται ότι είναι κενά στην εκπαίδευση.

• Φιλοδωρήματα: επιβεβαιώστε τα σύνολα των φιλοδωρημάτων πριν από την έκδοση της μισθοδοσίας, ειδικά εάν ζητάτε φιλοδωρήματα στην ίδια τη συσκευή ανάγνωσης καρτών. Δείτε πότε έχει νόημα η παροχή φιλοδωρήματος στη συσκευή για το πώς αυτό αλλάζει τα νυχτερινά νούμερα.

Χρησιμοποιούν ακόμα τα cloud POS συστήματα αναφορές X και Z;

Κυρίως όχι, και αυτό δεν είναι απώλεια. Ο μηχανισμός των X και Z υπήρχε επειδή η μνήμη της ταμειακής ήταν μικροσκοπική· οι ημερήσιοι μετρητές έπρεπε να μηδενίζονται, διαφορετικά έχαναν το νόημά τους. Ένα cloud POS διατηρεί μόνιμο αρχείο κάθε συναλλαγής, οπότε δεν υπάρχει τίποτα προς μηδενισμό. Η αναφορά γίνεται μια ερώτηση που θέτετε στα δεδομένα, όχι ένα χάρτινο τελετουργικό.

Τι αντικαθιστά κάθε αναφορά:

• Η αναφορά X γίνεται ένα ζωντανό dashboard. Αντί να πάτε στην ταμειακή για να εκτυπώσετε ένα στιγμιότυπο, ελέγχετε τις τρέχουσες πωλήσεις από οπουδήποτε, οποιαδήποτε στιγμή, χωρίς να αγγίξετε το ταμείο.

• Η αναφορά Z γίνεται αναφορά βάρδιας ή κλεισίματος. Το κλείσιμο μιας βάρδιας ταμείου παράγει μια αριθμημένη αναφορά με την ίδια λειτουργία: τελικά σύνολα, ανάλυση πληρωμών και συμφωνία συρταριού μετρητών (αντιστοίχιση των μετρημένων μετρητών με τα αναμενόμενα μετρητά).

Στο Final, για παραδειγμα, το κλείσιμο μιας βάρδιας τερματικού δημιουργεί μια αναφορά Τέλους Βάρδιας με ενσωματωμένη την καταμέτρηση συρταριού, και η Οικονομική Σύνοψη καλύπτει οποιοδήποτε εύρος ημερομηνιών όταν ο λογιστής σας θέλει έναν μήνα αντί για μια ημέρα.

Λοιπόν, τι σημαίνουν πραγματικά οι αναφορές X και Z;

Μια αναφορά X είναι μια ματιά· μια αναφορά Z είναι ένα κλείδωμα. Η X σάς λέει πού βρίσκεται η ημέρα χωρίς να δεσμεύεται για τίποτα. Η Z τελειώνει την ημέρα, οριστικοποιεί τα σύνολα και δίνει στα βιβλία σας μια καθαρή, αριθμημένη καταγραφή. Σε ένα cloud POS μπορεί να μην πατήσετε ποτέ ένα πλήκτρο με την ένδειξη X ή Z, αλλά εξακολουθείτε να χρειάζεστε και τις δύο συνήθειες: να ρίχνετε μια ματιά στις πωλήσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας και να κλείνετε κάθε βάρδια με μετρημένο συρτάρι. Πρακτικός κανόνας: διαβάζετε με X, κλείνετε με Z, όπως κι αν τα ονομάζει το σύστημά σας.

Για να αξιοποιήσετε τα νούμερά σας περισσότερο από ένα νυχτερινό σύνολο, ξεκινήστε με τους πέντε τύπους αναφορών POS που αξίζει να διαβάζετε εβδομαδιαία. Και αν συγκρίνετε συστήματα, ελέγξτε τι καλύπτει πραγματικά η τιμολόγηση POS χωρίς μηνιαία συνδρομή προτού υπογράψετε οτιδήποτε.