Comment accepter un paiement par carte par téléphone sans noter le numéro

Saisissez les coordonnées bancaires directement sur votre appareil de paiement pendant que le client vous les dicte, ou envoyez un lien de paiement pour qu'il les saisisse lui-même. Dans les deux cas, le numéro passe directement du client au système de paiement, sans rien laisser sur papier. Prendre un paiement par carte par téléphone est une habitude courante pour les artisans encaissant des acomptes, les cliniques, les fleuristes ou toute boutique acceptant des commandes à l'avance. Le coup de téléphone n'a jamais été le problème. Le pense-bête collé sur le comptoir, si.

Pourquoi ne pouvez-vous pas simplement noter le numéro de carte ?

Parce que le secteur des cartes bancaires considère ce mot comme des données de carte conservées, et que les règles relatives au stockage de ces données sont strictes. La norme PCI DSS (la norme de sécurité du secteur des cartes bancaires) interdit de conserver le code de sécurité de la carte (le code à trois ou quatre chiffres figurant sur la carte) sous quelque forme que ce soit après l'autorisation d'un paiement¹. Il n'existe aucune exception pour le papier, ni aucune exception du type « je l'ai détruit juste après ». Ces règles sont à jour au moment de la publication. Un cahier rempli de numéros de carte derrière la caisse est une brèche de sécurité qui n'attend qu'un vol, et lorsqu'un numéro de ce cahier est impliqué dans une fraude, l'enquête commence au niveau de votre comptoir.

Conséquence pratique : toute procédure de commande par téléphone incluant le réflexe « attendez que je prenne un stylo » est fondamentalement défaillante. La solution ne consiste pas à mieux détruire le papier, mais à supprimer l'étape intermédiaire entre la voix du client et votre système de paiement.

Qu'est-ce qu'un paiement MOTO ?

MOTO signifie Mail Order / Telephone Order (vente par correspondance / commande par téléphone) : il s'agit d'un paiement saisi manuellement en absence de carte (la carte physique ne touche jamais le lecteur) où vous tapez les coordonnées du client sur votre terminal ou POS pendant qu'il vous les dicte. Cette fonction existe précisément pour cette situation, et toute solution de paiement sérieuse la prend en charge.

Voici le déroulement d'une transaction MOTO efficace :

• Ouvrez l'écran de saisie manuelle avant de demander les informations de la carte, afin de ne pas céder à la tentation de prendre un stylo.

• Saisissez d'abord le montant et confirmez-le à haute voix.

• Demandez au client de vous dicter le numéro de carte, la date d'expiration, le code de sécurité et le code postal pendant que vous saisissez chaque champ directement.

• Répétez uniquement les quatre derniers chiffres, jamais le numéro complet.

• Validez, vérifiez la confirmation à l'écran et proposez un reçu par e-mail ou par SMS.

Deux consignes à ajouter à la liste de contrôle de vos équipes : aucune donnée bancaire sur messagerie vocale (un enregistrement est une donnée stockée impossible à effacer à la demande) et aucun numéro de carte par e-mail ou SMS. Si un client vous en envoie un malgré tout, supprimez-le et rappelez-le.

Et si vous ne souhaitez pas que le numéro soit dicté à voix haute ?

Envoyez un lien de paiement. Le client accède à une page de paiement sécurisée sur son propre appareil, saisit lui-même sa carte, et personne dans votre commerce n'entend ni ne manipule un seul chiffre. En cas de mauvaise ligne téléphonique, c'est aussi plus rapide que de retranscrire deux fois seize chiffres.

Le lien de paiement est la meilleure option par défaut lorsque la commande peut attendre quelques minutes. La saisie manuelle MOTO est le bon outil lorsque le client est au téléphone et souhaite tout régler avant de raccrocher.

Combien coûte un paiement par téléphone ?

Un peu plus cher qu'un paiement sans contact. Les paiements par saisie manuelle ou par lien sont considérés comme des paiements en l'absence de carte, et les processeurs appliquent des tarifs plus élevés car personne n'a vérifié la carte physique. Sur Final Pay, un paiement en présence de carte en Amérique du Nord coûte 2,49 % + 0,20 $ CA, tandis qu'un paiement sans présentation de carte (MOTO ou lien de paiement) coûte 2,90 % + 0,20 $ CA². Attendez-vous à un écart similaire chez n'importe quel prestataire, ainsi qu'à une protection moindre contre les rétrofacturations : sans puce ou enregistrement sans contact prouvant la présence de la carte, les litiges penchent généralement en faveur du titulaire de la carte. Confirmer le code postal et ne répéter que les quatre derniers chiffres constituent vos principales défenses.

Autre distinction importante : un paiement sans présentation de carte ne signifie pas une carte enregistrée dans vos dossiers. Si un client régulier souhaite éviter de dicter sa carte à chaque fois, la solution consiste à enregistrer la carte au sein même de votre système de paiement (jetonisée, c'est-à-dire remplacée par un code de substitution), et surtout pas dans votre propre fichier Excel. La règle qui interdit les pense-bêtes s'applique tout autant aux tableurs.

Comment cela fonctionne-t-il sur un POS moderne ?

Sur Final, ces deux méthodes se trouvent dans Final Terminal : choisissez MOTO, saisissez le montant et entrez les coordonnées bancaires au fil de la lecture du client, ou utilisez Envoyer un lien de paiement pour transmettre par e-mail une page de règlement que le client paiera depuis son propre appareil. Si votre caisse est un téléphone plutôt qu'un terminal de comptoir, la même distinction entre paiement avec ou sans présentation de carte s'applique ; l'article Un téléphone comme POS : ce que vous pouvez (et ne pouvez pas) faire détaille tout ce qu'un simple téléphone vous permet de réaliser.

En résumé, comment accepter un paiement par carte par téléphone sans le noter ?

Saisissez-le sur un écran MOTO pendant que le client vous le dicte, ou envoyez un lien de paiement et laissez-le le taper lui-même. Dans les deux cas, le règlement s'effectue en quelques secondes, coûte à peine plus cher qu'un paiement en personne et ne laisse aucun papier à détruire. Règle d'or : si un numéro de carte existe ailleurs que dans votre système de paiement (sur papier, dans une messagerie vocale ou dans une boîte de réception), le processus n'est pas conforme. Si vous souhaitez une version en quatre étapes à afficher à côté du téléphone (une liste de contrôle, pas un numéro de carte), consultez le guide de paiement MOTO.