Jak przyjąć płatność kartą przez telefon bez zapisywania jej numeru

Wpisuj dane karty bezpośrednio do urządzenia płatniczego, gdy klient je dyktuje, lub wyślij link do płatności, aby klient sam je wprowadził. W obu przypadkach numer trafia od klienta bezpośrednio do systemu płatności i nic nie zostaje zapisane na papierze. Płatność kartą przez telefon to codzienność w firmach usługowych pobierających zaliczki, klinikach, kwiaciarniach i każdym sklepie realizującym zamówienia z wyprzedzeniem. Rozmowa telefoniczna nigdy nie była problemem. Problemem jest samoprzylepna karteczka, która po niej zostaje.

Dlaczego nie można po prostu zapisać numeru karty?

Ponieważ branża kart płatniczych traktuje taką notatkę jako przechowywane dane karty, a zasady dotyczące ich przechowywania są rygorystyczne. Standard PCI DSS (standard bezpieczeństwa branży kart płatniczych) zabrania przechowywania kodu bezpieczeństwa karty — trzy- lub czterocyfrowego kodu na karcie — w jakiejkolwiek formie po autoryzacji płatności¹. Nie ma tu wyjątku dla formy papierowej ani tłumaczenia typu „potem to zniszczyłem/am”. Zasady te są aktualne w momencie publikacji. Notatnik z numerami kart za kasą to proszenie się o wyciek danych przy włamaniu, a gdy numer z takiego notatnika wypłynie w transakcji oszukańczej, dochodzenie rozpocznie się właśnie przy Twojej ladzie.

Praktyczna konsekwencja: każda procedura przyjmowania zamówień telefonicznych obejmująca słowa „niech wezmę długopis” jest wadliwa z założenia. Rozwiązaniem nie są lepsze nawyki niszczenia dokumentów, lecz wyeliminowanie jakichkolwiek kroków pośrednich między słowami klienta a Twoim systemem płatniczym.

Czym jest płatność MOTO?

MOTO to skrót od Mail Order / Telephone Order (zamówienie pocztowe / telefoniczne): ręcznie wprowadzana płatność bez fizycznej obecności karty (fizyczna karta nigdy nie dotyka czytnika), w której wpisujesz dane klienta do terminala lub POS, gdy klient je dyktuje. Istnieje ona dokładnie do takich sytuacji i jest obsługiwana przez każdy profesjonalny system płatniczy.

Prawidłowy przebieg transakcji MOTO wygląda następująco:

• Otwórz ekran ręcznego wprowadzania danych, zanim poprosisz o kartę, aby nie było luki na użycie długopisu.

• Wprowadź najpierw kwotę i potwierdź ją na głos.

• Poproś klienta o podyktowanie numeru karty, daty ważności, kodu bezpieczeństwa i kodu pocztowego, wpisując na bieżąco dane w odpowiednie pola.

• Powtórz klientowi wyłącznie ostatnie cztery cyfry, nigdy pełny numer.

• Zatwierdź transakcję, poczekaj na potwierdzenie na ekranie i zaproponuj wysłanie paragonu e-mailem lub SMS-em.

Oto dwie zasady dla personelu, które warto dodać do listy procedur: żadnych danych kart na poczcie głosowej (nagranie to forma przechowywania, której nie da się cofnąć) i żadnych numerów kart w e-mailach ani SMS-ach. Jeśli klient mimo to wyśle takie dane, usuń wiadomość i oddzwoń do niego.

A co, jeśli w ogóle nie chcesz, aby klient dyktował numer?

Wyślij link do płatności. Klient otrzymuje bezpieczną stronę płatności na własnym urządzeniu, sam wpisuje dane karty i nikt w Twoim sklepie nie słyszy ani nie ma styczności z żadną cyfrą. Przy słabym połączeniu telefonicznym jest to także szybsze niż dwukrotne przepisywanie szesnastu cyfr.

Link jest lepszym domyślnym rozwiązaniem, gdy realizacja zamówienia może poczekać kilka minut. Ręczne wprowadzanie danych MOTO to właściwe narzędzie, gdy klient rozmawia właśnie przez telefon i chce sfinalizować sprawę przed rozłączeniem się.

Ile kosztuje płatność telefoniczna?

Niewiele więcej niż płatność zbliżeniowa. Płatności wprowadzane ręcznie i realizowane przez link to transakcje bez fizycznej obecności karty (card-not-present), a dostawcy usług płatniczych wyceniają je wyżej, ponieważ nikt nie weryfikował fizycznej karty. W usłudze Final Pay opłata za transakcję z fizyczną obecnością karty w Ameryce Północnej wynosi 2,49% + 0,20 CAD, natomiast za transakcję bez obecności karty (MOTO lub link do płatności) wynosi 2,90% + 0,20 CAD². Podobnej różnicy w stawkach można spodziewać się u dowolnego operatora, jak również słabszej ochrony przed obciążeniami zwrotnymi (chargeback): bez zapisu odczytu chipa lub zbliżenia potwierdzającego obecność karty, spory są częściej rozstrzygane na korzyść posiadacza karty. Potwierdzenie kodu pocztowego i powtórzenie tylko ostatnich czterech cyfr to Twoje główne linie obrony.

Warto znać jeszcze jedno rozróżnienie: brak fizycznej obecności karty (card-not-present) nie oznacza karty zapisanej w systemie (card-on-file). Jeśli stały klient chce uniknąć dyktowania danych za każdym razem, rozwiązaniem jest karta zapisana w Twoim systemie płatności (zazwyczaj stokenizowana, czyli zastąpiona kodem zastępczym), a nie numer w Twoim arkuszu kalkulacyjnym. Ta sama zasada, która zabrania używania samoprzylepnych karteczek, zabrania też prowadzenia arkusza kalkulacyjnego.

Jak to działa w nowoczesnym systemie POS?

W systemie Final obie ścieżki są dostępne w usłudze Final Terminal: wybierz MOTO, wprowadź kwotę i wpisz dane karty dyktowane przez klienta lub użyj opcji Wyślij link do płatności, aby wysłać e-mailem stronę kasy, na której klient zapłaci na własnym urządzeniu. Jeśli Twoją kasą jest telefon, a nie terminal stacjonarny, obowiązuje ten sam podział na transakcje z fizyczną obecnością karty i bez niej; artykuł Telefon jako POS: co możesz (a czego nie możesz) zrobić wyjaśnia możliwości samego telefonu.

Podsumowując: jak przyjąć płatność kartą przez telefon bez jej zapisywania?

Wpisz dane na ekranie MOTO, gdy klient je dyktuje, lub wyślij link do płatności i pozwól klientowi wprowadzić je samodzielnie. Obie metody trwają zaledwie kilka sekund, obie kosztują nieznacznie więcej niż transakcje zbliżeniowe i żadna nie pozostawia dokumentów do zniszczenia. Złota zasada: jeśli numer karty znajduje się gdziekolwiek poza Twoim systemem płatności — na papierze, na poczcie głosowej czy w skrzynce odbiorczej — cały proces jest wadliwy. Jeśli chcesz wydrukować instrukcję w 4 krokach do powieszenia przy telefonie (listę kontrolną, a nie numer karty), zacznij od instrukcji MOTO krok po kroku.