Como aceitar pagamentos com cartão por telefone sem anotar o número

Digite os dados do cartão diretamente no seu dispositivo de pagamento enquanto o cliente os dita ou envie um link de pagamento para que ele mesmo digite. De qualquer forma, o número vai do cliente diretamente para o sistema de pagamento, sem passar pelo papel. Aceitar pagamentos com cartão por telefone é uma rotina comum para prestadores de serviço que cobram sinal, clínicas, floristas e qualquer estabelecimento que receba encomendas com antecedência. A chamada telefônica nunca foi o problema. O bloco de notas adesivas que vem depois dela, sim.

Por que você não deve simplesmente anotar o número do cartão?

Porque o setor de cartões considera essa anotação como dados de cartão armazenados, e as regras para o armazenamento de dados de cartão são rígidas. O PCI DSS (padrão de segurança da indústria de cartões de pagamento) proíbe guardar o código de segurança do cartão — o código de três ou quatro dígitos — sob qualquer forma após a autorização do pagamento¹. Não há exceção para papel nem exceção do tipo "eu destruí depois". Estas regras estão vigentes na data de publicação deste artigo. Um caderno com números de cartão atrás do balcão é um risco iminente de vazamento de dados, e quando um número desse caderno for usado em uma fraude, a investigação começará no seu balcão.

A consequência prática: qualquer rotina de pedidos por telefone que inclua "deixe-me pegar uma caneta" é falha por definição. A solução não é criar hábitos melhores de trituração de papel. É eliminar o intermediário entre a voz do cliente e o seu sistema de pagamento.

O que é um pagamento MOTO?

MOTO significa Mail Order / Telephone Order (Pedido por Correio / Pedido por Telefone): um pagamento digitado com cartão não presente (o cartão físico nunca toca em um leitor) em que você digita os dados do cliente no seu terminal ou POS enquanto ele os dita. Essa opção existe exatamente para esse tipo de situação e qualquer solução de pagamento séria oferece suporte a ela.

Um fluxo MOTO eficiente funciona assim:

• Abra a tela de digitação manual antes de pedir os dados do cartão, evitando qualquer pausa em que você possa tentar pegar uma caneta.

• Digite o valor primeiro e confirme-o em voz alta.

• Peça ao cliente para ditar o número do cartão, a data de validade, o código de segurança e o CEP enquanto você digita cada campo diretamente.

• Repita em voz alta apenas os últimos quatro dígitos, nunca o número completo.

• Envie a transação, aguarde a aprovação na tela e ofereça o envio do comprovante por e-mail ou SMS.

Duas regras para a equipe que valem a pena incluir na sua rotina diária: nada de dados de cartão em caixas postais (uma gravação é uma forma de armazenamento impossível de apagar) e nada de números de cartão por e-mail ou mensagem de texto. Se um cliente enviar mesmo assim, exclua a mensagem e retorne a ligação.

E se você não quiser que o cliente dite o número?

Envie um link de pagamento. O cliente acessa uma página de checkout segura no próprio dispositivo, digita os dados do cartão e ninguém na sua loja ouve ou manuseia um único dígito. Além disso, em conexões ruins, essa opção é mais rápida do que transcrever dezesseis dígitos duas vezes.

O link é a melhor alternativa padrão quando o pedido pode aguardar alguns minutos. A digitação manual MOTO é a ferramenta certa quando o cliente está na linha naquele instante e quer resolver tudo antes de desligar.

Quanto custa um pagamento por telefone?

Um pouco mais do que um pagamento por aproximação. Pagamentos digitados e por link são considerados transações com cartão não presente, e as credenciadoras cobram taxas mais altas porque ninguém verificou o cartão físico. No Final Pay, uma cobrança presencial na América do Norte custa 2,49% + C$ 0,20, enquanto uma cobrança sem cartão presente (MOTO ou link de pagamento) custa 2,90% + C$ 0,20². Espere uma diferença semelhante em qualquer credenciadora, além de menor proteção contra contestação de compra (chargeback): sem o registro do chip ou da aproximação comprovando a presença do cartão, as disputas tendem a favorecer o portador do cartão. Confirmar o CEP e repetir apenas os últimos quatro dígitos são as suas principais defesas.

Mais um limite importante: cartão não presente não significa cartão cadastrado (card-on-file). Se um cliente frequente quer evitar ter que ditar os dados toda vez, a solução é salvar o cartão no seu sistema de pagamento (tokenizado, ou seja, substituído por um código temporário), e nunca anotar o número em uma planilha própria. A mesma regra que proíbe o bloco de notas adesivas proíbe a planilha.

Como isso funciona em um POS moderno?

No Final, ambas as opções estão disponíveis no Final Terminal: escolha MOTO, digite o valor e insira os dados do cartão conforme o cliente os dita, ou use Enviar link de pagamento para enviar por e-mail um checkout que o cliente paga no próprio dispositivo. Se a sua caixa registradora for um celular em vez de um terminal de balcão, aplica-se a mesma divisão entre cartão presente e cartão não presente; o artigo Phone as POS: O que você pode (e não pode) fazer explica até onde um celular por si só pode levá-lo.

Então, como aceitar um pagamento com cartão por telefone sem anotar nada?

Digite os dados na tela MOTO enquanto o cliente os lê ou envie um link de pagamento e deixe que ele mesmo digite. Ambas as opções são processadas em segundos, custam um pouco mais do que as transações presenciais e nenhuma deixa registros para serem destruídos depois. A regra geral: se um número de cartão existir em qualquer lugar fora do seu sistema de pagamento — seja no papel, na caixa postal ou na caixa de entrada do e-mail —, o processo está errado. Se você quiser um passo a passo em quatro etapas para colar ao lado do telefone (uma lista de verificação, não um número de cartão), comece com o guia de como usar o MOTO.