Cách nhận thanh toán bằng thẻ qua điện thoại mà không cần ghi lại số thẻ

Nhập trực tiếp thông tin thẻ vào thiết bị thanh toán của bạn khi khách hàng đọc, hoặc gửi liên kết thanh toán để họ tự nhập. Dù bằng cách nào, số thẻ cũng chuyển trực tiếp từ khách hàng vào hệ thống thanh toán và không có gì được ghi lại trên giấy. Thanh toán bằng thẻ qua điện thoại là hoạt động quen thuộc đối với các đơn vị dịch vụ nhận tiền đặt cọc, phòng khám, cửa hàng hoa và bất kỳ cửa hàng nào nhận đơn đặt hàng trước. Cuộc gọi điện thoại không bao giờ là vấn đề. Tờ giấy ghi chú dán kèm sau đó mới là vấn đề.

Tại sao bạn không nên ghi số thẻ ra giấy?

Bởi vì ngành thẻ coi tờ ghi chú đó là dữ liệu thẻ được lưu trữ, và các quy định về dữ liệu thẻ được lưu trữ rất nghiêm ngặt. PCI DSS (tiêu chuẩn an ninh của ngành thẻ) cấm lưu trữ mã bảo mật của thẻ (mã 3 hoặc 4 chữ số trên thẻ) dưới bất kỳ hình thức nào sau khi thanh toán được ủy quyền¹. Không có ngoại lệ nào cho bản giấy và không có ngoại lệ kiểu "tôi đã tiêu hủy nó sau đó". Các quy định này có hiệu lực tính đến thời điểm xuất bản. Một cuốn sổ ghi số thẻ phía sau quầy thu ngân là mối nguy rò rỉ thông tin tiềm ẩn, và khi một số thẻ trong sổ đó xuất hiện trong một vụ gian lận, cuộc điều tra sẽ bắt đầu ngay tại quầy của bạn.

Hệ quả thực tế: bất kỳ quy trình nhận đơn qua điện thoại nào có bước "để tôi lấy cây bút" đều bị coi là sai quy chuẩn ngay từ đầu. Giải pháp không phải là thói quen tiêu hủy giấy tốt hơn, mà là loại bỏ bước trung gian giữa lời đọc của khách hàng và hệ thống thanh toán của bạn.

Thanh toán MOTO là gì?

MOTO là viết tắt của Mail Order / Telephone Order (Đơn đặt hàng qua thư / Đơn đặt hàng qua điện thoại): đây là hình thức thanh toán nhập tay, không xuất trình thẻ (thẻ vật lý không bao giờ chạm vào máy đọc), trong đó bạn nhập thông tin của khách hàng vào thiết bị thanh toán hoặc POS trong khi họ đọc. Hình thức này ra đời cho chính tình huống này và bất kỳ hệ thống thanh toán chuyên nghiệp nào cũng hỗ trợ nó.

Một quy trình MOTO chuẩn diễn ra như sau:

• Mở màn hình nhập tay trước khi hỏi thông tin thẻ, để không có khoảng trống nào cho việc dùng bút.

• Nhập số tiền trước và xác nhận lại rõ ràng bằng lời.

• Yêu cầu khách hàng đọc số thẻ, ngày hết hạn, mã bảo mật và mã bưu chính trong khi bạn nhập trực tiếp vào từng trường.

• Chỉ đọc lại 4 chữ số cuối, không bao giờ đọc lại toàn bộ số thẻ.

• Gửi giao dịch, chờ xác nhận chấp nhận trên màn hình và đề nghị gửi hóa đơn qua email hoặc tin nhắn.

Hai quy tắc dành cho nhân viên nên thêm vào danh sách kiểm tra hàng ngày: không nhận thông tin thẻ qua hộp thư thoại (bản ghi âm là hình thức lưu trữ mà bạn không thể hoàn tác) và không nhận số thẻ qua email hoặc tin nhắn. Nếu khách hàng vẫn gửi qua các kênh này, hãy xóa đi và gọi lại cho họ.

Nếu bạn không muốn khách hàng đọc số thẻ thì sao?

Hãy gửi liên kết thanh toán. Khách hàng sẽ nhận được trang thanh toán an toàn trên thiết bị của chính họ, tự nhập thông tin thẻ và không ai trong cửa hàng của bạn phải nghe hay xử lý bất kỳ chữ số nào. Khi kết nối mạng kém, cách này cũng nhanh hơn việc chép lại 16 chữ số hai lần.

Gửi liên kết là lựa chọn mặc định tốt hơn khi đơn hàng có thể chờ vài phút. Nhập tay MOTO là công cụ phù hợp khi khách hàng đang giữ máy và muốn hoàn tất ngay trước khi cúp máy.

Chi phí thanh toán qua điện thoại là bao nhiêu?

Cao hơn một chút so với chạm thẻ. Thanh toán nhập tay và qua liên kết là giao dịch không xuất trình thẻ, và các đơn vị xử lý áp mức phí cao hơn vì không ai xác minh thẻ vật lý. Trên Final Pay, phí giao dịch xuất trình thẻ ở Bắc Mỹ là 2.49% + C$0.20, trong khi giao dịch không xuất trình thẻ (MOTO hoặc liên kết thanh toán) là 2.90% + C$0.20². Mức chênh lệch tương tự cũng xuất hiện ở hầu hết các đơn vị xử lý khác, đi kèm khả năng bảo vệ bồi hoàn kém hơn: do không có bản ghi chip hay chạm thẻ chứng minh thẻ có mặt trực tiếp, các tranh chấp thường có lợi cho chủ thẻ. Việc xác nhận mã bưu chính và chỉ đọc lại 4 chữ số cuối là những biện pháp bảo vệ chính của bạn.

Một ranh giới khác cũng cần lưu ý: không xuất trình thẻ không có nghĩa là lưu thẻ cho lần sau (card-on-file). Nếu khách hàng thường xuyên gọi điện muốn bỏ qua bước đọc số thẻ mỗi lần thanh toán, giải pháp là lưu thẻ trong hệ thống thanh toán của bạn (được mã hóa - tokenized, nghĩa là thay thế bằng một mã đại diện), tuyệt đối không lưu số thẻ trong bảng tính cá nhân. Cùng một quy tắc cấm dùng giấy ghi chú cũng cấm việc dùng bảng tính.

Tính năng này hoạt động như thế nào trên POS hiện đại?

Trên Final, cả hai phương thức đều có sẵn trong Final Terminal: chọn MOTO, nhập số tiền và nhập thông tin thẻ khi khách hàng đọc, hoặc sử dụng Gửi liên kết thanh toán để gửi email trang thanh toán cho khách tự trả trên thiết bị của họ. Nếu máy tính tiền của bạn là điện thoại thay vì thiết bị tại quầy, quy tắc phân biệt giao dịch xuất trình thẻ và không xuất trình thẻ vẫn áp dụng tương tự; bài viết Điện thoại làm POS: Những điều bạn có thể (và không thể) làm sẽ giải thích rõ những gì điện thoại đơn lẻ có thể đáp ứng.

Vậy, làm thế nào để nhận thanh toán bằng thẻ qua điện thoại mà không cần ghi lại?

Nhập thông tin vào màn hình MOTO khi khách hàng đọc số, hoặc gửi liên kết thanh toán để họ tự nhập. Cả hai cách đều hoàn tất trong vài giây, chi phí nhỉnh hơn một chút so với giao dịch xuất trình thẻ và không để lại bất kỳ dữ liệu nào cần tiêu hủy. Quy tắc nằm lòng: nếu số thẻ tồn tại ở bất kỳ đâu bên ngoài hệ thống thanh toán của bạn, dù trên giấy, trong hộp thư thoại hay trong hộp thư đến, quy trình đó đã bị lỗi. Nếu bạn muốn một hướng dẫn 4 bước để dán cạnh điện thoại (danh sách kiểm tra, không phải số thẻ), hãy bắt đầu với Hướng dẫn sử dụng MOTO.