Een telefonische kaartbetaling accepteren zonder het nummer op te schrijven

Voer de kaartgegevens rechtstreeks in op uw betaalapparaat terwijl de klant ze voorleest, of stuur een betaallink zodat ze deze zelf invoeren. In beide gevallen gaan de gegevens van de klant rechtstreeks naar het betaalsysteem en belandt er niets op papier. Een telefonische kaartbetaling is dagelijkse kost voor vakmensen die aanbetalingen ontvangen, klinieken, bloemisten en elke winkel waar op voorhand wordt besteld. Het telefoongesprek was nooit het probleem. Het geeltje dat erna komt wel.

Waarom kunt u het kaartnummer niet gewoon opschrijven?

Omdat de kaartsector dat notitiebriefje beschouwt als opgeslagen kaartgegevens, en de regels voor opgeslagen kaartgegevens strikt zijn. PCI DSS (de beveiligingsstandaard van de kaartsector) verbiedt het bewaren van de beveiligingscode van de kaart, de drie- of viercijferige code op de kaart, in welke vorm dan ook nadat een betaling is geautoriseerd¹. Er is geen uitzondering voor papier en geen uitzondering voor "ik heb het achteraf versnipperd". Deze regels zijn van kracht op het moment van publicatie. Een schriftje met kaartnummers achter de kassa is wachten op een inbraak of datalek, en wanneer een nummer uit dat schriftje opduikt bij fraude, begint het onderzoek bij u aan de balie.

Het praktische gevolg: elk proces voor telefonische bestellingen dat "momentje, ik pak een pen" bevat, is verkeerd ontworpen. De oplossing is niet betere versnippergewoonten. Het is het weghalen van de tussenstap tussen de mond van de klant en uw betaalsysteem.

Wat is een MOTO-betaling?

MOTO staat voor Mail Order / Telephone Order: een handmatig ingevoerde card-not-present-betaling (de fysieke kaart raakt de lezer nooit) waarbij u de gegevens van de klant invoert op uw terminal of POS terwijl deze ze voorleest. Het bestaat voor precies deze situatie, en elke serieuze betaalinstelling ondersteunt het.

Een goed MOTO-proces ziet er als volgt uit:

• Open het scherm voor handmatige invoer voordat u om de kaart vraagt, zodat er geen pauze valt waarin een pen gepakt kan worden.

• Voer eerst het bedrag in en bevestig dit hardop.

• Laat de klant het kaartnummer, de vervaldatum, de beveiligingscode en de postcode voorlezen terwijl u elk veld rechtstreeks invoert.

• Herhaal alleen de laatste vier cijfers, nooit het volledige nummer.

• Verstuur de betaling, wacht op de goedkeuring op het scherm en bied een kassabon per e-mail of sms aan.

Twee personeelsregels die de moeite waard zijn om aan uw dagelijkse checklist toe te voegen: geen kaartgegevens op de voicemail (een opname is opslag die u niet ongedaan kunt maken) en geen kaartnummers via e-mail of sms. Als een klant er toch een stuurt, verwijder deze dan en bel de klant terug.

Wat als u het nummer helemaal niet voorgelezen wilt hebben?

Stuur een betaallink. De klant krijgt een veilige afrekenpagina op zijn eigen apparaat, voert zijn eigen kaartgegevens in en niemand in uw winkel hoort of verwerkt ook maar één cijfer. Bij een slechte verbinding is het bovendien sneller dan het twee keer overtypen van zestien cijfers.

Een link is de sterkere standaardoptie als de bestelling een paar minuten kan wachten. Handmatige MOTO-invoer is de juiste tool wanneer de klant nu aan de lijn is en het wil afhandelen voordat er wordt opgehangen.

Wat kost een telefonische betaling?

Iets meer dan contactloos pinnen. Handmatige invoer en linkbetalingen zijn card-not-present-transacties, en verwerkers rekenen daar hogere tarieven voor omdat niemand de fysieke kaart heeft gecontroleerd. Bij Final Pay bedraagt een Noord-Amerikaanse card-present-transactie 2,49% + C$0,20, terwijl een card-not-present-transactie (MOTO of betaallink) 2,90% + C$0,20 kost². Verwacht een vergelijkbaar verschil bij elke verwerker, en verwacht ook minder bescherming tegen chargebacks: zonder chip- of contactless-registratie die bewijst dat de kaart aanwezig was, vallen geschillen sneller uit in het voordeel van de kaarthouder. Het bevestigen van de postcode en het herhalen van alleen de laatste vier cijfers zijn uw belangrijkste verdediging.

Nog een belangrijke grens om te kennen: card-not-present betekent niet card-on-file. Als een vaste klant de voorleesprocedure telkens wil overslaan, is het antwoord een kaart die is opgeslagen in uw betaalsysteem (getokeniseerd, wat betekent dat deze is vervangen door een vervangende code), nooit een nummer in uw eigen spreadsheet. Welke regel het geeltje verbiedt, verbiedt ook de spreadsheet.

Hoe werkt dit op een modern POS-systeem?

Bij Final staan beide opties in Final Terminal: kies MOTO, voer het bedrag in en typ de kaartgegevens in terwijl de klant ze voorleest, of gebruik 'Send Payment Link' om een afrekenpagina te e-mailen die de klant op het eigen apparaat betaalt. Als uw kassa een telefoon is in plaats van een toonbankterminal, geldt dezelfde scheiding tussen card-present en card-not-present; Phone as POS: What You Can (and Can't) Do legt uit hoe ver u komt met alleen een telefoon.

Dus, hoe accepteert u een telefonische kaartbetaling zonder deze op te schrijven?

Voer de gegevens in op een MOTO-scherm terwijl de klant ze voorleest, of stuur een betaallink en laat de klant ze zelf typen. Beide worden in seconden afgewikkeld, beide kosten een fractie meer dan card-present, en geen van beide laat iets achter om te versnipperen. De vuistregel: als een kaartnummer ergens buiten uw betaalsysteem bestaat, op papier, in een voicemail of in een inbox, is het proces verkeerd. Wilt u een versie in vier stappen om naast de telefoon te plakken (een checklist, geen kaartnummer), begin dan met de MOTO handleiding.