Döngüsel Sayım ve Yıllık Stok Sayımı Karşılaştırması: Daha İyi Bir Yol

Döngüsel sayımlar, neredeyse tüm perakende mağazaları için yıllık stok sayımından çok daha avantajlıdır. Her şeyi saymak için yılda bir kez mağazayı kapatmak yerine, kataloğunuzun küçük bir bölümünü düzenli bir takvime göre sayarsınız: bugün bir raf, haftaya bir kategori. Kayıtlarınız tüm yıl boyunca gerçeğe yakın kalır, hatalar henüz açıklanabilir durumdayken ortaya çıkar ve kimse Ocak ayındaki bir hafta sonunu elinde pano ile depoda geçirmek zorunda kalmaz.

Yıllık sayım tamamen yararsız değildir. Bir yandan başka bir işi yapıyormuş gibi görünürken (stok rakamlarınızı doğru tutmak) aslında tek bir iş yapmaktadır (yıllık denetim). Bunlar farklı işlerdir ve döngüsel sayım tam da ikinci iş için tasarlanmıştır.

Yıllık stok sayımı neden yetersiz kalır?

Çünkü kayıtlarınızı bir kez doğrular, ardından kalan 364 gün boyunca bozulmaya bırakır. Stok kayıtları sürekli sapma gösterir: teslim alırken yapılan bir hata, kasada yanlış taranan bir ürün, kimsenin kaydetmediği hasarlı mallar, hırsızlık. Tek bir perakendecinin 37 mağazasındaki yaklaşık 370.000 stok kaydını inceleyen bir Management Science araştırması, bu kayıtların yüzde 65'inin hatalı olduğunu ortaya koymuştur¹. Kayıtlar kendi kendine doğru kalmaz.

Yıllık sayımın gerçek maliyetleri de vardır. Mağazayı kapatırsınız veya mesai ücreti ödersiniz. Binlerce SKU'yu (stok kodu) bir veya iki gün içinde acele bir sayımla aradan çıkarmaya çalışırsınız. Ve bu kadar büyük, bu kadar hızlı ve yorgun insanlar tarafından yapılan bir sayım, kendi hatalarını da beraberinde getirir. Ertesi sabah sapma yeniden başlar ve bu rakamlar bir yıl daha kontrol edilmez.

Döngüsel sayım nasıl çalışır?

Döngüsel sayım, envanterinizin bir bölümünün planlı ve kısa süreli olarak sayılması ve sisteminizde bulunması gereken miktarla karşılaştırılmasıdır. Mağazaların çoğu ABC yöntemini kullanır:

• A grubu ürünler: En çok satanlar ve yüksek değerli ürünler; kataloğunuzun gelirin büyük kısmını sağlayan yaklaşık yüzde 20'si. Aylık olarak sayılır.

• B grubu ürünler: Kataloğun orta segmenti. Üç ayda bir sayılır.

• C grubu ürünler: Yavaş satanlar. Yılda bir veya iki kez sayılır.

Tek bir sayım seansı, sakin bir saatte 15 ila 30 dakika sürer. Mağazayı kapatmak yok, mesaiye kalmak yok, gecelemek yok.

Asıl kazanç sadece düzeltme yapmak değil, teşhis koyabilmektir. Yıllık bir sayım size son bir yıl içinde bir stokun kaybolduğunu söyler ki bu bir gizemdir. Aynı kategori üzerinde yapılan aylık bir sayım ise bunu son birkaç haftaya indirger; bu da çözülebilir bir süreç sorunudur: eksik koli teslim eden bir tedarikçi, atlanan bir teslim alma adımı veya fire (hırsızlık, hasar ve idari hatalar nedeniyle kaybedilen stok). Ulusal Perakende Federasyonu'nun en son güvenlik araştırmasına göre, fire maliyeti 2022 yılında ABD'li perakendecilere 112,1 milyar dolara, yani satışların yaklaşık yüzde 1,6'sına mal oldu². Sık sık sayım yapmak, küçük bir mağazanın henüz izler sıcakken bundan kendi payını tespit etmesini sağlar.

Yıl sonu fiziki sayımına hâlâ ihtiyacınız var mı?

Bazen evet. Muhasebeciniz yıl sonu mali tabloları için tam bir fiziki sayım talep edebilir; bazı borç verenler ve sigortacılar da bunu isteyebilir. Döngüsel sayım bu yükümlülüğü otomatik olarak ortadan kaldırmaz.

Değiştirdiği şey, sayımın niteliğidir. Kayıtlar yıl boyunca kontrol edildiğinde, yıl sonu sayımı adli bir soruşturma projesi olmaktan çıkıp bir formaliteye dönüşür: daha az sürpriz, daha hızlı mutabakat (sayılan stoğun defterlerinizle eşleştirilmesi) ve birikmiş on iki aylık farkı açıklamak için koşturmama. Bazı muhasebeciler tam sayım yerine belgelenmiş bir döngüsel sayım programını kabul eder. Varsayımda bulunmayın, kendi muhasebecinize danışın.

Döngüsel sayım programını nasıl kurarsınız?

1. Kataloğunuzu derecelendirin. Bir satış raporu alın, gelire ve hıza göre sıralayın ve ürünleri A, B ve C gruplarına ayırın.

2. Sayımları takvime ekleyin. Pazartesi, saat 08:30, bir A kategorisi. Tutarlılık, hırstan önemlidir; her zaman yapılan küçük bir sayım, atlanan büyük bir sayımdan daha başarılıdır.

3. Kör sayım yapın. Sayımı yapan kişi sistemdeki rakamı önce görmemelidir. "Doğru" cevabı bilmek, insanları o cevabı bulmaya yönlendirir.

4. Farklılıkları aynı gün, fişler, teslimatlar ve hafızalar henüz tazeyken araştırın.

5. Doğruluk oranınızı takip edin: Doğru kayıtların sayılan kayıtlara oranı. Bu tek rakam size programın işe yarayıp yaramadığını söyler.

Kontrol ettiğiniz rakam güncel değilse bunların hiçbiri işe yaramaz. Sistemdeki miktarın her satış, iade ve teslimatla birlikte değişmesi gerekir; bu da tam olarak gerçek zamanlı stok takibi yapan bir POS sisteminin sağladığı şeydir. POS Stok Yönetimi ile Stok Kaosundan Kontrole Geçiş başlıklı yazı, bunun pratikte nasıl göründüğünü ele alıyor. Final POS platformunda, eldeki stok Merchant Hub'da şube bazında takip edilir, böylece bir raf sayımı geçen haftanın dışa aktarımı yerine canlı bir rakamla karşılaştırılır (bir ürün eklediğinizde stok takibini açmak tek bir düğmeye bakar).

Sonuç olarak: Döngüsel sayım mı, yıllık stok sayımı mı?

Yalnızca defterleriniz gerektiriyorsa yıl sonu fiziki sayımı ile desteklenen döngüsel sayım. Her zaman biraz sayım yapmak kayıtları doğru tutar, fireyi henüz izlenebilir durumdayken yakalar ve kayıp bir hafta sonu yerine haftada birkaç dakikaya mal olur. Altın kural: Yalnızca yılda bir kez sayım yapıyorsanız, rakamlarınız yılın büyük bölümünde yanlıştır.

Aynı disiplin mağazanın nakit tarafı için de geçerlidir ve mantık birebir aynıdır: Bkz. Bulut POS Sisteminde Para Çekmecesi Yönetimi: Sayımlar, Avanslar ve Mutabakat. Bu terimlerin yarısı sizin için yeniyse Her yeni tüccarın bilmesi gereken 30 POS terimi yazısıyla başlayın.