การนับสต็อกแบบหมุนเวียน vs การนับสต็อกประจำปี: ทางเลือกที่ดีกว่า

การนับสต็อกแบบหมุนเวียน (Cycle count) เหนือกว่าการนับสต็อกประจำปีสำหรับร้านค้าปลีกเกือบทุกแห่ง แทนที่จะต้องปิดร้านปีละครั้งเพื่อนับสินค้าทั้งหมด คุณสามารถนับสินค้าส่วนย่อยตามตารางเวลาที่วนรอบได้ เช่น วันนี้นับหนึ่งชั้นวาง สัปดาห์หน้านับหนึ่งหมวดหมู่ ข้อมูลของคุณจะใกล้เคียงกับความเป็นจริงตลอดทั้งปี ข้อผิดพลาดจะปรากฏให้เห็นในขณะที่ยังหาสาเหตุได้ และไม่มีใครต้องเสียเวลาช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์เดือนมกราคมอยู่ในห้องเก็บสินค้าพร้อมคลิปบอร์ด

การนับสต็อกประจำปีไม่ใช่เรื่องไร้ประโยชน์ แต่เป็นการทำหน้าที่หนึ่ง (การตรวจสอบบัญชีประจำปี) ในขณะที่เสแสร้งทำอีกหน้าที่หนึ่ง (การรักษาตัวเลขสต็อกให้ถูกต้อง) ทั้งสองอย่างนี้เป็นคนละหน้าที่กัน และการนับสต็อกแบบหมุนเวียนถูกสร้างขึ้นมาเพื่อหน้าที่อย่างหลัง

ทำไมการนับสต็อกประจำปีถึงยังไม่เพียงพอ?

เพราะวิธีนี้ตรวจสอบข้อมูลของคุณเพียงครั้งเดียว แล้วปล่อยให้คลาดเคลื่อนไปตลอดอีก 364 วันที่เหลือ ข้อมูลสต็อกสินค้ามีการคลาดเคลื่อนอยู่ตลอดเวลา เช่น ข้อผิดพลาดจากการรับสินค้า จุดชำระเงินสแกนผิด สินค้าชำรุดที่ไม่มีใครบันทึก หรือการลักขโมย ผลการศึกษาจาก Management Science ซึ่งตรวจสอบข้อมูลสต็อกเกือบ 370,000 รายการในร้านค้า 37 แห่งของผู้ค้าปลีกรายเดียวพบว่า 65 เปอร์เซ็นต์ของข้อมูลเหล่านั้นมีความไม่ถูกต้อง¹ ข้อมูลจะไม่ถูกต้องอยู่ได้เองโดยไม่มีการตรวจเช็ก

การนับสต็อกประจำปียังมีต้นทุนที่แท้จริง ไม่ว่าจะเป็นการปิดร้านหรือการจ่ายค่าล่วงเวลา คุณต้องเร่งนับ SKU (รหัสสินค้าเฉพาะ) หลายพันรายการให้เสร็จภายในวันหรือสองวัน และการนับครั้งใหญ่ขนาดนั้น ในเวลาเร่งรีบขนาดนั้น โดยผู้คนที่เหนื่อยล้าจำนวนมาก ก็นำมาซึ่งข้อผิดพลาดในตัวเอง เช้าวันถัดมา ความคลาดเคลื่อนก็เริ่มเกิดขึ้นใหม่อีกครั้ง และตัวเลขเหล่านั้นก็จะไม่ถูกตรวจสอบไปอีกตลอดทั้งปี

การนับสต็อกแบบหมุนเวียนทำงานอย่างไร?

การนับสต็อกแบบหมุนเวียน คือการนับสินค้าเพียงบางส่วนตามเวลาที่กำหนดไว้อย่างสั้นๆ แล้วนำไปเปรียบเทียบกับจำนวนที่ควรจะมีในระบบ ร้านค้าส่วนใหญ่ใช้วิธี ABC:

• สินค้ากลุ่ม A: สินค้าขายดีและมีมูลค่าสูง คิดเป็นประมาณ 20 เปอร์เซ็นต์ของแคตตาล็อกสินค้าทั้งหมดซึ่งสร้างรายได้หลักให้คุณ ควรนับทุกเดือน

• สินค้ากลุ่ม B: สินค้าระดับปานกลางในแคตตาล็อก ควรนับทุกไตรมาส

• สินค้ากลุ่ม C: สินค้าขายช้า ควรนับปีละหนึ่งถึงสองครั้ง

การนับแต่ละครั้งใช้เวลาเพียง 15 ถึง 30 นาทีในช่วงเวลาที่ลูกค้าน้อย โดยไม่ต้องปิดร้าน ไม่ต้องจ่ายค่าล่วงเวลา และไม่ต้องโหมงานทั้งคืน

ผลตอบแทนที่แท้จริงคือการวินิจฉัยหาสาเหตุ ไม่ใช่แค่การแก้ไขตัวเลข การนับสต็อกประจำปีจะบอกคุณเพียงว่าสินค้าสูญหายไป ณ ช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งในปีที่ผ่านมา ซึ่งเป็นปริศนาที่ยากจะสืบหา แต่การนับสินค้าหมวดเดิมทุกเดือนจะช่วยบีบขอบเขตเวลาเหลือเพียงไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมา ซึ่งเป็นปัญหาด้านกระบวนการที่สามารถแก้ไขได้ เช่น ซัพพลายเออร์ส่งสินค้าไม่ครบ ขั้นตอนการรับสินค้าถูกมองข้าม หรือสินค้าสูญหาย (Shrink - สต็อกที่สูญหายจากการลักขโมย ชำรุดเสียหาย และข้อผิดพลาดทางธุรการ) สินค้าสูญหายทำให้ผู้ค้าปลีกในสหรัฐฯ เสียหายถึง 1.121 แสนล้านดอลลาร์ในปี 2022 หรือประมาณ 1.6 เปอร์เซ็นต์ของยอดขาย ตามผลการสำรวจด้านความปลอดภัยล่าสุดของ National Retail Federation² การนับบ่อยๆ คือวิธีที่ร้านค้าขนาดเล็กใช้ตรวจพบความสูญเสียในส่วนของตนในขณะที่ยังสามารถสืบหาเบาะแสได้ทันท่วงที

คุณยังจำเป็นต้องนับสต็อกจริง ณ วันสิ้นปีอยู่หรือไม่?

ในบางกรณีก็ยังจำเป็น นักบัญชีของคุณอาจต้องการให้มีการนับสต็อกจริงเต็มรูปแบบสำหรับงบการเงินสิ้นปี รวมถึงผู้ให้กู้และบริษัทประกันบางแห่งก็อาจร้องขอเช่นกัน การนับสต็อกแบบหมุนเวียนไม่ได้ยกเลิกข้อกำหนดนี้โดยอัตโนมัติ

สิ่งที่เปลี่ยนไปคือลักษณะของการนับ เมื่อมีการตรวจสอบข้อมูลมาตลอดทั้งปี การนับสต็อกสิ้นปีจะไม่ใช่การสืบสวนหาความผิดพลาดอีกต่อไป แต่กลายเป็นเพียงขั้นตอนตามพิธีการ มีเรื่องประหลาดใจน้อยลง การกระทบยอด (การเปรียบเทียบสต็อกที่นับได้กับตัวเลขทางบัญชี) รวดเร็วขึ้น และไม่ต้องเร่งหาสาเหตุของผลต่างที่สะสมมานานถึงสิบสองเดือน นักบัญชีบางรายยอมรับโปรแกรมการนับสต็อกแบบหมุนเวียนที่มีเอกสารหลักฐานแทนการนับแบบเต็มรูปแบบ ลองสอบถามนักบัญชีของคุณดู และอย่าเพิ่งคิดไปเอง

คุณจะเริ่มจัดตั้งโปรแกรมการนับสต็อกแบบหมุนเวียนได้อย่างไร?

1. จัดลำดับสินค้าในแคตตาล็อก ดึงรายงานยอดขาย จัดเรียงตามรายได้และความเร็วในการขาย แล้วแบ่งสินค้าออกเป็นกลุ่ม A, B และ C

2. กำหนดตารางการนับลงในปฏิทิน เช่น วันจันทร์ เวลา 8:30 น. นับสินค้ากลุ่ม A หนึ่งหมวดหมู่ ความสม่ำเสมอสำคัญกว่าความทะเยอทะยาน การนับเล็กๆ น้อยๆ ที่เกิดขึ้นจริงอย่างสม่ำเสมอ ย่อมดีกว่าการตั้งเป้าหมายนับครั้งใหญ่แต่ถูกข้ามไป

3. นับแบบไม่เห็นตัวเลขในระบบ (Count blind) ผู้ทำการนับไม่ควรเห็นตัวเลขในระบบก่อน เพราะการรู้คำตอบที่ "ถูกต้อง" อาจชักจูงให้คนพยายามนับให้ตรงกับตัวเลขนั้น

4. ตรวจสอบผลต่างในวันเดียวกัน ในขณะที่ใบรับสินค้า การจัดส่ง และความทรงจำยังสดใหม่อยู่

5. ติดตามอัตราความถูกต้องแม่นยำ: จำนวนรายการที่ถูกต้องหารด้วยจำนวนรายการที่นับทั้งหมด ตัวเลขเดียวนี้จะบอกคุณว่าโปรแกรมกำลังได้ผลหรือไม่

กระบวนการทั้งหมดนี้จะไม่สำเร็จเลยหากตัวเลขที่คุณใช้เปรียบเทียบนั้นไม่อัปเดต จำนวนในระบบจะต้องเคลื่อนไหวไปตามทุกการขาย การคืนเงิน และการรับสินค้า ซึ่งเป็นสิ่งที่ POS ที่มีระบบติดตามสต็อกแบบเรียลไทม์ทำได้ดี โดยบทความ เปลี่ยนความวุ่นวายในสต็อกให้เป็นการควบคุมด้วยการจัดการสต็อกสินค้าด้วย POS ได้อธิบายไว้ว่าการใช้งานจริงเป็นอย่างไร ใน Final POS สต็อกที่มีอยู่จะถูกติดตามแยกตามสาขาใน Merchant Hub ดังนั้นการนับสินค้าบนชั้นวางจึงเป็นการเปรียบเทียบกับตัวเลขที่เป็นปัจจุบัน ไม่ใช่ไฟล์ส่งออกของสัปดาห์ที่แล้ว (การเปิดใช้งานระบบติดตามสต็อกทำได้ด้วยสวิตช์เดียวเมื่อคุณเพิ่มสินค้า)

สรุปแล้ว ควรใช้การนับสต็อกแบบหมุนเวียน หรือการนับสต็อกประจำปี?

ใช้การนับสต็อกแบบหมุนเวียน โดยนับสต็อกจริง ณ วันสิ้นปีเฉพาะเมื่อบัญชีของคุณกำหนดไว้เท่านั้น การนับทีละนิดอย่างต่อเนื่องช่วยรักษาความถูกต้องของข้อมูล ตรวจพบสินค้าสูญหายในขณะที่ยังสืบหาเบาะแสได้ และใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีต่อสัปดาห์แทนที่จะต้องเสียเวลาช่วงหยุดสุดสัปดาห์ไปทั้งวัน กฎเหล็กคือ: หากคุณนับสต็อกเพียงปีละครั้ง ตัวเลขของคุณจะผิดพลาดเกือบตลอดทั้งปี

ระเบียบวินัยแบบเดียวกันนี้ก็นำมาใช้กับการจัดการเงินสดในร้านได้เช่นกัน และใช้ตรรกะแบบเดียวกัน: ดู การจัดการลิ้นชักเก็บเงินในระบบ Cloud POS: การนับ เงินทอน และการกระทบยอด และหากคำศัพท์เหล่านี้ดูใหม่สำหรับคุณ ให้เริ่มอ่านจาก 30 ศัพท์ POS ที่ผู้ค้ามือใหม่ทุกคนควรรู้