সাইকেল কাউন্ট বনাম বার্ষিক ইনভেন্টরি: একটি উন্নত পদ্ধতি

সাইকেল কাউন্ট প্রায় প্রতিটি রিটেল স্টোরের জন্যই বার্ষিক ইনভেন্টরি গণনার চেয়ে ভালো। সবকিছু গণনা করার জন্য বছরে একবার দোকান বন্ধ রাখার বদলে, আপনি একটি নির্দিষ্ট সময়সূচী মেনে আপনার ক্যাটালগের ছোট একটি অংশ গণনা করবেন: আজ একটি শেলফ, আগামী সপ্তাহে একটি ক্যাটাগরি। আপনার রেকর্ড সারাবছরই বাস্তবের কাছাকাছি থাকে, ভুলগুলোর ব্যাখ্যা সহজ থাকতেই তা সামনে চলে আসে, আর কাউকেও জানুয়ারির কোনো সাপ্তাহিক ছুটিতে ক্লিপবোর্ড হাতে স্টকরুমে পড়ে থাকতে হয় না।

বার্ষিক গণনা একদম নিরর্থক নয়। এটি একটি কাজ (একটি বার্ষিক অডিট) করার পাশাপাশি অন্য একটি কাজ (আপনার স্টক সংখ্যা সঠিক রাখা) করার ভান করে। এই দুটি ভিন্ন কাজ, এবং সাইকেল কাউন্টিং দ্বিতীয় কাজটি সম্পন্ন করার জন্যই তৈরি।

বার্ষিক ইনভেন্টরি গণনা কেন পিছিয়ে পড়ে?

কারণ এটি আপনার রেকর্ডগুলো একবার যাচাই করে, আর বাকি ৩৬৪ দিন সেগুলোতে ভুল জমতে দেয়। ইনভেন্টরি রেকর্ড ক্রমাগত পরিবর্তিত বা ভুল হতে থাকে: মালামাল গ্রহণের সময় ছোট কোনো ভুল, চেকআউটে ভুল স্ক্যান, অনুলিখিত ক্ষতিগ্রস্ত পণ্য বা চুরি। একটি একক রিটেলারের ৩৭টি দোকানের প্রায় ৩,৭০,০০০ ইনভেন্টরি রেকর্ড পরীক্ষা করে দেখা একটি ম্যানেজমেন্ট সায়েন্স গবেষণায় দেখা গেছে, সেগুলোর ৬৫ শতাংশই ভুল ছিল¹। রেকর্ডগুলো নিজে থেকে সঠিক থাকে না।

বার্ষিক গণনার ক্ষেত্রে বাস্তব কিছু খরচও রয়েছে। আপনাকে দোকান বন্ধ রাখতে হয় অথবা ওভারটাইম দিতে হয়। এক বা দুই দিনের মধ্যে তাড়াহুড়া করে হাজার হাজার SKU (ইউনিক প্রোডাক্ট কোড) গণনা শেষ করতে হয়। আর এত বড় একটি গণনা, এত দ্রুত, একাধিক ক্লান্ত কর্মীদের দ্বারা করানোর ফলে নতুন ভুলের সৃষ্টি হয়। পরদিন সকালেই আবার ভুলের প্রক্রিয়া শুরু হয়, এবং আগামী এক বছরের মধ্যে সেই সংখ্যাগুলো আর যাচাই করা হয় না।

সাইকেল কাউন্ট কীভাবে কাজ করে?

সাইকেল কাউন্ট হলো আপনার ইনভেন্টরির একটি নির্দিষ্ট অংশের সংক্ষিপ্ত, নির্ধারিত সময়সূচীর গণনা, যা আপনার সিস্টেমে কতটুকু থাকা উচিত তার সাথে মিলিয়ে দেখা হয়। বেশিরভাগ দোকান ABC পদ্ধতি ব্যবহার করে:

• A আইটেম: শীর্ষ বিক্রিত এবং উচ্চ-মূল্যের পণ্য, যা মূলত আপনার ক্যাটালগের প্রায় ২০ শতাংশ হলেও অধিকাংশ রাজস্ব আনে। এগুলো মাসিক ভিত্তিতে গণনা করুন।

• B আইটেম: ক্যাটালগের মাঝামাঝি পণ্যসমূহ। এগুলো ত্রৈমাসিক ভিত্তিতে গণনা করুন।

• C আইটেম: ধীরে বিক্রি হওয়া পণ্য। বছরে এক বা দুবার গণনা করুন।

কাজের চাপ কম থাকার সময় একটি সিঙ্গেল সেশনের জন্য ১৫ থেকে ৩০ মিনিট সময় লাগে। দোকান বন্ধ করার প্রয়োজন নেই, ওভারটাইম নেই, সারারাত জেগে থাকার ঝামেলাও নেই।

এর প্রকৃত সুফল হলো ভুল চিহ্নিত করা, শুধু সংশোধন করা নয়। বার্ষিক গণনা আপনাকে বলে যে গত এক বছরে কোনো এক সময় স্টক নিখোঁজ হয়েছে, যা একটি রহস্য। কিন্তু একই ক্যাটাগরিতে মাসিক গণনা এটিকে বিগত কয়েক সপ্তাহের মধ্যে নির্দিষ্ট করে আনে, যা সমাধানযোগ্য একটি প্রক্রিয়াগত সমস্যা: যেমন সরবরাহকারীর পক্ষ থেকে পণ্য কম আসা, মালামাল গ্রহণের একটি ধাপ বাদ পড়া, অথবা শ্রিনকেজ বা অপচয় (চুরি, ক্ষতি এবং প্রশাসনিক ভুলের কারণে হারানো ইনভেন্টরি)। ন্যাশনাল রিটেল ফেডারেশনের সাম্প্রতিক নিরাপত্তা সমীক্ষা অনুসারে, ২০২২ সালে মার্কিন রিটেলারদের ১১২.১ বিলিয়ন ডলার ক্ষতি হয়েছে শ্রিনকেজের কারণে, যা তাদের মোট বিক্রয়ের প্রায় ১.৬ শতাংশ²। ঘন ঘন গণনা করার মাধ্যমেই একটি ছোট দোকান কোনো ক্ষতি হলে তা সময় থাকতেই ধরে ফেলতে পারে।

আপনার কি এখনও বছর শেষে শারীরিক গণনার প্রয়োজন আছে?

মাঝে মাঝে, হ্যাঁ। আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট বছর শেষের আর্থিক হিসাবের জন্য একটি সম্পূর্ণ শারীরিক গণনার প্রয়োজন মনে করতে পারেন, এবং কিছু ঋণদাতা ও বিমাকারী প্রতিষ্ঠানও এটি দাবি করে। সাইকেল কাউন্টিং সেই বাধ্যবাধকতা স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাতিল করে না।

এটি যা পরিবর্তন করে তা হলো গণনার ধরণ। যখন সারা বছর ধরে রেকর্ডগুলো পরীক্ষা করা হয়, তখন বছর শেষের গণনা আর কোনো জটিল ফরেনসিক প্রজেক্ট থাকে না, বরং এটি একটি আনুষ্ঠানিকতায় পরিণত হয়: কম চমক, দ্রুত রিকনসিলিয়েশন বা মে মেলানো (গণনা করা স্টক আপনার হিসাবের খাতার সাথে মেলানো), এবং বারো মাসের পুঞ্জীভূত গরমিল ব্যাখ্যা করার জন্য কোনো তাড়াহুড়া থাকে না। কিছু অ্যাকাউন্ট্যান্ট একটি পূর্ণাঙ্গ গণনার বদলে নথিভুক্ত সাইকেল কাউন্ট প্রোগ্রাম গ্রহণ করেন। নিজের অ্যাকাউন্ট্যান্টকে জিজ্ঞাসা করুন; ধরে নেবেন না।

আপনি কীভাবে একটি সাইকেল কাউন্ট প্রোগ্রাম সেট আপ করবেন?

১. আপনার ক্যাটালগের র‍্যাঙ্কিং তৈরি করুন। একটি বিক্রয় রিপোর্ট বের করুন, রাজস্ব ও বিক্রয়ের গতি অনুযায়ী সাজান এবং পণ্যগুলোকে A, B, এবং C স্তরে ভাগ করুন। ২. ক্যালেন্ডারে গণনার দিন নির্ধারণ করুন। সোমবার, সকাল ৮:৩০ টা, একটি A ক্যাটাগরি। উচ্চাকাঙ্ক্ষার চেয়ে ধারাবাহিকতা বেশি গুরুত্বপূর্ণ; নিয়মিত করা একটি ছোট গণনা মাঝপথে বাদ দেওয়া বড় গণনার চেয়ে অনেক বেশি কার্যকর। ৩. ব্লাইন্ড কাউন্ট করুন। যিনি গণনা করছেন তার সিস্টেমে থাকা সংখ্যাটি আগেই দেখা উচিত নয়। "সঠিক" উত্তরটি জানা থাকলে মানুষ সেই সংখ্যাটিই মেলানোর দিকে ঝুঁকে পড়ে। ৪. রসিদ, ডেলিভারি এবং স্মৃতি তাজা থাকতেই একই দিনে পার্থক্যের কারণ অনুসন্ধান করুন। ৫. আপনার নিখুঁততার হার (accuracy rate) ট্র্যাক করুন: সঠিক রেকর্ডের সংখ্যাকে মোট গণনা করা রেকর্ডের সংখ্যা দিয়ে ভাগ করুন। এই একটি সংখ্যাই আপনাকে বলে দেবে প্রোগ্রামটি কাজ করছে কিনা।

আপনি যে সংখ্যার সাথে মিলিয়ে দেখছেন তা যদি পুরনো হয় তবে এর কোনোটিই কাজ করবে না। প্রতিটি বিক্রি, রিফান্ড এবং ডেলিভারির সাথে সিস্টেমের পণ্যের পরিমাণ আপডেট হতে হবে, যা রিয়েল-টাইম স্টক ট্র্যাকিং সহ একটি POS ঠিক করে থাকে; স্টকের বিশৃঙ্খলা থেকে নিয়ন্ত্রণে: POS ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট নিবন্ধে বাস্তবে এটি দেখতে কেমন হয় তা তুলে ধরা হয়েছে। Final POS-এ, মার্চেন্ট হাবে প্রতিটি আউটলেটের জন্য হাতের কাছে থাকা স্টক ট্র্যাক করা হয়, ফলে শেলফের গণনা গত সপ্তাহের এক্সপোর্ট ডেটার বদলে লাইভ সংখ্যার সাথে মিলে যায় (একটি পণ্য যোগ করার সময় স্টক ট্র্যাকিং চালু করা কেবল একটি টগলের ব্যাপার)।

তাহলে, সাইকেল কাউন্ট নাকি বার্ষিক ইনভেন্টরি?

সাইকেল কাউন্টই সেরা, তবে আপনার হিসাবের খাতার প্রয়োজনে বছর শেষে কেবল একটি শারীরিক গণনা রাখতে পারেন। সবসময় অল্প অল্প গণনা করা রেকর্ডকে নির্ভুল রাখে, কারণ খুঁজে পাওয়ার আগেই শ্রিনকেজ বা অপচয় ধরে ফেলে এবং এটি পুরো একটি উইকএন্ড নষ্ট করার বদলে সপ্তাহে মাত্র কয়েক মিনিট সময় নেয়। মূল নিয়মটি হলো: আপনি যদি বছরে মাত্র একবার গণনা করেন, তবে বছরের বেশিরভাগ সময়ই আপনার হিসাব ভুল থাকবে।

একই নিয়ম দোকানের নগদের হিসাবের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য, এবং যুক্তিটিও একদম একই: দেখুন ক্লাউড POS-এ ক্যাশ ড্রয়ার ম্যানেজমেন্ট: কাউন্ট, ফ্লোট এবং রিকনসিলিয়েশন। আর যদি এই শব্দগুলোর অর্ধেকই আপনার কাছে নতুন মনে হয়, তবে ৩০টি POS টার্ম যা প্রতিটি নতুন ব্যবসায়ীর জানা উচিত দিয়ে শুরু করুন।