Κυκλικές Καταμετρήσεις έναντι Ετήσιας Απογραφής: Ένας Καλύτερος Τρόπος

Οι κυκλικές καταμετρήσεις είναι προτιμότερες από την ετήσια απογραφή σχεδόν για κάθε κατάστημα λιανικής. Αντί να κλείνετε το κατάστημα μία φορά το χρόνο για να καταμετρήσετε τα πάντα, καταμετράτε ένα μικρό μέρος του καταλόγου σας βάσει ενός επαναλαμβανόμενου προγράμματος: ένα ράφι σήμερα, μια κατηγορία την επόμενη εβδομάδα. Τα αρχεία σας παραμένουν κοντά στην πραγματικότητα όλο το χρόνο, τα σφάλματα εμφανίζονται όσο είναι ακόμα εξηγήσιμα και κανείς δεν περνάει ένα σαββατοκύριακο του Ιανουαρίου στην αποθήκη με ένα ντοσιέ.

Η ετήσια καταμέτρηση δεν είναι άχρηστη. Κάνει μια δουλειά (έναν ετήσιο έλεγχο) ενώ προσποιείται ότι κάνει μια άλλη (διατήρηση των σωστών αριθμών αποθέματος). Αυτές είναι διαφορετικές εργασίες και η κυκλική καταμέτρηση έχει σχεδιαστεί για τη δεύτερη.

Γιατί η ετήσια απογραφή δεν είναι αρκετή;

Επειδή επαληθεύει τα αρχεία σας μία φορά και μετά τα αφήνει να υποβαθμίζονται για τις υπόλοιπες 364 ημέρες. Τα αρχεία αποθέματος αποκλίνουν συνεχώς: ένα σφάλμα παραλαβής εδώ, μια λανθασμένη σάρωση στο ταμείο εκεί, κατεστραμμένα εμπορεύματα που δεν καταγράφηκαν ποτέ, κλοπή. Μια μελέτη του Management Science που εξέτασε σχεδόν 370.000 αρχεία αποθεμάτων σε 37 καταστήματα ενός μόνο λιανοπωλητή διαπίστωσε ότι το 65% από αυτά ήταν ανακριβή¹. Τα αρχεία δεν παραμένουν σωστά από μόνα τους.

Η ετήσια απογραφή συνεπάγεται επίσης πραγματικό κόστος. Κλείνετε το κατάστημα ή πληρώνετε υπερωρίες. Πιέζετε χιλιάδες SKU (μοναδικούς κωδικούς προϊόντων) σε μια βιαστική καταμέτρηση σε μία ή δύο ημέρες. Και μια τόσο μεγάλη καταμέτρηση, που γίνεται τόσο γρήγορα από τόσο κουρασμένους ανθρώπους, εισάγει τα δικά της σφάλματα. Το επόμενο πρωί, η απόκλιση ξεκινά ξανά και αυτοί οι αριθμοί δεν θα ελεγχθούν για έναν ακόμα χρόνο.

Πώς λειτουργούν οι κυκλικές καταμετρήσεις;

Μια κυκλική καταμέτρηση είναι μια σύντομη, προγραμματισμένη καταμέτρηση ενός μέρους του αποθέματός σας, η οποία διασταυρώνεται με αυτό που αναφέρει το σύστημά σας ότι θα έπρεπε να υπάρχει. Τα περισσότερα καταστήματα χρησιμοποιούν τη μέθοδο ABC:

• Προϊόντα A: προϊόντα με τις υψηλότερες πωλήσεις και υψηλή αξία, περίπου το 20% του καταλόγου σας που αποφέρει το μεγαλύτερο μέρος των εσόδων σας. Καταμετρώνται μηνιαίως.

• Προϊόντα B: το μεσαίο τμήμα του καταλόγου. Καταμετρώνται ανά τρίμηνο.

• Προϊόντα C: προϊόντα χαμηλής ζήτησης. Καταμετρώνται μία ή δύο φορές το χρόνο.

Μια μεμονωμένη συνεδρία διαρκεί 15 έως 30 λεπτά κατά τη διάρκεια μιας ήρεμης ώρας. Χωρίς κλείσιμο καταστήματος, χωρίς υπερωρίες, χωρίς ολονύχτια εργασία.

Το πραγματικό όφελος είναι η διάγνωση, όχι μόνο η διόρθωση. Η ετήσια απογραφή σάς ενημερώνει ότι λείπει απόθεμα κάποια στιγμή μέσα στον περασμένο χρόνο, κάτι που αποτελεί μυστήριο. Η μηνιαία καταμέτρηση στην ίδια κατηγορία το περιορίζει στις τελευταίες εβδομάδες, κάτι που αποτελεί επιλύσιμο πρόβλημα διαδικασίας: ένας προμηθευτής που παραδίδει ελλιπείς κιβώτια, ένα βήμα παραλαβής που παραλείπεται ή η απώλεια αποθέματος (αποθέματα που χάνονται λόγω κλοπής, ζημιάς και διοικητικών λαθών). Η απώλεια αποθέματος κόστισε στους λιανοπωλητές των ΗΠΑ 112,1 δισεκατομμύρια δολάρια το 2022, περίπου το 1,6% των πωλήσεων, σύμφωνα με την πιο πρόσφατη έρευνα ασφαλείας της National Retail Federation². Η τακτική καταμέτρηση είναι ο τρόπος με τον οποίο ένα μικρό κατάστημα εντοπίζει το δικό του μερίδιο σε αυτό όσο τα ίχνη είναι ακόμη νωπά.

Χρειάζεστε ακόμα μια φυσική απογραφή στο τέλος του έτους;

Μερικές φορές, ναι. Ο λογιστής σας ενδέχεται να απαιτεί πλήρη φυσική απογραφή για τις οικονομικές καταστάσεις τέλους έτους, ενώ ορισμένοι δανειστές και ασφαλιστές ζητούν επίσης μία. Η κυκλική καταμέτρηση δεν καταργεί αυτόματα αυτήν την υποχρέωση.

Αυτό που αλλάζει είναι ο χαρακτήρας της καταμέτρησης. Όταν τα αρχεία έχουν ελεγχθεί όλο το χρόνο, η απογραφή τέλους έτους παύει να είναι μια ερευνητική εργασία και γίνεται τυπική διαδικασία: λιγότερες εκπλήξεις, ταχύτερη συμφωνία υπόλοιπων (αντιστοίχιση του καταμετρημένου αποθέματος με τα βιβλία σας) και καμία βιασύνη για την αιτιολόγηση συσσωρευμένων αποκλίσεων δώδεκα μηνών. Ορισμένοι λογιστές αποδέχονται ένα τεκμηριωμένο πρόγραμμα κυκλικών καταμετρήσεων αντί για πλήρη απογραφή. Ρωτήστε τον δικό σας· μην το θεωρείτε δεδομένο.

Πώς να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα κυκλικών καταμετρήσεων;

1. Κατατάξτε τον κατάλογό σας. Εξαγάγετε μια αναφορά πωλήσεων, ταξινομήστε ανά έσοδα και ταχύτητα πωλήσεων και χωρίστε τα προϊόντα σε κατηγορίες A, B και C.

2. Βάλτε τις καταμετρήσεις στο ημερολόγιο. Δευτέρα, 8:30 π.μ., μία κατηγορία A. Η συνέπεια νικά την φιλοδοξία· μια μικρή καταμέτρηση που γίνεται πάντα υπερέχει μιας μεγάλης που παραλείπεται.

3. Κάντε τυφλή καταμέτρηση. Το άτομο που καταμετρά δεν πρέπει να βλέπει πρώτα τον αριθμό του συστήματος. Η γνώση της "σωστής" απάντησης ωθεί τους ανθρώπους να την επιβεβαιώσουν.

4. Διερευνήστε τις αποκλίσεις την ίδια ημέρα, όσο οι αποδείξεις, οι παραδόσεις και οι μνήμες είναι ακόμα νωπές.

5. Παρακολουθήστε το ποσοστό ακρίβειας: τα σωστά αρχεία διαιρεμένα με τα αρχεία που καταμετρήθηκαν. Αυτός ο ένας αριθμός σάς δείχνει αν το πρόγραμμα λειτουργεί.

Τίποτα από αυτά δεν λειτουργεί εάν ο αριθμός με τον οποίο συγκρίνετε είναι παρωχημένος. Η ποσότητα συστήματος πρέπει να ενημερώνεται με κάθε πώληση, επιστροφή χρημάτων και παράδοση, ακριβώς όπως κάνει ένα POS με παρακολούθηση αποθέματος σε πραγματικό χρόνο· το Από το χάος του αποθέματος στον έλεγχο με τη διαχείριση αποθεμάτων POS καλύπτει πώς μοιάζει αυτό στην πράξη. Στο Final POS, το διαθέσιμο απόθεμα παρακολουθείται ανά κατάστημα στο Merchant Hub, επομένως η καταμέτρηση στο ράφι συγκρίνεται με έναν ζωντανό αριθμό αντί για μια εξαγωγή της προηγούμενης εβδομάδας (η ενεργοποίηση της παρακολούθησης αποθέματος είναι ένας διακόπτης όταν προσθέτετε ένα προϊόν).

Λοιπόν, κυκλικές καταμετρήσεις ή ετήσια απογραφή;

Κυκλικές καταμετρήσεις, με φυσική απογραφή τέλους έτους μόνο εάν το απαιτούν τα βιβλία σας. Η συνεχή καταμέτρηση σε μικρές ποσότητες διατηρεί τα αρχεία ακριβή, εντοπίζει τις απώλειες αποθέματος όσο είναι ακόμα ανιχνεύσιμες και κοστίζει λίγα λεπτά την εβδομάδα αντί για ένα χαμένο σαββατοκύριακο. Ο γενικός κανόνας: αν καταμετράτε μόνο μία φορά το χρόνο, οι αριθμοί σας είναι λανθασμένοι για το μεγαλύτερο μέρος του.

Η ίδια πειθαρχία ισχύει και για το ταμειακό σκέλος του καταστήματος, και η λογική είναι πανομοιότυπη: δείτε τη Διαχείριση συρταριού ταμείου σε ένα Cloud POS: Καταμετρήσεις, αποθεματικά και συμφωνία. Και αν οι μισοί από αυτούς τους όρους είναι νέοι για εσάς, ξεκινήστε με τους 30 όρους POS που πρέπει να γνωρίζει κάθε νέος έμπορος.