Циклічна інвентаризація чи щорічна: кращий підхід

Циклічна інвентаризація є набагато ефективнішою за щорічну майже для кожного роздрібного магазину. Замість того щоб закривати магазин раз на рік для повного переобліку, ви рахуєте невелику частину асортименту за регулярним розкладом: полицю сьогодні, категорію наступного тижня. Ваші дані відповідають реальності протягом усього року, помилки виявляються тоді, коли їх ще можна пояснити, і ніхто не проводить січневі вихідні на складі з планшетом або паперами.

Щорічна інвентаризація не є повністю марною. Вона виконує одну задачу (річний аудит), роблячи вигляд, що виконує іншу (підтримання точного обліку товарів). Це дві різні задачі, і саме циклічна інвентаризація створена для другої.

Чому щорічна інвентаризація не справляється зі своїм завданням?

Тому що вона перевіряє ваші дані лише один раз, а в інші 364 дні дає їм поступово виходити з-під контролю. Облік товарів постійно розходиться з реальністю: помилка при прийманні тут, незарахований сканером товар на касі там, несписані пошкоджені товари, крадіжки. Дослідження видання Management Science, у межах якого було вивчено майже 370 000 записів обліку в 37 магазинах однієї мережі, виявило, що 65 відсотків із них були неточними¹. Облікові дані не залишаються точними самі по собі.

Щорічний переоблік також вимагає реальних витрат. Ви закриваєте магазин або оплачуєте понаднормові години. Ви намагаєтеся в поспіху перерахувати тисячі SKU (унікальних товарних позицій) за день-два. І такий масштабний рахунок, проведений так швидко і такою кількістю втомлених людей, сам по собі створює нові помилки. Наступного ранку розходження починаються знову, і ці цифри не перевірятимуться ще цілий рік.

Як працює циклічна інвентаризація?

Циклічна інвентаризація — це короткий плановий переоблік однієї частини ваших товарів, який зіставляється з даними у вашій системі. Більшість магазинів використовують метод ABC:

• Товари категорії A: лідери продажу та найдорожчі товари, які становлять приблизно 20 відсотків вашого асортименту й приносять більшість доходу. Перераховуються щомісяця.

• Товари категорії B: середня частина асортименту. Перераховуються щокварталу.

• Товари категорії C: товари з низьким оборотом. Перераховуються один або два рази на рік.

Один сеанс триває від 15 до 30 хвилин у найменш завантажені години. Без закриття магазину, без понаднормових і без нічних змін.

Справжня користь полягає в діагностиці, а не лише у виправленні цифр. Щорічний переоблік показує, що товар зник десь протягом останнього року, і це загадка. Щомісячний переоблік тієї ж категорії звужує часові рамки до кількох останніх тижнів, а це вже конкретна проблема процесу, яку можна вирішити: недопоставка від постачальника, пропущений крок під час приймання або нестача (товари, втрачені через крадіжки, пошкодження чи адміністративні помилки). За даними останнього дослідження безпеки Національної федерації роздрібної торгівлі США (NRF), нестача коштувала американським ритейлерам $112,1 млрд у 2022 році, що становить близько 1,6% продажів². Регулярний переоблік — це спосіб для невеликого магазину вчасно виявити такі втрати, поки сліди ще свіжі.

Чи все ще потрібна фізична інвентаризація наприкінці року?

Іноді так. Ваш бухгалтер може вимагати повної фізичної інвентаризації для річної фінансової звітності, а також цього можуть вимагати деякі кредитори та страховики. Циклічна інвентаризація не скасовує це зобов'язання автоматично.

Але вона повністю змінює характер цього переобліку. Коли дані перевірялися протягом усього року, підсумкова інвентаризація перестає бути розслідуванням і стає формальністю: менше несподіванок, швидша звірка (зіставлення фактичних залишків із бухобліком) і відсутність гарячкових спроб пояснити накопичені за дванадцять місяців розходження. Деякі бухгалтери приймають задокументовану програму циклічної інвентаризації замість повного переобліку. Уточніть у свого бухгалтера — не варто робити передчасних висновків.

Як налаштувати програму циклічної інвентаризації?

1. Класифікуйте свій асортимент. Сформуйте звіт із продажів, відсортуйте товари за виручкою та швидкістю реалізації й розділіть їх на категорії A, B та C.

2. Додайте переобліки до календаря. Понеділок, 8:30 ранку — одна категорія A. Системність важливіша за масштаб: регулярний малий переоблік набагато кращий за великий, який постійно відкладають.

3. Рахуйте «насліпо». Особа, яка проводитиме переоблік, не повинна заздалегідь бачити системну кількість. Знання «правильної» цифри несвідомо підштовхує підганяти результати.

4. З'ясовуйте причини розходжень того ж дня, поки накладні, поставки та спогади ще свіжі.

5. Відстежуйте рівень точності: кількість точних записів, поділена на кількість перевірених. Цей єдиний показник покаже, чи працює ваша програма.

Усе це не матиме сенсу, якщо цифри в системі застаріли. Системна кількість має змінюватися з кожним продажем, поверненням та поставкою — саме це забезпечує POS із відстеженням залишків у реальному часі. У статті Від хаосу до контролю: управління товарними запасами за допомогою POS детально описано, як це працює на практиці. У Final POS наявні запаси відстежуються для кожної торгової точки в Merchant Hub, тому переоблік на полиці звіряється з актуальними даними, а не з експортом минулого тижня (увімкнення відстеження залишків виконується одним перемикачем під час додавання товару).

Тож циклічна чи щорічна інвентаризація?

Циклічна інвентаризація, з підсумковим переобліком наприкінці року лише у разі вимог вашого бухобліку. Постійний переоблік невеликими частинами підтримує точність даних, допомагає виявити нестачу, поки її ще можна відстежити, і займає лише кілька хвилин на тиждень замість утрачених вихідних. Золоте правило: якщо ви рахуєте лише раз на рік, більшість часу ваші цифри є помилковими.

Така ж дисципліна застосовується і до роботи з готівкою в магазині, де логіка абсолютно ідентична: див. Управління грошовою скринькою в хмарній POS: переоблік, розмінна монета та звірка. А якщо половина цих термінів для вас нові, почніть зі статті 30 POS-термінів, які варто знати кожному новому продавцю.