Cyclisch tellen vs. jaarlijkse inventarisatie: een betere aanpak

Cyclisch tellen werkt beter dan een jaarlijkse inventarisatie voor vrijwel elke winkel. In plaats van één keer per jaar de winkel te sluiten om alles te tellen, tel je volgens een vast schema steeds een klein deel van je assortiment: vandaag een schap, volgende week een categorie. Zo blijven je gegevens het hele jaar nauwkeurig, komen fouten aan het licht zolang ze nog verklaard kunnen worden en hoeft niemand een weekend in januari in het magazijn door te brengen met een klembord.

De jaarlijkse inventarisatie is niet nutteloos. Het vervult één taak (een jaarlijkse audit) terwijl het doet alsof het een andere taak uitvoert (je voorraadcijfers correct houden). Dat zijn twee verschillende zaken, en cyclisch tellen is precies voor die tweede taak ontworpen.

Waarom schiet een jaarlijkse inventarisatie tekort?

Omdat het je gegevens één keer verifieert en ze de overige 364 dagen laat afwijken. Voorraadgegevens veranderen voortdurend: hier een fout bij de goederenontvangst, daar een verkeerd gescand artikel bij de kassa, beschadigde producten die niemand heeft geregistreerd, diefstal. Uit een onderzoek van Management Science waarin bijna 370.000 voorraadgegevens in 37 winkels van één winkelketen werden onderzocht, bleek dat 65 procent ervan niet klopte¹. Voorraadgegevens blijven niet vanzelf correct.

Een jaarlijkse telling brengt daarnaast aanzienlijke kosten met zich mee. Je moet de winkel sluiten of overuren uitbetalen. Duizenden SKU's (unieke productcodes) worden er in één of twee dagen gehaast doorheen gejaagd. En een telling van die omvang, zo snel uitgevoerd door zo veel vermoeide mensen, veroorzaakt weer nieuwe fouten. De volgende ochtend begint de afwijking opnieuw en worden die cijfers een heel jaar niet meer gecontroleerd.

Hoe werkt cyclisch tellen?

Een cyclustelling is een korte, geplande telling van een deel van je voorraad, die wordt vergeleken met wat volgens je systeem aanwezig zou moeten zijn. De meeste winkels gebruiken de ABC-methode:

• A-artikelen: bestsellers en waardevolle producten, ongeveer de 20 procent van je assortiment die het grootste deel van je omzet genereert. Maandelijks tellen.

• B-artikelen: de middenmoot van het assortiment. Elk kwartaal tellen.

• C-artikelen: langzaam lopende producten. Eén of twee keer per jaar tellen.

Eén tellingssessie duurt 15 tot 30 minuten op een rustig moment. Geen sluiting van de winkel, geen overuren, geen nachtwerk.

De echte winst zit in de diagnose, niet alleen in de correctie. Een jaarlijkse telling laat zien dat er ergens in het afgelopen jaar voorraad is verdwenen, wat een raadsel blijft. Een maandelijkse telling van dezelfde categorie verkleint dat tot de afgelopen weken, wat een oplosbaar procesprobleem is: een leverancier die te weinig dozen levert, een overgeslagen stap bij ontvangst, of derving (voorraadverlies door diefstal, schade en administratieve fouten). Derving kostte Amerikaanse detailhandelaren 112,1 miljard dollar in 2022, ongeveer 1,6 procent van de omzet, volgens het meest recente veiligheidsonderzoek van de National Retail Federation². Door frequent te tellen spoor je als kleine winkelier jouw deel hiervan op zolang het spoor nog warm is.

Is een fysieke telling aan het einde van het jaar nog steeds nodig?

Soms wel. Je boekhouder of accountant kan een volledige fysieke telling eisen voor de jaarrekening, en sommige kredietverstrekkers en verzekeraars vragen er ook om. Cyclisch tellen neemt die verplichting niet automatisch weg.

Wat wel verandert, is het karakter van de telling. Wanneer de gegevens het hele jaar door zijn gecontroleerd, is de eindejaarstelling geen forensisch onderzoek meer, maar een formaliteit: minder verrassingen, snellere reconciliatie (het afstemmen van de getelde voorraad op de boekhouding) en geen gehaast om twaalf maanden aan opgestapelde verschillen te verklaren. Sommige accountants accepteren een gedocumenteerd programma voor cyclisch tellen in plaats van een volledige telling. Vraag het aan jouw accountant of boekhouder; ga er niet zomaar van uit.

Hoe zet je een programma voor cyclisch tellen op?

1. Rank je assortiment. Draai een verkooprapport uit, sorteer op omzet en omloopsnelheid en verdeel producten in A-, B- en C-categorieën.

2. Plan de tellingen in de agenda. Maandag om 08:30 uur, één A-categorie. Consistentie is belangrijker dan ambitie; een kleine telling die altijd plaatsvindt levert meer op dan een grote telling die wordt overgeslagen.

3. Tel blind. Degene die telt, moet het systeemaantal niet van tevoren zien. Kennis van het "juiste" aantal stimuleert mensen onbewust om dat getal op te zoeken.

4. Onderzoek verschillen nog dezelfde dag, wanneer bonnen, leveringen en herinneringen nog vers zijn.

5. Houd je nauwkeurigheidspercentage bij: het aantal correcte gegevens gedeeld door het totaal getelde gegevens. Dat ene getal vertelt je of het programma werkt.

Dit werkt allemaal niet als het aantal waarmee je vergelijkt verouderd is. Het systeemaantal moet veranderen bij elke verkoop, terugbetaling en levering, wat precies is wat een POS met realtime voorraadtracking doet; Van voorraadchaos naar controle met POS-voorraadbeheer legt uit hoe dat er in de praktijk uitziet. In Final POS wordt de actuele voorraad per vestiging bijgehouden in de Merchant Hub, zodat een schaptelling wordt vergeleken met een live aantal in plaats van een export van vorige week (het inschakelen van voorraadtracking is één schakelaar wanneer je een product toevoegt).

Dus: cyclisch tellen of een jaarlijkse inventarisatie?

Kies voor cyclisch tellen, met alleen een fysieke telling aan het einde van het jaar als je boekhouding dat vereist. Door doorlopend kleine beetjes te tellen, blijven de gegevens nauwkeurig, spoor je derving op terwijl deze nog herleidbaar is en kost het je een paar minuten per week in plaats van een verloren weekend. De vuistregel: als je maar één keer per jaar telt, kloppen je cijfers het grootste deel van het jaar niet.

Zelfde discipline geldt voor het contante geld in de winkel, en de logica is identiek: zie Kassaladebeheer in een Cloud POS: tellingen, wisselgeld en reconciliatie. En als de helft van deze termen nieuw voor je is, begin dan met 30 POS-termen die elke nieuwe ondernemer moet kennen.