Cyklické inventury vs. roční inventura: Lepší způsob

Cyklické inventury překonávají roční inventuru téměř u každého maloobchodního prodejce. Místo abyste jednou za rok zavřeli prodejnu a spočítali všechno, počítáte malou část svého katalogu v opakujícím se plánu: dnes regál, příští týden kategorii. Vaše záznamy zůstávají blízko realitě po celý rok, chyby se vyplaví na povrch, dokud jsou ještě vysvětlitelné, a nikdo netráví lednový víkend ve skladu s podložkou na psaní.

Roční inventura není zbytečná. Dělá jednu práci (roční audit) a přitom se tváří, že dělá jinou (udržování správných stavů zásob). To jsou dvě různé úlohy a cyklické inventury jsou stvořeny pro tu druhou.

Proč roční inventura nestačí?

Protože prověří vaše záznamy jednou a pak je nechá zbylých 364 dní chátrat. Záznamy o zásobách se neustále odchylují: chyba při příjmu zboží zde, špatné naskenování u pokladny tam, nezaznamenané poškozené zboží, krádeže. Studie časopisu Management Science, která zkoumala téměř 370 000 záznamů o zásobách napříč 37 prodejnami jediného maloobchodníka, zjistila, že 65 procent z nich bylo nepřesných¹. Záznamy samy o sobě přesné nezůstanou.

Roční inventura také přináší reálné náklady. Zavřete prodejnu nebo platíte nadčasy. Proženete tisíce SKU (unikátních kódů produktů) zrychleným počítáním během dne nebo dvou. A takto velká inventura, provedená tak rychle a takovým množstvím unavených lidí, přináší své vlastní chyby. Následující ráno začíná odchylka znovu a tato čísla se nebudou kontrolovat další rok.

Jak cyklické inventury fungují?

Cyklická inventura je krátké, plánované spočítání jedné části vašich zásob, které se porovná s tím, co podle vašeho systému má být na skladě. Většina obchodů používá metodu ABC:

• Položky A: nejprodávanější a nejhodnotnější produkty, přibližně 20 procent vašeho katalogu, které tvoří většinu vašich tržeb. Počítejte měsíčně.

• Položky B: střed katalogu. Počítejte čtvrtletně.

• Položky C: pomalu se prodávající zboží. Počítejte jednou až dvakrát za rok.

Jedna relace zabere 15 až 30 minut během klidnější hodiny. Žádné zavírání prodejny, žádné nadčasy, žádné probdělé noci.

Skutečným přínosem je diagnostika, ne jen oprava. Roční inventura vám řekne, že zboží zmizelo někdy během uplynulého roku, což je záhada. Měsíční inventura v téže kategorii to zúží na posledních několik týdnů, což je řešitelný procesní problém: dodavatel, kterému chybí balení, vynechaný krok při příjmu zboží nebo manko/ztráty (zásoby ztracené krádeží, poškozením a administrativní chybou). Ztráty stály americké maloobchodníky v roce 2022 celkem 112,1 miliardy dolarů, což je asi 1,6 procenta tržeb, podle nejnovějšího bezpečnostního průzkumu National Retail Federation². Časté počítání je způsob, jakým malý obchod odhalí svůj podíl na těchto ztrátách, dokud je stopa ještě čerstvá.

Potřebujete i tak roční fyzickou inventuru?

Někdy ano. Váš účetní může vyžadovat kompletní fyzickou inventuru pro roční účetní závěrku a někteří věřitelé nebo pojišťovny ji vyžadují také. Cyklické inventury tuto povinnost automaticky neruší.

Co se však mění, je povaha této inventury. Když jsou záznamy kontrolovány po celý rok, roční inventura přestává být detektivním projektem a stává se formalitou: méně překvapení, rychlejší odsouhlasení (spárování spočítaných zásob s účetnictvím) a žádné zmatené vysvětlování dvanácti měsíců nahromaděných rozdílů. Někteří účetní akceptují dokumentovaný program cyklických inventur namísto plné inventury. Zeptejte se toho svého; nepředpokládejte to automaticky.

Jak nastavit program cyklických inventur?

1. Seřaďte svůj katalog. Vygenerujte přehled prodejů, seřaďte produkty podle tržeb a rychlosti prodeje a rozdělte je do kategorií A, B a C.

2. Dejte inventury do kalendáře. Pondělí, 8:30, jedna kategorie A. Pravidelnost je důležitější než ambice; malá inventura, která proběhne vždy, je lepší než velká, která se vynechá.

3. Počítejte „naslepo“. Osoba, která počítá, by neměla předem vidět systémové číslo. Znalost „správné“ odpovědi lidi podvědomě vede k tomu, aby ji našli.

4. Vyšetřujte rozdíly ještě týž den, dokud jsou účtenky, dodávky a vzpomínky čerstvé.

5. Sledujte míru přesnosti: počet správných záznamů vydělený počtem spočítaných záznamů. Toto jediné číslo vám řekne, zda program funguje.

Nic z toho nefunguje, pokud je číslo, podle kterého kontrolujete, zastaralé. Systémové množství se musí měnit s každým prodejem, vrácením a dodávkou, což je přesně to, co dělá POS se sledováním zásob v reálném čase; článek Od chaosu v zásobách ke kontrole s řízením zásob v POS popisuje, jak to vypadá v praxi. V systému Final POS se stav zásob na skladě sleduje pro každou prodejnu zvlášť v Merchant Hubu, takže inventura regálu se kontroluje podle aktuálního živého čísla a ne podle exportu z minulého týdne (zapnutí sledování zásob je otázkou jednoho přepínače při přidání produktu).

Takže: cyklické inventury, nebo roční inventura?

Cyklické inventury, s roční fyzickou inventurou pouze v případě, že to vyžaduje vaše účetnictví. Průběžné počítání po malých částech udržuje záznamy přesné, odhalí ztráty, dokud jsou ještě dohledatelné, a stojí pár minut týdně místo ztraceného víkendu. Zlaté pravidlo: pokud počítáte pouze jednou za rok, vaše čísla jsou po většinu roku nesprávná.

Stejná disciplína platí pro hotovostní stránku obchodu a logika je totožná: viz Správa pokladní zásuvky v cloudovém POS: Počítání, pokladní hotovost a odsouhlasení. A pokud je pro vás polovina těchto pojmů nová, začněte článkem 30 pojmů z oblasti POS, které by měl znát každý nový obchodník.