Kiểm kê định kỳ so với Kiểm kê hàng năm: Giải pháp tốt hơn

Kiểm kê định kỳ vượt trội hơn so với kiểm kê hàng năm đối với hầu hết mọi cửa hàng bán lẻ. Thay vì đóng cửa cửa hàng mỗi năm một lần để kiểm kê toàn bộ, bạn chỉ cần kiểm kê một phần nhỏ trong danh mục sản phẩm theo lịch trình lặp lại: hôm nay một kệ hàng, tuần sau một danh mục. Dữ liệu của bạn luôn sát với thực tế suốt cả năm, các sai sót được phát hiện khi vẫn còn có thể giải trình, và không ai phải dành cả cuối tuần tháng Giêng trong kho hàng với bảng kẹp giấy.

Kiểm kê hàng năm không hẳn là vô ích. Nó đảm nhận một nhiệm vụ (kiểm toán hàng năm) trong khi cố đóng vai trò của một nhiệm vụ khác (giữ cho số liệu tồn kho chính xác). Đó là hai công việc hoàn toàn khác nhau, và kiểm kê định kỳ được thiết kế cho công việc thứ hai.

Tại sao kiểm kê hàng năm lại chưa hiệu quả?

Bởi vì nó chỉ xác minh dữ liệu của bạn một lần, sau đó để mặc cho sai lệch trong 364 ngày còn lại. Dữ liệu tồn kho liên tục bị lệch: lỗi nhập hàng ở khâu này, quét sai lúc thanh toán ở khâu khác, hàng hỏng không ai ghi nhận, hoặc mất trộm. Một nghiên cứu của Management Science kiểm tra gần 370.000 bản ghi tồn kho tại 37 cửa hàng của một nhà bán lẻ đã cho thấy 65% trong số đó bị sai lệch¹. Số liệu không thể tự giữ đúng.

Kiểm kê hàng năm cũng tiêu tốn chi phí thực tế. Bạn phải đóng cửa cửa hàng hoặc trả lương làm thêm giờ. Bạn phải ép hàng nghìn SKU (mã sản phẩm duy nhất) qua một đợt kiểm kê vội vã trong một hoặc hai ngày. Và một đợt kiểm kê lớn như vậy, được thực hiện quá nhanh bởi vô số người mệt mỏi, sẽ tự phát sinh lỗi. Sáng hôm sau, sự sai lệch lại bắt đầu, và các số liệu đó sẽ không được kiểm tra lại trong suốt một năm nữa.

Kiểm kê định kỳ hoạt động như thế nào?

Kiểm kê định kỳ là việc kiểm đếm nhanh, có lịch trình đối với một phần kho hàng của bạn, được đối soát với số lượng ghi nhận trên hệ thống. Hầu hết các cửa hàng đều áp dụng phương pháp ABC:

• Mặt hàng A: sản phẩm bán chạy nhất và có giá trị cao, chiếm khoảng 20% danh mục sản phẩm mang lại phần lớn doanh thu. Kiểm kê hàng tháng.

• Mặt hàng B: nhóm sản phẩm ở mức trung bình. Kiểm kê hàng quý.

• Mặt hàng C: sản phẩm bán chậm. Kiểm kê một hoặc hai lần một năm.

Mỗi đợt kiểm kê chỉ mất từ 15 đến 30 phút vào giờ vắng khách. Không cần đóng cửa, không tốn tiền làm thêm giờ, không phải thức trắng đêm.

Lợi ích thực sự nằm ở việc chẩn đoán nguyên nhân chứ không chỉ là điều chỉnh số liệu. Kiểm kê hàng năm cho bạn biết hàng hóa bị thất thoát vào thời điểm nào đó trong năm qua, vốn là một ẩn số. Kiểm kê hàng tháng cho cùng một danh mục sẽ khoanh vùng thời gian trong vài tuần qua, giúp xác định vấn đề quy trình có thể khắc phục: nhà cung cấp giao thiếu thùng hàng, bỏ qua bước nhập kho, hoặc hao hụt tồn kho (thất thoát do trộm cắp, hư hỏng và lỗi quản lý). Theo khảo sát an ninh mới nhất của Liên đoàn Bán lẻ Quốc gia Mỹ, hao hụt tồn kho đã khiến các nhà bán lẻ Mỹ thiệt hại 112,1 tỷ USD vào năm 2022, chiếm khoảng 1,6% doanh số². Kiểm kê thường xuyên là cách cửa hàng nhỏ phát hiện phần thất thoát của mình khi dấu vết vẫn còn mới.

Bạn có còn cần kiểm kê thực tế vào cuối năm không?

Đôi khi là có. Kế toán của bạn có thể yêu cầu kiểm kê thực tế toàn bộ cho báo cáo tài chính cuối năm, và một số đơn vị cho vay hoặc bảo hiểm cũng yêu cầu điều này. Kiểm kê định kỳ không tự động loại bỏ nghĩa vụ đó.

Điều nó thay đổi chính là bản chất của đợt kiểm kê. Khi dữ liệu đã được kiểm tra suốt cả năm, đợt kiểm kê cuối năm không còn là một cuộc "điều tra dấu vết" mà trở thành một thủ tục mang tính hình thức: ít bất ngờ hơn, đối soát nhanh hơn (khớp số lượng kiểm kê với sổ sách) và không phải vật lộn giải trình cho 12 tháng sai lệch tích tụ. Một số kế toán chấp nhận chương trình kiểm kê định kỳ có hồ sơ rõ ràng thay cho kiểm kê toàn bộ. Hãy hỏi kế toán của bạn; đừng tự giả định.

Làm thế nào để thiết lập chương trình kiểm kê định kỳ?

1. Phân loại danh mục sản phẩm. Xuất báo cáo bán hàng, sắp xếp theo doanh thu cùng tốc độ bán, rồi chia sản phẩm thành các nhóm A, B và C.

2. Đặt lịch kiểm kê cố định. Thứ Hai, 8:30 sáng, một danh mục nhóm A. Sự kiên trì quan trọng hơn quy mô lớn; một đợt kiểm kê nhỏ được duy trì đều đặn sẽ tốt hơn một đợt kiểm kê lớn nhưng hay bị bỏ qua.

3. Kiểm kê mù. Người kiểm kê không nên xem trước số liệu trên hệ thống. Biết trước đáp án "đúng" sẽ khiến người ta có xu hướng tìm cho bằng được con số đó.

4. Điều tra sự chênh lệch ngay trong ngày, khi hóa đơn, đơn giao hàng và trí nhớ vẫn còn mới nguyên.

5. Theo dõi tỷ lệ chính xác: số bản ghi đúng chia cho tổng số bản ghi được kiểm kê. Con số duy nhất này sẽ cho bạn biết chương trình có đang hiệu quả hay không.

Không điều nào ở trên có hiệu quả nếu con số bạn dùng để đối soát đã cũ. Số lượng trên hệ thống phải cập nhật theo từng giao dịch bán hàng, hoàn tiền và nhập hàng—đây chính xác là những gì một POS hỗ trợ theo dõi kho theo thời gian thực có thể làm; bài viết Từ hỗn loạn đến kiểm soát kho hàng với Quản lý kho POS giải thích chi tiết cách thức hoạt động trong thực tế. Trong Final POS, lượng hàng tồn thực tế được theo dõi theo từng cửa hàng trong Merchant Hub, vì vậy việc kiểm kê trên kệ sẽ đối soát với số liệu trực tiếp thay vì bản xuất dữ liệu từ tuần trước (bật tính năng theo dõi tồn kho chỉ bằng một nút bật khi bạn thêm sản phẩm).

Vậy nên chọn kiểm kê định kỳ hay kiểm kê hàng năm?

Hãy chọn kiểm kê định kỳ, và chỉ thực hiện kiểm kê thực tế cuối năm nếu sổ sách kế toán của bạn bắt buộc. Kiểm kê từng chút một một cách liên tục giúp dữ liệu luôn chính xác, phát hiện thất thoát khi vẫn còn có thể truy vết, và chỉ tốn vài phút mỗi tuần thay vì lãng phí cả ngày cuối tuần. Quy tắc cốt lõi: nếu bạn chỉ kiểm kê mỗi năm một lần, số liệu của bạn sẽ bị sai trong phần lớn thời gian.

Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho việc quản lý tiền mặt tại cửa hàng với logic hoàn toàn giống nhau: xem Quản lý ngăn kéo đựng tiền trong Cloud POS: Kiểm đếm, Tiền thối và Đối soát. Và nếu một nửa số thuật ngữ này còn mới mẻ với bạn, hãy bắt đầu với 30 thuật ngữ POS mọi nhà bán lẻ mới nên biết.