Cycle Count vs Inventaris Tahunan: Cara yang Lebih Baik

Cycle count mengungguli perhitungan inventaris tahunan untuk hampir setiap toko ritel. Daripada menutup toko sekali setahun untuk menghitung semuanya, Anda menghitung sebagian kecil dari katalog Anda sesuai jadwal berulang: satu rak hari ini, satu kategori minggu depan. Catatan Anda tetap mendekati kenyataan sepanjang tahun, kesalahan terdeteksi selagi masih bisa dijelaskan, dan tidak ada yang perlu menghabiskan akhir pekan di bulan Januari di gudang dengan papan jalan.

Perhitungan tahunan bukan berarti tidak berguna. Metode ini melakukan satu pekerjaan (audit tahunan) sambil berpura-pura melakukan pekerjaan lain (menjaga angka stok Anda tetap akurat). Keduanya adalah pekerjaan yang berbeda, dan cycle count dirancang untuk pekerjaan yang kedua.

Mengapa perhitungan inventaris tahunan tidak maksimal?

Karena metode ini memverifikasi catatan Anda sekali, lalu membiarkannya memburuk selama 364 hari sisanya. Catatan inventaris terus mengalami penyimpangan: kesalahan penerimaan di satu bagian, kesalahan pemindaian saat checkout di bagian lain, barang rusak yang tidak dicatat, hingga pencurian. Sebuah studi Management Science yang memeriksa hampir 370.000 catatan inventaris di 37 toko dari satu pengecer menemukan 65 persen di antaranya tidak akurat¹. Catatan tidak akan tetap akurat dengan sendirinya.

Perhitungan tahunan juga membawa biaya nyata. Anda harus menutup toko atau membayar uang lembur. Anda memaksakan ribuan SKU (kode produk unik) dalam perhitungan yang terburu-buru selama satu atau dua hari. Dan perhitungan sebesar itu, yang dilakukan secepat itu, oleh begitu banyak orang yang lelah, akan menimbulkan kesalahannya sendiri. Keesokan paginya, penyimpangan dimulai lagi, dan angka-angka tersebut tidak akan diperiksa lagi selama satu tahun ke depan.

Bagaimana cara kerja cycle count?

Cycle count adalah perhitungan singkat dan terjadwal atas sebagian inventaris Anda, yang dicocokkan dengan jumlah yang tercatat di sistem Anda. Sebagian besar toko menggunakan metode ABC:

• Barang A: produk terlaris dan bernilai tinggi, sekitar 20 persen dari katalog Anda yang menyumbang sebagian besar pendapatan. Hitung setiap bulan.

• Barang B: produk tingkat menengah dalam katalog. Hitung setiap triwulan.

• Barang C: produk yang lambat terjual (slow-moving). Hitung sekali atau dua kali setahun.

Satu sesi hanya membutuhkan waktu 15 hingga 30 menit saat jam sepi. Tanpa penutupan toko, tanpa lembur, tanpa lembur semalaman.

Manfaat sebenarnya adalah diagnosis, bukan sekadar koreksi. Perhitungan tahunan memberi tahu Anda bahwa stok hilang di suatu waktu dalam setahun terakhir, yang menjadi sebuah misteri. Perhitungan bulanan pada kategori yang sama menyempitkannya ke beberapa minggu terakhir, yang merupakan masalah proses yang bisa diperbaiki: pemasok yang kurang mengoperkan dus, langkah penerimaan yang terlewati, atau penyusutan/shrinkage (inventaris yang hilang karena pencurian, kerusakan, dan kesalahan administrasi). Penyusutan menyebabkan kerugian pengecer AS sebesar $112,1 miliar pada tahun 2022, atau sekitar 1,6 persen dari penjualan, menurut survei keamanan terbaru dari National Retail Federation². Melakukan perhitungan secara berkala adalah cara toko kecil mendeteksi bagian kerugiannya selagi jejaknya masih baru.

Apakah Anda masih memerlukan perhitungan fisik akhir tahun?

Terkadang, ya. Akuntan Anda mungkin mewajibkan perhitungan fisik penuh untuk laporan keuangan akhir tahun, dan beberapa pemberi pinjaman serta perusahaan asuransi juga memintanya. Cycle count tidak secara otomatis menghapus kewajiban tersebut.

Yang diubahnya adalah sifat dari perhitungan tersebut. Ketika catatan telah diperiksa sepanjang tahun, perhitungan akhir tahun tidak lagi menjadi proyek forensik melainkan sekadar formalitas: lebih sedikit kejutan, rekonsiliasi yang lebih cepat (mencocokkan stok hasil hitungan dengan pembukuan Anda), dan tidak ada kepanikan untuk menjelaskan akumulasi selisih selama dua belas bulan. Beberapa akuntan menerima program cycle count yang terdokumentasi sebagai pengganti perhitungan penuh. Tanyakan kepada akuntan Anda; jangan berasumsi.

Bagaimana cara membuat program cycle count?

1. Urutkan katalog Anda. Tarik laporan penjualan, urutkan berdasarkan pendapatan dan kecepatan penjualan, lalu bagi produk ke dalam tingkatan A, B, dan C.

2. Jadwalkan perhitungan di kalender. Senin, pukul 08.30, satu kategori A. Konsistensi mengalahkan ambisi; perhitungan kecil yang selalu dijalankan jauh lebih baik daripada perhitungan besar yang sering terlewati.

3. Lakukan perhitungan tanpa melihat data (count blind). Petugas penghitung tidak boleh melihat angka di sistem terlebih dahulu. Mengetahui jawaban yang "benar" mendorong orang untuk mencocok-cocokkan hasilnya.

4. Investigasi selisih pada hari yang sama, selagi tanda terima, pengiriman, dan ingatan masih segar.

5. Lacak tingkat akurasi Anda: catatan yang benar dibagi dengan catatan yang dihitung. Satu angka tersebut memberi tahu Anda apakah program tersebut berjalan dengan baik.

Semua ini tidak akan berjalan jika angka yang Anda jadikan acuan sudah usang. Jumlah sistem harus bergerak di setiap penjualan, pengembalian dana, dan pengiriman, yang persis dilakukan oleh POS dengan pelacakan stok real-time; Dari Kekacauan Stok Menuju Kontrol dengan Manajemen Inventaris POS membahas gambaran praktisnya. Di Final POS, stok yang ada dilacak per gerai di Merchant Hub, sehingga perhitungan rak mencocokkan dengan angka langsung (real-time) alih-alih hasil ekspor minggu lalu (mengaktifkan pelacakan stok hanya butuh satu tombol beralih saat Anda menambahkan produk).

Jadi, cycle count atau inventaris tahunan?

Cycle count, dengan perhitungan fisik akhir tahun hanya jika pembukuan Anda mewajibkannya. Menghitung sedikit demi sedikit secara berkala menjaga catatan tetap akurat, mendeteksi penyusutan selagi masih bisa dilacak, dan hanya memakan waktu beberapa menit seminggu daripada mengorbankan akhir pekan Anda. Aturan utamanya: jika Anda hanya menghitung sekali setahun, angka Anda salah di sebagian besar waktu.

Kedisiplinan yang sama berlaku untuk sisi kas toko, dan logikanya identik: lihat Manajemen Laci Kasir di Cloud POS: Perhitungan, Uang Kembalian (Float), dan Rekonsiliasi. Dan jika separuh dari istilah-istilah ini masih baru bagi Anda, mulailah dengan 30 Istilah POS yang Wajib Diketahui Setiap Merchant Baru.