Conteggi ciclici vs inventario annuale: un metodo migliore
Un inventario annuale verifica i tuoi dati una volta sola, lasciando che si desincronizzino per il resto dell'anno. I conteggi ciclici li mantengono accurati con pochi minuti a settimana. Ecco come passare a questo metodo.
Mathias NielsenCEO, Final POS
I conteggi ciclici superano l'inventario annuale per quasi tutti i negozi al dettaglio. Invece di chiudere il negozio una volta all'anno per contare tutto, si conta una piccola porzione del catalogo secondo una programmazione regolare: uno scaffale oggi, una categoria la settimana prossima. I dati rimangono fedeli alla realtà per tutto l'anno, gli errori emergono quando sono ancora spiegabili e nessuno deve trascorrere un fine settimana di gennaio in magazzino con una cartellina a pinza.
L'inventario annuale non è inutile. Svolge un compito (una verifica annuale) fingendo di farne un altro (mantenere corretti i dati di magazzino). Si tratta di due obiettivi diversi e il conteggio ciclico è ideato proprio per il secondo.
Perché l'inventario annuale non basta?
Perché verifica i dati una sola volta, per poi lasciarli degradare negli altri 364 giorni. Le registrazioni di magazzino si desincronizzano continuamente: un errore di ricezione qui, una scansione errata alla cassa là, merce danneggiata non registrata, furti. Uno studio di Management Science che ha esaminato quasi 370.000 registrazioni di magazzino in 37 punti vendita di una singola catena ha riscontrato che il 65% era inesatto¹. I dati di magazzino non si mantengono corretti da soli.
L'inventario annuale comporta anche costi reali. Bisogna chiudere il negozio o pagare gli straordinari. Si sottopongono migliaia di SKU (i codici univoci dei prodotti) a un conteggio frettoloso in un giorno o due. E una rilevazione così imponente, fatta così velocemente da personale stanco, introduce ulteriori errori. La mattina seguente, la desincronizzazione ricomincia e quei numeri non verranno ricontrollati prima di un altro anno.
Come funzionano i conteggi ciclici?
Un conteggio ciclico è una breve rilevazione programmata di una porzione dell'inventario, confrontata con la quantità che il sistema indica essere presente. La maggior parte dei negozi utilizza il metodo ABC:
Articoli A: i prodotti più venduti e ad alto valore, indicativamente il 20% del catalogo che genera la maggior parte del fatturato. Da contare mensilmente.
Articoli B: la fascia media del catalogo. Da contare ogni trimestre.
Articoli C: i prodotti a lenta rotazione. Da contare una o due volte all'anno.
Una singola sessione richiede da 15 a 30 minuti durante un'ora di calma. Nessuna chiusura, nessun lavorato straordinario, nessuna notte in bianco.
Il vero vantaggio sta nella diagnosi, non solo nella correzione. Un inventario annuale comunica solo che della merce è andata perduta in un momento imprecisato dell'ultimo anno, il che è un mistero. Un conteggio mensile sulla stessa categoria ristringe il lasso temporale alle ultime settimane, permettendo di identificare un problema di processo risolvibile: un fornitore che consegna colli incompleti, un passaggio saltato in fase di ricezione o le differenze inventariali (merci perse per furto, danneggiamento ed errori amministrativi). Nel 2022, le differenze inventariali sono costate ai dettaglianti statunitensi 112,1 miliardi di dollari, circa il 1,6% delle vendite, secondo l'ultima indagine sulla sicurezza della National Retail Federation². Contare con frequenza permette a un piccolo negozio di individuare la propria quota di perdite quando la traccia è ancora fresca.
Serve ancora un inventario fisico a fine anno?
Talvolta sì. Il tuo commercialista potrebbe richiedere un inventario fisico completo per il bilancio di fine anno, così come alcuni istituti di credito e compagnie assicurative. Il conteggio ciclico non elimina automaticamente tale obbligo.
Quel che cambia è la natura della rilevazione. Se i dati sono stati controllati per tutto l'anno, l'inventario di fine anno smette di essere un'indagine investigativa e diventa una formalità: meno sorprese, riconciliazione più rapida (il confronto tra la giacenza contata e i registri contabili) e nessuna corsa affannosa per giustificare dodici mesi di scostamenti accumulati. Alcuni commercialisti accettano un programma di conteggi ciclici documentato al posto dell'inventario completo. Chiedi al tuo consulente, senza dare nulla per scontato.
Come impostare un programma di conteggi ciclici?
Classifica il catalogo. Estrai un report delle vendite, ordinalo per fatturato e velocità di rotazione, e dividi i prodotti nelle fasce A, B e C.
Pianifica i conteggi a calendario. Lunedì, ore 8:30, una categoria A. La costanza batte l'ambizione: un piccolo conteggio eseguito regolarmente offre risultati migliori rispetto a uno imponente che viene rimandato.
Conta "al buio". Chi effettua il conteggio non deve vedere prima la quantità indicata dal sistema. Conoscere la risposta "corretta" spinge inconsapevolmente le persone a confermarla.
Analizza le discrepanze nello stesso giorno, finché ricevute, consegne e ricordi sono ancora freschi.
Monitora il tasso di accuratezza: registrazioni corrette divise per registrazioni contate. Questo singolo dato ti indica se il programma sta funzionando.
Niente di tutto questo funziona se il valore di riferimento del sistema è obsoleto. La quantità a sistema deve aggiornarsi a ogni vendita, reso e consegna: ed è proprio ciò che fa un POS con tracciamento delle giacenze in tempo reale; l'articolo Dal caos al controllo del magazzino con la gestione inventario del POS illustra come funziona in pratica. In Final POS, la giacenza disponibile viene tracciata per ciascun punto vendita nel Merchant Hub, consentendo di verificare il conteggio dello scaffale rispetto a un dato in tempo reale anziché a un'esportazione della settimana precedente (attivare il tracciamento delle giacenze richiede un solo selettore quando si aggiunge un prodotto).
Quindi: conteggi ciclici o inventario annuale?
Conteggi ciclici, affiancati da un inventario fisico di fine anno solo se richiesto dalla contabilità. Contare con costanza piccole porzioni mantiene i dati accurati, individua le differenze inventariali finché sono tracciabili e richiede pochi minuti a settimana anziché un intero fine settimana perso. La regola d'oro: se conti solo una volta all'anno, i tuoi dati saranno errati per la maggior parte del tempo.
La stessa disciplina si applica alla gestione di cassa del negozio e la logica è identica: vedi Gestione del cassetto contanti in un POS cloud: conteggi, fondo cassa e riconciliazione. E se molti di questi termini ti risultano nuovi, comincia da 30 termini sul POS che ogni nuovo esercente dovrebbe conoscere.
Domande frequenti
Che cos'è un conteggio ciclico?
Un conteggio ciclico è una breve rilevazione programmata di una porzione dell'inventario, confrontata con la quantità a sistema. Piccole porzioni contate a rotazione sostituiscono l'inventario completo annuale.
Con quale frequenza bisognerebbe effettuare i conteggi ciclici?
Classifica i prodotti in base al valore e alla velocità di rotazione: conta gli articoli più venduti (articoli A) ogni mese, i prodotti di fascia media (articoli B) ogni trimestre e quelli a lenta rotazione (articoli C) una o due volte all'anno. Una sessione da 15 a 30 minuti a settimana è sufficiente per la maggior parte dei piccoli negozi.
I conteggi ciclici sostituiscono l'inventario fisico annuale?
Non sempre. Alcuni commercialisti, istituti di credito e compagnie assicurative richiedono comunque un inventario fisico a fine anno. Il conteggio ciclico rende tale rilevazione più rapida e priva di sorprese, e alcuni commercialisti accettano un programma documentato di conteggi ciclici in sua sostituzione; chiedi al tuo consulente.
Che cos'è l'analisi ABC nel conteggio dell'inventario?
L'analisi ABC suddivide il catalogo nelle fasce A (alto valore, ad alta rotazione), B (fascia media) e C (a lenta rotazione), in modo da concentrare le risorse di conteggio dove gli errori costano di più.
Perché i dati di magazzino risultano inesatti?
Errori di ricezione, scansioni errate alla cassa, merci danneggiate non registrate e furti allontanano le quantità a sistema da quelle effettivamente presenti sullo scaffale. Uno studio accademico su vasta scala ha rilevato che il 65% delle registrazioni di magazzino nel settore retail era inesatto.