साइकिल काउंट बनाम वार्षिक इन्वेंट्री: एक बेहतर तरीका

लगभग हर रिटेल स्टोर के लिए साइकिल काउंट्स वार्षिक इन्वेंट्री गिनती से बेहतर साबित होते हैं। सब कुछ गिनने के लिए साल में एक बार दुकान बंद करने के बजाय, आप एक तय शेड्यूल पर अपने कैटलॉग के एक छोटे हिस्से की गिनती करते हैं: आज एक शेल्फ, अगले हफ्ते एक कैटेगरी। आपके रिकॉर्ड पूरे साल वास्तविकता के करीब रहते हैं, गलतियाँ तब सामने आ जाती हैं जब उन्हें आसानी से समझा जा सकता हो, और किसी को भी क्लिपबोर्ड लेकर स्टॉक रूम में जनवरी का वीकेंड नहीं बिताना पड़ता।

वार्षिक गिनती बेकार नहीं है। यह एक काम (वार्षिक ऑडिट) करती है, जबकि दूसरा काम करने (आपके स्टॉक के आंकड़ों को सही रखने) का दिखावा करती है। ये दोनों अलग-अलग काम हैं, और साइकिल काउंटिंग दूसरे काम के लिए ही बनाई गई है।

वार्षिक इन्वेंट्री गिनती पीछे क्यों रह जाती है?

क्योंकि यह आपके रिकॉर्ड्स को केवल एक बार सत्यापित करती है, और फिर बाकी 364 दिनों के लिए उन्हें बिखरने छोड़ देती है। इन्वेंट्री रिकॉर्ड्स लगातार बदलते और गलत होते रहते हैं: सामान प्राप्त करते समय हुई गलती, चेकआउट के समय गलत स्कैन, क्षतिग्रस्त सामान जिसे किसी ने दर्ज नहीं किया, या चोरी। एक ही रिटेलर के 37 स्टोरों में लगभग 3,70,000 इन्वेंट्री रिकॉर्ड्स का अध्ययन करने वाले एक मैनेजमेंट साइंस अध्ययन में पाया गया कि उनमें से 65 प्रतिशत रिकॉर्ड गलत थे¹। रिकॉर्ड खुद-ब-खुद सही नहीं रहते।

वार्षिक गिनती में असली खर्च भी शामिल होता है। आप दुकान बंद करते हैं या ओवरटाइम देते हैं। आप एक या दो दिन में जल्दबाजी में हजारों SKU (विशिष्ट उत्पाद कोड) की गिनती करते हैं। और इतनी बड़ी गिनती, इतनी तेजी से, इतने सारे थके हुए लोगों द्वारा की जाती है, जिससे खुद कई गलतियाँ हो जाती हैं। अगली सुबह, फिर से गलतियाँ होना शुरू हो जाती हैं, और उन आंकड़ों की जाँच अगले एक साल तक नहीं होगी।

साइकिल काउंट्स कैसे काम करते हैं?

साइकिल काउंट आपकी इन्वेंट्री के एक हिस्से की छोटी, निर्धारित गिनती होती है, जिसकी तुलना आपके सिस्टम में मौजूद आंकड़ों से की जाती है। अधिकांश स्टोर ABC विधि का उपयोग करते हैं:

• A आइटम: सबसे ज्यादा बिकने वाले और उच्च-मूल्य वाले उत्पाद, जो आपके कैटलॉग का लगभग 20 प्रतिशत हिस्सा होते हैं और आपकी अधिकांश राजस्व लाते हैं। इनकी गिनती महीने में एक बार करें।

• B आइटम: कैटलॉग के मध्य श्रेणी वाले उत्पाद। इनकी गिनती हर तिमाही में करें।

• C आइटम: कम बिकने वाले उत्पाद। इनकी गिनती साल में एक या दो बार करें।

एक सिंगल सेशन में कम व्यस्त समय के दौरान केवल 15 से 30 मिनट लगते हैं। न दुकान बंद करने की जरूरत, न ओवरटाइम, न रात भर जागने का झंझट।

इसका असली फायदा केवल सुधार नहीं, बल्कि समस्या का निदान करना है। एक वार्षिक गिनती आपको बताती है कि पिछले एक साल में कभी स्टॉक गायब हुआ, जो एक रहस्य है। उसी कैटेगरी पर मासिक गिनती इसे पिछले कुछ हफ्तों तक सीमित कर देती है, जो एक ठीक की जा सकने वाली प्रक्रियात्मक समस्या है: सप्लायर द्वारा कम केस देना, रिसीविंग स्टेप का छूट जाना, या श्रिंक (चोरी, क्षति और प्रशासनिक गलती के कारण इन्वेंट्री का नुकसान)। नेशनल रिटेल फेडरेशन के सबसे हालिया सुरक्षा सर्वेक्षण² के अनुसार, 2022 में श्रिंक के कारण अमेरिकी रिटेलर्स को $112.1 बिलियन का नुकसान हुआ, जो बिक्री का लगभग 1.6 प्रतिशत है। बार-बार गिनती करने से ही एक छोटा स्टोर समय रहते इसका पता लगा पाता है।

क्या आपको अभी भी साल के अंत में भौतिक गिनती की आवश्यकता है?

कभी-कभी, हाँ। आपका अकाउंटेंट साल के अंत के वित्तीय विवरणों के लिए पूरी भौतिक गिनती की माँग कर सकता है, और कुछ ऋणदाता व बीमाकर्ता भी इसकी माँग करते हैं। साइकिल काउंटिंग स्वचालित रूप से इस बाध्यता को समाप्त नहीं करती है।

जो बदलता है, वह है गिनती का स्वरूप। जब पूरे साल रिकॉर्ड्स की जाँच की जाती है, तो साल के अंत की गिनती एक जटिल जाँच प्रक्रिया के बजाय एक औपचारिकता बन जाती है: कम अनपेक्षित अंतर, तेज़ सुलह (गिने गए स्टॉक का आपके खातों से मिलान), और बारह महीनों के संचित अंतर को समझाने की कोई आपाधापी नहीं। कुछ अकाउंटेंट पूर्ण गिनती के स्थान पर एक दस्तावेजीकृत साइकिल काउंट प्रोग्राम स्वीकार करते हैं। अपने अकाउंटेंट से पूछें; खुद अनुमान न लगाएँ।

आप एक साइकिल काउंट प्रोग्राम कैसे सेटअप करते हैं?

1. अपने कैटलॉग को रैंक करें। बिक्री रिपोर्ट निकालें, राजस्व और बिक्री की गति के आधार पर सॉर्ट करें, और उत्पादों को A, B और C श्रेणियों में विभाजित करें।

2. कैलेंडर पर गिनती का समय तय करें। सोमवार, सुबह 8:30 बजे, एक A कैटेगरी। निरंतरता महत्वाकांक्षा से बेहतर है; एक छोटी गिनती जो हमेशा होती है, उस बड़ी गिनती से बेहतर प्रदर्शन करती है जिसे टाल दिया जाता है।

3. बिना सिस्टम नंबर देखे (ब्लाइंड) गिनती करें। गिनती करने वाले को पहले सिस्टम नंबर नहीं देखना चाहिए। "सही" जवाब पता होने पर लोग उसी संख्या तक पहुँचने की कोशिश करने लगते हैं।

4. अंतरों की जाँच उसी दिन करें, जब रसीदें, डिलीवरी और यादें ताज़ा हों।

5. अपनी सटीकता दर को ट्रैक करें: सही रिकॉर्ड्स को गिने गए रिकॉर्ड्स से विभाजित करें। यह अकेला आंकड़ा आपको बताता है कि प्रोग्राम काम कर रहा है या नहीं।

इनमें से कुछ भी काम नहीं करेगा यदि वह संख्या पुरानी हो गई है जिससे आप तुलना कर रहे हैं। प्रत्येक बिक्री, रिफंड और डिलीवरी के साथ सिस्टम की मात्रा अपडेट होनी चाहिए, और यही रियल-टाइम स्टॉक ट्रैकिंग वाला POS करता है; स्टॉक के अराज़कता से नियंत्रण तक: POS इन्वेंट्री प्रबंधन के साथ में बताया गया है कि यह व्यवहार में कैसा दिखता है। Final POS में, मर्चेंट हब में प्रति आउटलेट उपलब्ध स्टॉक का ध्यान रखा जाता है, इसलिए शेल्फ गिनती पिछले हफ्ते के एक्सपोर्ट के बजाय एक लाइव संख्या से जाँची जाती है (जब आप उत्पाद जोड़ते हैं तो स्टॉक ट्रैकिंग चालू करना बस एक टॉगल बटन है)।

तो, साइकिल काउंट्स या वार्षिक इन्वेंट्री?

साइकिल काउंट्स, और साल के अंत में भौतिक गिनती केवल तभी जब आपके खातों की ऐसी आवश्यकता हो। लगातार थोड़ा-थोड़ा करके गिनती करने से रिकॉर्ड सटीक रहते हैं, नुकसान का पता तब चल जाता है जब उसे ट्रैक किया जा सकता हो, और वीकेंड गंवाने के बजाय हर हफ्ते केवल कुछ मिनट खर्च होते हैं। एक सीधा नियम: यदि आप साल में केवल एक बार गिनती करते हैं, तो आपके आंकड़े अधिकांश समय गलत ही रहते हैं।

यही अनुशासन दुकान के कैश पक्ष पर भी लागू होता है, और लॉजिक बिल्कुल समान है: देखें क्लाउड POS में कैश ड्रॉअर प्रबंधन: काउंट्स, फ्लोट्स और समाधान। और यदि इनमें से आधे शब्द नए हैं, तो 30 POS शब्द जो हर नए व्यापारी को जानने चाहिए से शुरुआत करें।