Inwentaryzacja cykliczna a inwentaryzacja roczna: lepszy sposób

Inwentaryzacja cykliczna sprawdza się lepiej niż roczna w niemal każdym sklepie detalicznym. Zamiast zamykać sklep raz w roku, aby przeliczyć cały asortyment, liczysz małą część katalogu według powtarzalnego harmonogramu: dziś jedną półkę, w przyszłym tygodniu jedną kategorię. Twoje dane magazynowe pozostają bliskie rzeczywistości przez cały rok, błędy wychodzą na jaw, gdy można je jeszcze łatwo wyjaśnić, a nikt nie spędza styczniowego weekendu na zapleczu z podkładką i pisakiem.

Roczna inwentaryzacja nie jest bezużyteczna. Spełnia jedno zadanie (roczny audyt), udając, że robi coś innego (utrzymuje prawidłowe stany magazynowe). To dwie różne kwestie, a inwentaryzacja cykliczna stworzona jest z myślą o tej drugiej.

Dlaczego roczna inwentaryzacja się nie sprawdza?

Ponieważ weryfikuje dane raz, a potem pozwala im odbiegać od stanu faktycznego przez pozostałe 364 dni. Stany magazynowe zmieniają się nieustannie: błąd przy przyjęciu towaru, pomyłka przy skanowaniu przy kasie, niezgłoszone uszkodzone towary czy kradzież. Badanie opublikowane w czasopiśmie Management Science, które przeanalizowało niemal 370 000 wpisów dotyczących zapasów w 37 sklepach jednej sieci handlowej, wykazało, że 65 procent z nich było niedokładnych¹. Dane magazynowe nie pozostają rzetelne same z siebie.

Roczna inwentaryzacja wiąże się również z realnymi kosztami. Zamykasz sklep lub płacisz za nadgodziny. Przeliczasz tysiące SKU (unikalnych kodów produktów) w pośpiechu w dzień lub dwa. A tak duże przeliczenie, wykonane tak szybko, przez tak wielu zmęczonych ludzi, generuje własne błędy. Następnego ranka dane znowu zaczynają odbiegać od rzeczywistości i nikt ich nie sprawdzi przez kolejny rok.

Jak działa inwentaryzacja cykliczna?

Inwentaryzacja cykliczna to krótkie, zaplanowane przeliczenie jednej części zapasów, porównywane ze stanem wskazywanym przez system. Większość sklepów stosuje metodę ABC:

• Produkty A: najpopularniejsze i najbardziej wartościowe towary, stanowiące około 20 procent katalogu i generujące większość przychodów. Licz je co miesiąc.

• Produkty B: średnia półka katalogu. Licz je co kwartał.

• Produkty C: wolno rotujące towary. Licz je raz lub dwa razy w roku.

Pojedyncza sesja zajmuje od 15 do 30 minut w spokojniejszych godzinach pracy. Bez zamykania sklepu, bez nadgodzin i bez zarwania nocy.

Prawdziwą korzyścią jest diagnoza problemu, a nie tylko korekta stanów. Roczna inwentaryzacja informuje, że towar zaginął w ciągu ostatniego roku, co pozostaje zagadką. Miesięczne przeliczanie tej samej kategorii zawęża problem do ostatnich kilku tygodni, co pozwala zidentyfikować usterkę procesową: brakujące towary w dostawie od dostawcy, pominięty etap przyjmowania towaru lub straty w zapasach (towar utracony w wyniku kradzieży, uszkodzeń czy błędów administracyjnych). Straty kosztowały amerykańskich sprzedawców detalicznych 112,1 miliarda dolarów w 2022 roku (około 1,6 procent sprzedaży), jak wynika z najnowszego badania bezpieczeństwa przeprowadzonego przez National Retail Federation². Częste przeliczanie to sposób na to, aby mały sklep wykrył swoje straty, zanim zacierają się ślady.

Czy nadal potrzebujesz rocznej inwentaryzacji fizycznej?

Czasami tak. Twój księgowy może wymagać pełnego spisu z natury do sprawozdania finansowego na koniec roku, a niektórzy pożyczkodawcy i ubezpieczyciele również tego wymagają. Inwentaryzacja cykliczna nie zwalnia automatycznie z tego obowiązku.

Zmienia się jednak charakter takiego spisu. Gdy dane były weryfikowane przez cały rok, roczna inwentaryzacja przestaje być skomplikowanym śledztwem, a staje się formalnością: mniej niespodzianek, szybsze rozliczenie (dopasowanie zliczonych zapasów do ksiąg) i brak konieczności wyjaśniania skumulowanych różnic z dwunastu miesięcy. Niektórzy księgowi akceptują udokumentowany program inwentaryzacji cyklicznej zamiast pełnego spisu. Zapytaj swojego księgowego – nie zakładaj tego z góry.

Jak wdrożyć program inwentaryzacji cyklicznej?

1. Sklasyfikuj swój katalog. Wygeneruj raport sprzedaży, posortuj produkty według przychodów oraz rotacji i podziel je na grupy A, B i C.

2. Wpisz spisy do kalendarza. Poniedziałek, 8:30, jedna kategoria A. Konsekwencja jest ważniejsza niż ambitne plany – mały spis, który zawsze się odbywa, jest lepszy niż duży, który zostaje pominięty.

3. Licz „w ciemno”. Osoba licząca nie powinna wcześniej widzieć stanu z systemu. Znajomość „prawidłowej” liczby skłania ludzi do jej dopasowania.

4. Wyjaśniaj różnice tego samego dnia, gdy paragony, dostawy i pamięć pracowników są jeszcze świeże.

5. Śledź wskaźnik dokładności: liczba poprawnych wpisów podzielona przez liczbę sprawdzonych pozycji. Ta jedna liczba powie Ci, czy program działa.

Żadne z tych działań nie przyniesie efektu, jeśli liczba, z którą porównujesz stany, jest nieaktualna. Ilość w systemie musi zmieniać się przy każdej sprzedaży, zwrocie i dostawie – a to właśnie zapewnia POS z funkcją śledzenia zapasów w czasie rzeczywistym. Artykuł Od chaosu w magazynie do pełnej kontroli dzięki zarządzaniu zapasami w POS opisuje, jak wygląda to w praktyce. W Final POS stan magazynowy jest śledzony dla każdego punktu sprzedaży w Merchant Hub, dzięki czemu spis z półki jest porównywany z danymi na żywo, a nie z eksportem z zeszłego tygodnia (włączenie śledzenia zapasów to jeden przełącznik podczas dodawania produktu).

Podsumowując: inwentaryzacja cykliczna czy roczna?

Inwentaryzacja cykliczna, z rocznym spisem z natury tylko wtedy, gdy wymagają tego Twoje księgi. Stałe, drobne przeliczanie pozwala utrzymać dokładność danych, wykrywa straty, dopóki można je namierzyć, i zajmuje kilka minut tygodniowo zamiast straconego weekendu. Złota zasada: jeśli liczysz towar tylko raz w roku, Twoje stany magazynowe są błędne przez większość czasu.

Ta sama dyscyplina dotyczy gotówki w sklepie, a logika jest identyczna: zobacz Zarządzanie szufladą kasową w POS w chmurze: stany, pogotowie kasowe i rozliczenia. A jeśli połowa z tych pojęć jest dla Ciebie nowa, zacznij od artykułu 30 pojęć związanych z POS, które powinien znać każdy nowy sprzedawca.