Sirkelteljing mot årsinventur: Ein betre måte

Sirkelteljingar slår den årlege inventuren for nesten kvar einaste detaljhandel. I staden for å stenge butikken éin gong i året for å telje alt, tel du ein liten del av varekatalogen på ein fast timeplan: ei hylle i dag, ein kategori neste veke. Registeret held seg nært røynda heile året, feil kjem til syne medan dei framleis kan forklarast, og ingen treng å bruke ei helg i januar på lageret med ein skriveplate.

Den årlege teljinga er ikkje ubrukeleg. Ho gjer éin jobb (ein årleg revisjon) medan ho lèt som ho gjer ein annan (å halde lagertala dine korrekte). Dette er to ulike jobbar, og sirkelteljing er bygd for den andre.

Kvifor strekk ikkje den årlege inventuren til?

Fordi han verifiserer oppføringane dine éin gong, og lèt dei deretter forfalle dei resterande 364 dagane. Lagerdata avvik stadig: ein varemottaksfeil her, ein feilskanning i kassa der, skadde varer ingen har registrert, og tjoveri. Ein studie frå Management Science som undersøkte nesten 370 000 lagerstyringsoppføringar i 37 butikkar hos éin enkelt detaljhandlar, fann at 65 prosent av dei var unøyaktige¹. Oppføringar held seg ikkje korrekte av seg sjølve.

Den årlege teljinga har også reelle kostnader. Du må stenge butikken eller betale overtid. Du pressar tusenvis av SKU-ar (unike produktkodar) gjennom ei hastig teljing på ein dag eller to. Og ei så stor teljing, utført så fort, av så mange trette personar, fører med seg eigne feil. Neste morgon startar avviket på nytt, og desse tala blir ikkje sjekka igjen på eit heilt år.

Korleis fungerer sirkelteljingar?

Ei sirkelteljing er ei kort, planlagd teljing av ein del av lageret ditt, sjekka mot det systemet seier skal vere der. Dei fleste butikkar nyttar ABC-metoden:

• A-artiklar: storseljarar og varer med høg verdi, om lag dei 20 prosentane av katalogen som står for mesteparten av inntekta. Tel månadleg.

• B-artiklar: midtsjiktet i katalogen. Tel kvartalsvis.

• C-artiklar: trege varer. Tel éin eller to gonger i året.

Ein enkelt øksjon tek 15 til 30 minutt i ein roleg time. Inga stenging, inga overtid, ingen nattevakter.

Den reelle gevinsten er diagnose, ikkje berre korrigering. Ein årleg inventur fortel deg at varer forsvann ein gong i løpet av det siste året, noko som er eit mysterie. Ei månadleg teljing på den same kategorien avgrensar det til dei siste par vekene, noko som er eit prosessproblem du kan løyse: ein leverandør som leverer for lite, eit mottakssteg som blir hoppa over, eller svinn (lager tapst til tjoveri, skade og administrative feil). Svinn kosta amerikanske detaljhandlarar 112,1 milliardar dollar i 2022, om lag 1,6 prosent av salet, ifølgje National Retail Federation si nyaste tryggingsundersøking². Ved å telje ofte kan ein liten butikk oppdage sin del av dette medan sporet framleis er varmt.

Treng du framleis ei fysisk vareoppteljing ved årets slutt?

Nokre gonger, ja. Reknskapsføraren din kan krevje ei fullstendig fysisk teljing for årsreknaskapet, og enkelte långivarar og forsikringsselskap ber om det. Sirkelteljing fjernar ikkje automatisk den forpliktinga.

Det ho endrar, er sjølve karakteren til teljinga. Når oppføringane har vorte sjekka heile året, sluttar årsinventuren å vere eit etterforskingsprosjekt og blir i staden ein formalitet: færre overraskingar, raskare avstemming (å samordne telt lager mot reknaskapet) og inga panisk leiting etter å forklare tolv månader med samla avvik. Enkelte reknskapsførarar godtek eit dokumentert sirkelteljingsprogram i staden for ei full teljing. Spør din eigen – ikkje ta det for gitt.

Korleis set du opp eit sirkelteljingsprogram?

1. Rangér katalogen din. Henta ut ein salsrapport, sorter etter inntekt og salstempo, og del produkta inn i A-, B- og C-kategoriar.

2. Legg teljingane i kalenderen. Måndag kl. 08:30, éin A-kategori. Stabilitet slår ambisjonar; ei liten teljing som alltid blir gjennomført, fungerer betre enn ei stor teljing som blir hoppa over.

3. Tel blindt. Den som tel, bør ikkje sjå systemtalet først. Å kjenne det «rette» svaret påverkar folk til å finne nettopp det.

4. Undersøk avvik same dag, medan kvitteringar, leveransar og minne er ferske.

5. Følg med på nøyaktigheitsgraden: korrekte registreringar delt på talet på telde registreringar. Det eine talet fortel deg om programmet fungerer.

Ingenting av dette fungerer dersom talet du sjekkar mot, er utdatert. Systemantalet må endre seg med kvart sal, kvar refusjon og kvar leveranse, noko som er akkurat det eit POS med lagersporing i reeltid gjer; Frå lagerkaos til kontroll med POS-lagerstyring tek for seg korleis det ser ut i praksis. I Final POS blir tilgjengeleg lager spora per utsalsstad i Merchant Hub, slik at ei hylleteljing sjekkar mot eit oppdatert tal i staden for eksporterte data frå førre veke (å slå på lagersporing er eit enkelt val når du legg til eit produkt).

Så, sirkelteljing eller årsinventur?

Sirkelteljing, med ei fysisk vareoppteljing ved årets slutt berre dersom reknaskapet krev det. Å telje litt heile tida held dataa nøyaktige, fangar opp svinn medan det enno kan sporast, og tek nokre minutt i veka i staden for ei tapt helg. Tommelfingerregelen: dersom du berre tel éin gong i året, er tala dine feil mesteparten av tida.

Den same disiplinen gjeld for kontantsida i butikken, og logikken er heilt lik: sjå Kassaskuffhandtering i eit skybasert POS: teljingar, veksel og avstemming. Og dersom halvparten av desse omgrepa er nye for deg, kan du starta med 30 POS-omgrep kvar ny handlar bør kunne.