சுழற்சி கணக்கெடுப்பு vs ஆண்டு சரக்கிருப்பு: ஒரு சிறந்த வழி

பெரும்பாலான அனைத்து சில்லறை விற்பனை கடைகளுக்கும் ஆண்டு சரக்கிருப்பு கணக்கெடுப்பை விட சுழற்சி கணக்கெடுப்புகளே (Cycle counts) சிறந்தவை. எல்லாவற்றையும் கணக்கிட ஆண்டிற்கு ஒருமுறை கடையை மூடுவதற்குப் பதிலாக, உங்கள் பொருட்களின் சிறிய பகுதியை ஒரு சுழற்சி அட்டவணையின்படி கணக்கிடுகிறீர்கள்: இன்று ஒரு அலமாரி, அடுத்த வாரம் ஒரு வகை (category). உங்கள் பதிவுகள் ஆண்டு முழுவதும் உண்மை நிலைக்கு நெருக்கமாக இருக்கும், தவறுகள் இன்னமும் விளக்கக்கூடியதாக இருக்கும்போதே வெளிப்படும், மேலும் ஜனவரி வார இறுதியில் யாரும் கிளிக்போர்டுடன் சரக்கு அறையில் நேரத்தைச் செலவிட வேண்டியதில்லை.

ஆண்டு கணக்கெடுப்பு பயனற்றது அல்ல. அது ஒரு வேலையைச் செய்யும்போது (வருடாந்திர தணிக்கை), மற்றொரு வேலையையும் செய்வதாகக் காட்டிக்கொள்கிறது (உங்கள் இருப்பு எண்களைச் சரியாக வைத்திருப்பது). அவை இரண்டும் வேறுபட்ட வேலைகள், மேலும் சுழற்சி கணக்கெடுப்பு இரண்டாவது வேலைக்காகவே உருவாக்கப்பட்டது.

ஆண்டு சரக்கிருப்பு கணக்கெடுப்பு ஏன் போதுமானதாக இல்லை?

ஏனெனில் அது உங்கள் பதிவுகளை ஒருமுறை சரிபார்த்து, பின்னர் மீதமுள்ள 364 நாட்களுக்கு அவை மாறுபட விட்டுவிடுகிறது. சரக்கிருப்பு பதிவுகள் தொடர்ந்து மாறுகின்றன: சரக்கு பெறும்போது ஏற்படும் பிழை, பில்லிங் செய்யும் இடத்தில் தவறாக ஸ்கேன் செய்வது, யாரும் பதிவு செய்யாத சேதமடைந்த பொருட்கள், திருட்டு. ஒரே சில்லறை விற்பனையாளரின் 37 கடைகளில் உள்ள கிட்டத்தட்ட 370,000 சரக்கிருப்பு பதிவுகளை ஆராய்ந்த Management Science ஆய்வு, அவற்றில் 65 சதவீதம் துல்லியமற்றவை எனக் கண்டறிந்துள்ளது¹. பதிவுகள் தானாகவே சரியாக இருப்பதில்லை.

ஆண்டு கணக்கெடுப்பு உண்மையான செலவுகளையும் ஏற்படுத்துகிறது. நீங்கள் கடையை மூடுகிறீர்கள் அல்லது கூடுதல் நேர ஊதியம் அளிக்கிறீர்கள். ஒன்று அல்லது இரண்டு நாட்களில் அவசர அவசரமாக ஆயிரக்கணக்கான SKU-களை (தனித்துவமான தயாரிப்புக் குறியீடுகள்) கணக்கெடுக்கிறீர்கள். அவ்வளவு பெரிய கணக்கெடுப்பு, அவ்வளவு வேகமாக, களைப்படைந்த பலரால் செய்யப்படும்போது, அதுவே பல பிழைகளை உருவாக்குகிறது. அடுத்த நாள் காலையில், பதிவுகள் மீண்டும் மாறத் தொடங்குகின்றன, மேலும் அந்த எண்கள் அடுத்த ஒரு வருடத்திற்கு சரிபார்க்கப்பட மாட்டா.

சுழற்சி கணக்கெடுப்புகள் எவ்வாறு செயல்படுகின்றன?

சுழற்சி கணக்கெடுப்பு என்பது உங்கள் சரக்கிருப்பின் ஒரு பகுதியை திட்டமிட்டு குறுகிய காலத்தில் கணக்கெடுப்பதாகும், இது உங்கள் கணினியில் உள்ள எண்ணிக்கையுடன் சரிபார்க்கப்படுகிறது. பெரும்பாலான கடைகள் ABC முறையைப் பயன்படுத்துகின்றன:

• A வகை பொருட்கள்: அதிகம் விற்பனையாகும் மற்றும் அதிக மதிப்புள்ள பொருட்கள், உங்கள் வருவாயில் பெரும்பகுதியை ஈட்டித் தரும் தோராயமாக 20 சதவீதப் பொருட்கள். மாதந்தோறும் கணக்கிடவும்.

• B வகை பொருட்கள்: பட்டியலின் நடுத்தரப் பொருட்கள். காலாண்டிற்கு ஒருமுறை கணக்கிடவும்.

• C வகை பொருட்கள்: மெதுவாக விற்பனையாகும் பொருட்கள். ஆண்டிற்கு ஒன்று அல்லது இரண்டு முறை கணக்கிடவும்.

ஒரு கணக்கெடுப்பு அமர்வு ஓய்வான நேரத்தில் 15 முதல் 30 நிமிடங்கள் மட்டுமே ஆகும். கடையை மூட வேண்டியதில்லை, கூடுதல் நேர வேலை இல்லை, இரவு முழுதும் விழித்திருக்க வேண்டியதில்லை.

உண்மையான பலன் வெறும் திருத்தம் மட்டுமல்ல, காரணத்தைக் கண்டறிவது தான். ஒரு வருடத்திற்குள் எப்போதோ சரக்கு காணாமல் போனதாக ஆண்டு கணக்கெடுப்பு சொல்கிறது, இது ஒரு புதிர். அதே வகைப் பொருளுக்கு மாதந்தோறும் செய்யப்படும் கணக்கெடுப்பு, கடந்த சில வாரங்களுக்குள் நடந்ததாக அதைச் சுருக்குகிறது, இது சரிசெய்யக்கூடிய ஒரு நடைமுறைச் சிக்கலாகும்: சப்ளையர் பெட்டிகளக் குறைவாக வழங்குவது, பெறப்படும் சரக்குகளைப் பதிவு செய்யத் தவறுவது, அல்லது சரக்கு இழப்பு (திருட்டு, சேதம் மற்றும் நிர்வாகப் பிழையால் இழக்கப்படும் சரக்கிருப்பு). தேசிய சில்லறை விற்பனைக் கூட்டமைப்பின் (National Retail Federation) மிகச் சமீபத்திய பாதுகாப்பு ஆய்வின்படி, 2022-இல் அமெரிக்க சில்லறை விற்பனையாளர்களுக்கு சரக்கு இழப்பினால் $112.1 பில்லியன் இழப்பு ஏற்பட்டது, இது விற்பனையில் சுமார் 1.6 சதவீதமாகும்². அடிகடி கணக்கெடுப்பதுதான் ஒரு சிறிய கடை, சிக்கல் சூடாக இருக்கும்போதே அதன் பங்கைக் கண்டறிவதற்கான வழியாகும்.

உங்களுக்கு இன்னமும் ஆண்டிறுதி நேரடி கணக்கெடுப்பு தேவையா?

சில நேரங்களில், ஆம். ஆண்டிறுதி நிதிநில அறிக்கைகளுக்கு உங்கள் தணிக்கையாளர் முழுமையான நேரடி கணக்கெடுப்பைக் கோரலாம், மேலும் சில கடன் வழங்குநர்கள் மற்றும் காப்பீட்டு நிறுவனங்களும் அதைக் கேட்கலாம். சுழற்சி கணக்கெடுப்பு தானாகவே அந்த கடமையை நீக்கிவிடாது.

அது மாற்றுவது என்னவென்றால், கணக்கெடுப்பின் தன்மையையே ஆகும். பதிவுகள் ஆண்டு முழுவதும் சரிபார்க்கப்பட்டிருந்தால், ஆண்டிறுதி கணக்கெடுப்பு ஒரு பெரிய ஆய்வாக இல்லாமல் ஒரு சாதாரண நடைமுறையாக மாறுகிறது: குறைந்த அதிர்ச்சிகள், வேகமான கணக்கு ஒப்பீடு (கணக்கிடப்பட்ட இருப்பை உங்கள் கணக்குப் புத்தகங்களுடன் ஒப்பிடுதல்), மற்றும் பன்னிரண்டு மாதங்கள் குவிந்த முரண்பாடுகளை விளக்க அலைய வேண்டியதில்லை. முழு கணக்கெடுப்பிற்குப் பதிலாக ஆவணப்படுத்தப்பட்ட சுழற்சி கணக்கெடுப்புத் திட்டத்தை சில தணிக்கையாளர்கள் ஏற்றுக்கொள்ளலாம். உங்கள் தணிக்கையாளரிடம் கேளுங்கள்; நீங்களாகவே முடிவு செய்ய வேண்டாம்.

ஒரு சுழற்சி கணக்கெடுப்புத் திட்டத்தை எவ்வாறு அமைப்பது?

1. உங்கள் தயாரிப்புப் பட்டியலை வரிசைப்படுத்துங்கள். விற்பனை அறிக்கையை எடுத்து, வருவாய் மற்றும் விற்பனை வேகத்தின் அடிப்படையில் வகைப்படுத்தி, தயாரிப்புகளை A, B மற்றும் C நிலைகளாகப் பிரியுங்கள்.

2. நாட்காட்டியில் கணக்கெடுப்புகளைக் குறித்து வையுங்கள். திங்கள், காலை 8:30 மணி, ஒரு A வகை. பேரார்வத்தை விடத் தொடர்ச்சியான செயல்பாடே சிறந்தது; தவிர்க்கப்படும் பெரிய கணக்கெடுப்பை விட எப்போதும் தவறாமல் நடக்கும் சிறிய கணக்கெடுப்பே சிறந்தது.

3. கணினியைப் பார்க்காமல் கணக்கெடுக்கவும் (Count blind). கணக்கெடுப்பவர் கணினியில் உள்ள எண்ணிக்கையை முதலில் பார்க்கக் கூடாது. "சரியான" விடையை அறிவது, அதைத் தேட மக்களைத் தூண்டும்.

4. ரசீதுகள், டெலிவரிகள் மற்றும் நினைவுகள் புதியதாக இருக்கும்போதே, முரண்பாடுகளை அதே நாளில் ஆராயுங்கள்.

5. உங்கள் துல்லிய விகிதத்தைக் கண்காணிக்கவும்: சரியான பதிவுகளை எண்ணப்பட்ட மொத்த பதிவுகளால் வகுக்க வேண்டும். அந்த ஒரு எண் திட்டம் செயல்படுகிறதா என்பதை உங்களுக்குச் சொல்லும்.

நீங்கள் சரிபார்க்கும் எண் பழையதாக இருந்தால் இதில் எதுவுமே பலன் தராது. ஒவ்வொரு விற்பனை, ரீஃபண்ட் மற்றும் டெலிவரியின் போதும் கணினியின் இருப்பு எண்ணிக்கை மாற வேண்டும், நேரலை இருப்பு கண்காணிப்பு வசதி கொண்ட POS செய்வது சரியாக இதைத்தான்; நடைமுறையில் இது எப்படி இருக்கும் என்பதை இருப்புக் குழப்பத்திலிருந்து POS சரக்கிருப்பு மேலாண்மை மூலம் கட்டுப்பாட்டிற்கு விவரிக்கிறது. Final POS-இல், கையிருப்பு Merchant Hub-இல் ஒவ்வொரு கிளை வாரியாகக் கண்காணிக்கப்படுகிறது, எனவே அலமாரி கணக்கெடுப்பு கடந்த வாரத்தின் ஏற்றுமதித் தரவை விட நேரலை எண்ணிக்கையுடன் சரிபார்க்கப்படுகிறது (ஒரு தயாரிப்பைச் சேர்க்கும்போது இருப்பு கண்காணிப்பை இயக்குவது ஒரே ஒரு டோகிள் செயல்பாடுதான்).

எனவே, சுழற்சி கணக்கெடுப்பா அல்லது ஆண்டு சரக்கிருப்பா?

சுழற்சி கணக்கெடுப்புகள், உங்கள் கணக்குப் புத்தகங்களுக்குத் தேவைப்பட்டால் மட்டுமே ஆண்டிறுதி நேரடி கணக்கெடுப்பு. எப்போதும் சிறிதளவு கணக்கெடுப்பது பதிவுகளைத் துல்லியமாக வைத்திருக்கும், தடம் கண்டறியக்கூடியதாக இருக்கும்போதே சரக்கு இழப்பைக் கண்டறியும், மேலும் வீணாகும் வார இறுதிக்கு பதிலாக வாரத்திற்கு சில நிமிடங்களே ஆகும். பொதுவான விதி: நீங்கள் வருடத்திற்கு ஒருமுறை மட்டுமே கணக்கெடுத்தால், ஆண்டின் பெரும்பகுதியில் உங்கள் எண்கள் தவறாகவே இருக்கும்.

இதே கட்டுப்பாடு கடையின் ரொக்கப் பிரிவிற்கும் பொருந்தும், மேலும் இதற்கான தர்க்கமும் ஒன்றேதான்: க்ளவுட் POS-இல் பணப் பெட்டி மேலாண்மை: கணக்கெடுப்புகள், மிதப்புத்தொகை மற்றும் கணக்கு ஒப்பீடு என்பதைப் பார்க்கவும். இந்தச் சொற்களில் பாதி உங்களுக்குப் புதியதாக இருந்தால், ஒவ்வொரு புதிய வணிகரும் தெரிந்து கொள்ள வேண்டிய 30 POS சொற்கள் என்பதிலிருந்து தொடங்குங்கள்.