Πώς διατηρείτε ακριβείς τις καταμετρήσεις αποθέματος όταν μια παραλαβή είναι ελλειμματική;

Διατηρείτε τις καταμετρήσεις αποθέματος ακριβείς καταμετρώντας αυτό που πραγματικά έφτασε, συγκρίνοντας αυτή την καταμέτρηση με αυτό που παραγγείλατε και προσαρμόζοντας το απόθεμα στον πραγματικό αριθμό πριν τοποθετηθεί οτιδήποτε στο ράφι. Το δελτίο αποστολής (η λίστα του προμηθευτή με όσα αναφέρει ότι απέστειλε) δεν καθορίζει ποτέ τον αριθμό αποθέματός σας. Τον καθορίζει η καταμέτρησή σας.

Οι ελλειμματικές παραλαβές είναι συνηθισμένο φαινόμενο, όχι σπάνιο. Οι προμηθευτές στέλνουν λιγότερα κιβώτια, αντικαθιστούν μεγέθη, χωρίζουν παραγγελίες σε πολλές παραδόσεις και περιστασιακά απλώς κάνουν λάθος στην καταμέτρηση. Ένα κατάστημα που παραλαμβάνει λίγες παραδόσεις την εβδομάδα θα τα συναντήσει όλα αυτά μέσα σε έναν χρόνο. Τα καταστήματα που διατηρούν ακριβείς καταμετρήσεις παρά ταύτα είναι εκείνα που διαθέτουν μια ρουτίνα παραλαβής η οποία αντιμετωπίζει κάθε κιβώτιο ως λανθασμένο μέχρι κάποιος να αποδείξει το αντίθετο.

Γιατί οι ελλειμματικές παραλαβές αλλοιώνουν τις καταμετρήσεις αποθέματος;

Επειδή τα περισσότερα μικρά καταστήματα παραλαμβάνουν βασιζόμενα στην καλή πίστη. Η παράδοση φτάνει κατά τη διάρκεια ενός πολυσύχναστου πρωινού, κάποιος ρίχνει μια ματιά στο δελτίο αποστολής και το σύστημα ενημερώνεται με ολόκληρη την ποσότητα που παραγγέλθηκε. Αν ο προμηθευτής έστειλε 20 τεμάχια ενώ η παραγγελία ήταν για 24, το POS σας θεωρεί πλέον ότι υπάρχουν τέσσερα τεμάχια που στην πραγματικότητα δεν υπάρχουν.

Αυτό είναι το εικονικό απόθεμα (phantom stock - απόθεμα που εμφανίζει το σύστημά σας αλλά δεν υπάρχει στο ράφι σας), και το πρόβλημα διογκώνεται:

• Κάνετε υπερπώληση. Οποιοδήποτε κανάλι υπόσχεται απόθεμα, από διαδικτυακές παραγγελίες έως τηλεφωνικές κρατήσεις, υπόσχεται τεμάχια που δεν μπορείτε να παραδώσετε.

• Η αναπαραγγελία καθυστερεί. Το σύστημα θεωρεί ότι είστε καλυμμένοι, επομένως τίποτα δεν επισημαίνεται για αναπλήρωση μέχρι το ράφι να αδειάσει τελείως.

• Η φύρα/απώλεια αποθέματος (shrink) διαγιγνώσκεται λάθος. Όταν μια καταμέτρηση αποκαλύψει τελικά το κενό μήνες αργότερα, τα τεμάχια που λείπουν φαίνονται ως κλοπή, ενώ το χρονικό περιθώριο υποβολής αξίωσης στον προμηθευτή έχει κλείσει προ πολλού.

Η κλοπή παίρνει τη μεγαλύτερη δημοσιότητα, και πράγματι αντιπροσώπευε περίπου το 65% της λιανικής φύρας (απώλεια αποθέματος λόγω κλοπής, ζημιάς και σφαλμάτων) στην έρευνα ασφαλείας της NRF για το 2023¹. Αυτό αφήνει ακόμα περίπου το ένα τρίτο της φύρας να προέρχεται από αστοχίες διαδικασιών και απλά σφάλματα. Η παραλαβή βασισμένη στην καλή πίστη ανήκει αμιγώς σε αυτή την κατηγορία και, σε αντίθεση με την κλοπή, βρίσκεται πλήρως υπό τον έλεγχό σας.

Πώς μοιάζει η σωστή παραλαβή βάσει εντολής αγοράς;

Μια εντολή αγοράς, ή PO (το δικό σας αρχείο με το τι ακριβώς παραγγείλατε και με τι κόστος), είναι αυτό που μετατρέπει την παραλαβή σε έλεγχο αντί για εικασία. Χωρίς αυτήν, το δελτίο αποστολής βαθμολογεί τον εαυτό του: ο προμηθευτής σας λέει τι έστειλε και εσείς δεν έχετε κάτι ανεξάρτητο για να το συγκρίνετε. Είτε η εντολή αγοράς βρίσκεται σε σύστημα παραγγελιών, σε μια συνομιλία email ή σε ένα υπολογιστικό φύλλο, η ρουτίνα αποτελείται από τα ίδια πέντε βήματα:

1. Ανοίξτε την εντολή αγοράς πριν ανοίξετε οποιοδήποτε κιβώτιο. Η παραλαβή χρειάζεται ένα έγγραφο πηγής που δημιουργήσατε εσείς, όχι ο προμηθευτής.

2. Καταμετρήστε τα φυσικά αγαθά χωρίς να διαβάσετε πρώτα τις ποσότητες από το δελτίο αποστολής. Η γνώση του 'σωστού' αριθμού κατευθύνει αυτόν που καταμετρά στο να τον επιβεβαιώσει, η ίδια αρχή τυφλής καταμέτρησης που ισχύει για τις περιοδικές καταμετρήσεις αποθέματος (cycle counts).

3. Συγκρίνετε και τους τρεις αριθμούς: τι παραγγείλατε, τι αναγράφει το δελτίο αποστολής, τι υπάρχει στο κιβώτιο. Το μοτίβο σας δείχνει τι συνέβη. Παραγγείλατε 24, το δελτίο λέει 24, το κιβώτιο περιέχει 20: η παραγγελία συσκευάστηκε ελλειμματικά, υποβάλετε αξίωση. Το δελτίο λέει 20: ο προμηθευτής έστειλε εν γνώσει του ελλειμματική παραλαβή, οπότε ελέγξτε για εκκρεμή παραγγελία (back order) πριν πληρώσετε για 24.

4. Προσαρμόστε το απόθεμα στον αριθμό που καταμετρήσατε, την ίδια ημέρα.

5. Αναφέρετε το έλλειμμα ενώ το παράθυρο υποβολής αξιώσεων είναι ανοιχτό. Οι περισσότεροι προμηθευτές ορίζουν προθεσμία για αξιώσεις ελλείψεων στους όρους τους, και αυτή είναι συνήθως αυστηρή. Η αναφορά την ίδια ημέρα είναι η μόνη συνήθεια που δεν χάνει ποτέ την προθεσμία.

Τι πρέπει να κάνετε τη στιγμή που μια παραλαβή φτάνει ελλειμματική;

Διαχωρίστε τα δύο προβλήματα που δημιουργεί μια ελλειμματική παραλαβή. Υπάρχει ένα οικονομικό πρόβλημα (πληρώσατε ή πρόκειται να πληρώσετε για τεμάχια που δεν παραλάβατε) και ένα πρόβλημα δεδομένων (τα αρχεία αποθέματός σας πρόκειται να είναι λανθασμένα). Διορθώστε το πρόβλημα δεδομένων αμέσως και διαχειριστείτε το οικονομικό πρόβλημα στον δικό του χρόνο.

Προσαρμόστε πρώτα την καταμέτρηση. Στη συνέχεια, φωτογραφίστε την παραλαβή, κρατήστε το δελτίο αποστολής και σημειώστε σε αυτό την καταμετρημένη ποσότητα μαζί με ημερομηνία και μονογραφή. Αυτά είναι τα αποδεικτικά στοιχεία σας για την αξίωση από τον προμηθευτή και το ίχνος ελέγχου (audit trail) για την προσαρμογή του αποθέματος.

Αυτό που δεν πρέπει να κάνετε είναι να αφήσετε το σύστημα στα 24 τεμάχια όσο καθυστερεί η επίλυση της διαφοράς. Κάθε ημέρα που η καταγραφή παραμένει λανθασμένη, το ταμείο, τα σημεία αναπαραγγελίας και οι αναφορές βασίζονται σε πλασματικά δεδομένα. Πιστωτικό από τον προμηθευτή σας καλύπτει οικονομικά, αλλά δεν κάνει τίποτα για τη διόρθωση των καταμετρήσεών σας.

Πώς θα αποτρέψετε τις ελλειμματικές παραλαβές από το να καταστρέφουν τις καταμετρήσεις μακροπρόθεσμα;

Παρακολουθήστε το ποσοστό εκπλήρωσης (fill rate) κάθε προμηθευτή (το ποσοστό των παραγγελθέντων τεμαχίων που παραδόθηκαν πραγματικά). Ένας προμηθευτής που παραδίδει συστηματικά το 92% των όσων παραγγέλνετε σας δίνει δεδομένα: αυξήστε τις ποσότητες παραγγελίας, παραγγείλτε νωρίτερα ή μεταφέρετε τον όγκο αγορών αλλού. Βλέπετε το μοτίβο μόνο εάν κάθε απόκλιση καταγράφεται κατά την παραλαβή.

Στη συνέχεια, διατηρήστε τη ρουτίνα σταθερή και επαναλαμβανόμενη. Ένα άτομο παραλαμβάνει κάθε παράδοση, με τον ίδιο τρόπο, βάσει της εντολής αγοράς, κάθε φορά. Ένας πεντάλεπτος έλεγχος σε κάθε παράδοση είναι καλύτερος από έναν διεξοδικό έλεγχο μόνο σε ορισμένες. Εάν το απόθεμα μετακινείται επίσης μεταξύ των τοποθεσιών σας, η ίδια πειθαρχία επιβεβαίωσης παραλαβής ισχύει για τις μεταφορές αποθέματος.

Τέλος, ενισχύστε τη ρουτίνα με καταμετρήσεις. Η πειθαρχία παραλαβής εντοπίζει τις ελλείψεις στην είσοδο· οι προγραμματισμένες περιοδικές καταμετρήσεις εντοπίζουν ό,τι ξέφυγε. Τίποτα από αυτά δεν λειτουργεί αν ο αριθμός με τον οποίο συγκρίνετε είναι παρωχημένος, όπως εξηγείται για την παρακολούθηση αποθέματος σε πραγματικό χρόνο στο άρθρο Από το χάος του αποθέματος στον έλεγχο με τη διαχείριση αποθέματος POS. Στο Final POS, το διαθέσιμο απόθεμα παρακολουθείται ανά κατάστημα στο Merchant Hub, και η ενεργοποίηση της παρακολούθησης αποθέματος είναι ένας διακόπτης όταν προσθέτετε ένα προϊόν, επομένως ο αριθμός που διορθώνετε στην παραλαβή είναι ο ίδιος ζωντανός αριθμός από τον οποίο αφαιρεί το ταμείο.

Λοιπόν, πώς διατηρείτε ακριβείς τις καταμετρήσεις αποθέματος όταν μια παραλαβή είναι ελλειμματική;

Καταμετρήστε όσα έφτασαν, ελέγξτε τα με την εντολή αγοράς αντί για το δελτίο αποστολής, προσαρμόστε το απόθεμα στον καταμετρημένο αριθμό την ίδια ημέρα και διεκδικήστε το πιστωτικό προμηθευτή ως ξεχωριστό ζήτημα. Ο βασικός κανόνας: το δελτίο αποστολής δεν καθορίζει ποτέ το απόθεμά σας· το καθορίζει η καταμέτρησή σας. Αν οι μισοί από αυτούς τους όρους σας είναι καινούργιοι, ξεκινήστε με τους 30 όρους POS που πρέπει να γνωρίζει κάθε νέος έμπορος.