जब कोई शिपमेंट कम सामान के साथ आती है, तो आप इन्वेंट्री की गिनती को सटीक कैसे रखते हैं?
सामान की कम मात्रा वाली शिपमेंट (शॉर्ट शिपमेंट) आपकी इन्वेंट्री रिकॉर्ड को उसी क्षण बिगाड़ देती है जब कोई व्यक्ति बिना गिने भरोसा करके उसे स्वीकार कर लेता है। यहाँ एक रिसीविंग रूटीन दिया गया है जो गिनती को सटीक रखता है: पर्चेज ऑर्डर (PO) से मिलान करें, पहले गिनती करें, और उसी दिन एडजस्ट करें।
Mathias NielsenCEO, Final POS
आप वास्तव में पहुंचे सामान की गिनती करके, उस गिनती की तुलना अपने ऑर्डर से करके, और किसी भी सामान के शेल्फ तक पहुंचने से पहले स्टॉक को वास्तविक संख्या में एडजस्ट करके इन्वेंट्री की गिनती को सटीक रखते हैं। पैकिंग स्लिप (सप्लायर की सूची कि उन्होंने क्या भेजा है) कभी भी आपकी स्टॉक संख्या तय नहीं करती है। आपकी गिनती करती है।
कम सामान वाली शिपमेंट (शॉर्ट शिपमेंट) नियमित होती हैं, दुर्लभ नहीं। सप्लायर केस कम भेजते हैं, साइज़ बदलते हैं, डिलीवरी में ऑर्डर विभाजित करते हैं, और कभी-कभी बस गलत गिनती कर लेते हैं। एक सप्ताह में कुछ डिलीवरी प्राप्त करने वाला स्टोर एक वर्ष में इन सभी को देखेगा। जो स्टोर इन्वेंट्री की सटीक गिनती रखते हैं, वे वे हैं जिनके पास एक रिसीविंग रूटीन होता है जो हर बॉक्स को तब तक गलत मानता है जब तक कि कोई अन्यथा साबित न कर दे।
कम सामान वाली शिपमेंट इन्वेंट्री की गिनती को क्यों खराब करती हैं?
क्योंकि ज़्यादातर छोटे स्टोर बिना गिने भरोसे पर सामान प्राप्त करते हैं। व्यस्त सुबह के दौरान डिलीवरी आती है, कोई व्यक्ति पैकिंग स्लिप को देखता है, और सिस्टम में पूरी ऑर्डर की गई मात्रा दर्ज हो जाती है। यदि सप्लायर ने 24 के ऑर्डर के मुकाबले 20 यूनिट भेजी हैं, तो आपका POS अब ऐसी चार यूनिट्स पर विश्वास करता है जो अस्तित्व में ही नहीं हैं।
वह फैंटम स्टॉक (इन्वेंट्री जो आपका सिस्टम दिखाता है लेकिन आपकी शेल्फ पर नहीं है) है, और यह बढ़ता जाता है:
आप ओवरसेल करते हैं। ऑनलाइन ऑर्डर से लेकर फोन होल्ड तक, स्टॉक का वादा करने वाला कोई भी चैनल उन यूनिट्स का वादा कर रहा है जिन्हें आप डिलीवर नहीं कर सकते।
रीऑर्डर रुक जाता है। सिस्टम सोचता है कि आपके पास सामान है, इसलिए शेल्फ खाली होने तक पुनर्भरण (रिप्लेसमेंट) के लिए कुछ भी फ्लैग नहीं होता है।
नुकसान (श्रिंक) का गलत निदान होता है। जब महीनों बाद अंततः गिनती में अंतर सामने आता है, तो गायब यूनिट्स चोरी जैसी लगती हैं, और सप्लायर के दावे की समय सीमा बहुत पहले बंद हो चुकी होती है।
चोरी सुर्खियों में रहती है, और NRF के 2023 सुरक्षा सर्वेक्षण के अनुसार यह रिटेल श्रिंक (चोरी, क्षति और त्रुटि के कारण खोई इन्वेंट्री) का लगभग 65 प्रतिशत हिस्सा थी¹। इसके बावजूद लगभग एक तिहाई श्रिंक प्रक्रिया की विफलताओं और साधारण गलतियों से आती है। बिना गिने सामान प्राप्त करना पूरी तरह से उसी श्रेणी में आता है, और चोरी के विपरीत, यह पूरी तरह से आपके नियंत्रण में है।
पर्चेज ऑर्डर के माध्यम से उचित रिसीविंग (प्राप्ति) कैसी दिखती है?
एक पर्चेज ऑर्डर, या PO (आपने क्या और किस कीमत पर ऑर्डर किया था, इसका आपका रिकॉर्ड), वही है जो रिसीविंग को अनुमान के बजाय एक जांच में बदल देता है। इसके बिना, पैकिंग स्लिप अपने ही काम का मूल्यांकन करती है: सप्लायर आपको बताता है कि उन्होंने क्या भेजा, और आपके पास इसकी तुलना करने के लिए कुछ भी स्वतंत्र नहीं होता है। चाहे आपका PO किसी ऑर्डरिंग सिस्टम में हो, एक ईमेल थ्रेड में हो, या एक स्प्रेडशीट में हो, दिनचर्या समान पांच चरणों की होती है:
बॉक्स खोलने से पहले PO निकालें। रिसीविंग के लिए आपके द्वारा बनाए गए स्रोत दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है, न कि सप्लायर द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ की।
पहले पैकिंग स्लिप से मात्रा पढ़े बिना भौतिक सामानों की गिनती करें। "सही" संख्या जानने से गिनती करने वाला व्यक्ति उसे खोजने की ओर झुकता है, वही ब्लाइंड-काउंट सिद्धांत जो साइकिल काउंट्स के पीछे है।
तीनों संख्याओं की तुलना करें: आपने क्या ऑर्डर किया था, स्लिप का क्या दावा है, बॉक्स में क्या है। पैटर्न आपको बताता है कि क्या हुआ। 24 ऑर्डर किया गया, स्लिप 24 कहती है, बॉक्स में 20 हैं: ऑर्डर कम चुना गया था, क्लेम फाइल करें। स्लिप 20 कहती है: सप्लायर ने जानबूझकर कम सामान भेजा, इसलिए 24 के लिए भुगतान करने से पहले बैक ऑर्डर की जांच करें।
उसी दिन, गिने गए नंबर पर स्टॉक एडजस्ट करें।
दावे की खिड़की खुली रहने के दौरान कमी की रिपोर्ट करें। अधिकांश सप्लायर अपनी शर्तों में कमी के दावों के लिए एक समय सीमा तय करते हैं, और यह आमतौर पर सख्त होती है। उसी दिन रिपोर्टिंग ही एकमात्र ऐसी आदत है जो इसे कभी नहीं चूकती।
जैसे ही कोई शिपमेंट कम सामान के साथ पहुंचे, आपको क्या करना चाहिए?
कम सामान वाली शिपमेंट से पैदा होने वाली दो समस्याओं को अलग करें। एक पैसे की समस्या है (आपने उन यूनिट्स के लिए भुगतान किया है, या करने वाले हैं, जो आपको प्राप्त नहीं हुईं) और एक डेटा समस्या है (आपके स्टॉक रिकॉर्ड गलत होने वाले हैं)। डेटा की समस्या को तुरंत ठीक करें और पैसे की समस्या का समाधान उसकी अपनी समय सीमा पर करें।
पहले गिनती एडजस्ट करें। फिर डिलीवरी का फोटो लें, पैकिंग स्लिप रखें, और उस पर तारीख और आद्याक्षर (इनिशियल्स) के साथ गिने गए परिणाम को नोट करें। वह सप्लायर के दावे के लिए आपका सबूत है और स्टॉक एडजस्टमेंट के लिए आपका ऑडिट ट्रेल है।
आपको जो नहीं करना चाहिए वह यह है कि जब तक विवाद चलता रहे तब तक सिस्टम को 24 यूनिट्स पर छोड़ दें। जिस दिन रिकॉर्ड गलत रहता है, चेकआउट, रीऑर्डर पॉइंट और रिपोर्ट सभी काल्पनिक डेटा पर काम कर रहे होते हैं। सप्लायर क्रेडिट आपको वित्तीय रूप से भरपाई करता है; यह आपकी गिनती को ठीक करने के लिए कुछ नहीं करता।
आप कम सामान वाली शिपमेंट को लंबे समय तक गिनती खराब करने से कैसे रोकते हैं?
प्रत्येक सप्लायर की फिल दर (ऑर्डर की गई यूनिट्स का प्रतिशत जो वास्तव में डिलीवर की गईं) को ट्रैक करें। एक सप्लायर जो लगातार आपके द्वारा ऑर्डर किए गए सामान का 92 प्रतिशत डिलीवर करता है, वह आपको डेटा दे रहा है: अपने ऑर्डर की मात्रा बढ़ाएं, पहले रीऑर्डर करें, या वॉल्यूम को कहीं और ले जाएं। आप पैटर्न केवल तभी देखते हैं जब रिसीविंग के समय हर अंतर को दर्ज किया जाता है।
फिर इस दिनचर्या को अनुशासित रखें। एक व्यक्ति हर डिलीवरी को, उसी तरह से, PO से मिलान करके, हर बार प्राप्त करता है। हर डिलीवरी पर पांच मिनट की जांच कुछ डिलीवरी पर गहन ऑडिट से बेहतर है। यदि स्टॉक आपकी लोकेशंस के बीच भी स्थानांतरित होता है, तो वही अनुशासन स्टॉक ट्रांसफर पर भी लागू होता है।
अंत में, गिनती के साथ दिनचर्या का समर्थन करें। रिसीविंग अनुशासन दरवाजे पर ही कमियों को पकड़ लेता है; निर्धारित साइकिल काउंट उन चीज़ों को पकड़ते हैं जो छूट जाती हैं। इनमें से कुछ भी काम नहीं करता है यदि आप जिस संख्या की जांच कर रहे हैं वह पुरानी है, जो कि POS इन्वेंट्री प्रबंधन के साथ स्टॉक के अराजकता से नियंत्रण तक में रियल-टाइम स्टॉक ट्रैकिंग के लिए मामला है। Final POS में, मर्चेंट हब में प्रति आउटलेट हाथ में मौजूद स्टॉक को ट्रैक किया जाता है, और जब आप कोई उत्पाद जोड़ते हैं तो स्टॉक ट्रैकिंग चालू करना बस एक टॉगल है, इसलिए जो नंबर आप पिछले दरवाजे पर ठीक करते हैं वही लाइव नंबर चेकआउट के दौरान कम होता है।
तो, जब कोई शिपमेंट कम सामान के साथ आती है, तो आप इन्वेंट्री की गिनती को सटीक कैसे रखते हैं?
जो आया उसकी गिनती करें, पैकिंग स्लिप के बजाय पर्चेज ऑर्डर से इसकी जांच करें, उसी दिन गिने गए नंबर पर स्टॉक एडजस्ट करें, और सप्लायर क्रेडिट को एक अलग समस्या के रूप में हल करें। सामान्य नियम: पैकिंग स्लिप कभी भी आपकी स्टॉक संख्या तय नहीं करती; आपकी गिनती करती है। यदि इनमें से आधे शब्द आपके लिए नए हैं, तो 30 POS शब्द जो हर नए व्यापारी को जानने चाहिए से शुरुआत करें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
फैंटम स्टॉक (Phantom stock) क्या है?
इन्वेंट्री जिसे आपका POS सिस्टम में उपलब्ध दिखाता है लेकिन वह भौतिक रूप से शेल्फ पर मौजूद नहीं होती है। अनलॉग किए गए नुकसान और गलत स्कैनिंग के साथ-साथ पूरी ऑर्डर की गई मात्रा में प्राप्त की गई कम शिपमेंट (शॉर्ट शिपमेंट) इसके सबसे आम कारणों में से एक हैं।
पर्चेज ऑर्डर (Purchase Order) और पैकिंग स्लिप (Packing Slip) में क्या अंतर है?
पर्चेज ऑर्डर आपके द्वारा ऑर्डर किए गए सामान और उसकी लागत का रिकॉर्ड होता है। पैकिंग स्लिप सप्लायर का यह रिकॉर्ड होती है कि उन्होंने क्या भेजा है। सही रिसीविंग में सिर्फ पैकिंग स्लिप से नहीं, बल्कि आपके पर्चेज ऑर्डर से भौतिक रूप से मिले सामान का मिलान किया जाता है।
क्या सप्लायर द्वारा सामान कम मिलने (शॉर्टेज) के दावे को सुलझाने से पहले मुझे स्टॉक एडजस्ट करना चाहिए?
हाँ। उसी दिन गिने गए स्टॉक के अनुसार एडजस्ट करें ताकि चेकआउट, रीऑर्डरिंग और रिपोर्ट सटीक रहें, और क्रेडिट का दावा अलग से करें। सप्लायर क्रेडिट से पैसे का हिसाब ठीक होता है, आपके स्टॉक की गिनती का नहीं।
सप्लायर फिल रेट क्या है?
ऑर्डर की गई कुल यूनिट्स में से सप्लायर वास्तव में जितनी यूनिट्स डिलीवर करता है, उसका प्रतिशत। प्रति सप्लायर इसे ट्रैक करने से यह पता चलता है कि कौन बार-बार कम सामान भेजता है, ताकि आप अतिरिक्त ऑर्डर दे सकें, पहले रीऑर्डर कर सकें या किसी बेहतर सप्लायर को ऑर्डर ट्रांसफर कर सकें।
सामान कम मिलने (शॉर्ट शिपमेंट) की रिपोर्ट करने के लिए मेरे पास कितना समय होता है?
अधिकांश सप्लायर अपनी शर्तों में सामान कम मिलने का दावा करने के लिए एक समय-सीमा तय करते हैं, जो अक्सर बहुत कम होती है। डिलीवरी मिलने वाले दिन ही शॉर्टेज की रिपोर्ट करें ताकि आप दावा करने की समय-सीमा कभी न चूकें।