Come mantenere accurato il conteggio dell'inventario quando una spedizione presenta un ammanco?
Una spedizione incompleta compromette i registri d'inventario nell'istante in cui viene presa in consegna sulla fiducia. Ecco la procedura di ricezione che mantiene i conteggi accurati: verifica con l'ordine d'acquisto, conteggio preventivo, rettifica in giornata.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Per mantenere accurato il conteggio dell'inventario occorre contare la merce effettivamente arrivata, confrontare tale conteggio con quanto ordinato e rettificare le scorte al numero reale prima che i prodotti vengano posizionati a scaffale. La bolla di accompagnamento (il documento del fornitore che elenca quanto dichiarato spedito) non definisce mai la giacenza. È il vostro conteggio a farlo.
Le consegne incomplete sono la norma, non un'eccezione. I fornitori consegnano colli mancanti, sostituiscono le taglie, dividono gli ordini su più consegne e occasionalmente sbagliano i conteggi. Un negozio che riceve qualche consegna a settimana vedrà tutte queste situazioni nell'arco di un anno. I negozi che mantengono comunque conteggi accurati sono quelli dotati di una procedura di ricezione che considera ogni scatola errata finché qualcuno non ne dimostri la correttezza.
Perché le consegne incomplete falsano i conteggi dell'inventario?
Perché la maggior parte dei piccoli negozi effettua il carico sulla fiducia. La merce arriva durante una mattina di intenso lavoro, qualcuno dà un'occhiata rapida alla bolla di accompagnamento e il sistema viene aggiornato con l'intera quantità ordinata. Se il fornitore ha spedito 20 unità a fronte di un ordine di 24, il POS registrerà quattro unità in realtà inesistenti.
Questa è una scorta fantasma (inventario mostrato dal sistema ma assente sullo scaffale), e genera problemi a catena:
Si va in sovravendita. Qualsiasi canale che garantisce la disponibilità, dagli ordini online alle prenotazioni telefoniche, promette articoli che non potete consegnare.
I riordini si bloccano. Il sistema ritiene che la scorta sia sufficiente, quindi non segnala la necessità di riassortimento finché lo scaffale non è già vuoto.
Le perdite vengono diagnosticate in modo errato. Quando un conteggio evidenzia finalmente il divario dopo mesi, gli articoli mancanti sembrano il risultato di un furto, e il termine per contestare al fornitore è scaduto da tempo.
I furti sono quelli che fanno più scalpore e rappresentano circa il 65% delle perdite inventariali (inventario perso per furto, danneggiamento ed errore) nell'indagine sulla sicurezza della NRF del 2023¹. Questo significa che circa un terzo delle perdite deriva da fallimenti di processo e semplici errori. Accettare le consegne sulla fiducia rientra appieno in questa categoria e, a differenza dei furti, è un aspetto completamente sotto il vostro controllo.
Come si effettua una corretta ricezione da un ordine d'acquisto?
Un ordine d'acquisto, o ODA (il vostro registro di cosa avete ordinato esattamente e a quale costo), è ciò che trasforma la ricezione in una verifica invece che in un'approssimazione. Senza di esso, la bolla di accompagnamento si autoreferenzia: il fornitore vi comunica cosa ha spedito e voi non avete alcun elemento indipendente con cui confrontarlo. Che l'ordine d'acquisto si trovi in un sistema di gestione ordini, in una conversazione e-mail o in un foglio di calcolo, la procedura si articola negli stessi cinque passaggi:
Aprite l'ordine d'acquisto prima di aprire qualsiasi scatola. La ricezione necessita di un documento di origine creato da voi, non dal fornitore.
Contate la merce fisica senza leggere prima le quantità sulla bolla di accompagnamento. Conoscere il numero "corretto" condiziona chi effettua il conteggio a trovarlo, seguendo lo stesso principio del conteggio alla cieca applicato agli inventari rotativi.
Confrontate tutti e tre i numeri: quanto ordinato, quanto dichiarato sulla bolla e quanto presente nella scatola. Lo schema evidenzia l'accaduto. Ordinati 24, bolla indica 24, scatola ne contiene 20: l'ordine è stato allestito in difetto, aprite una contestazione. Bolla indica 20: il fornitore ha spedito volutamente in difetto, quindi verificate la presenza di un ordine arretrato prima di pagare per 24.
Aggiornate le scorte al numero contato, il giorno stesso.
Segnalate l'ammanco mentre i termini di contestazione sono aperti. La maggior parte dei fornitori stabilisce una scadenza per i reclami per merce mancante nelle proprie condizioni, di solito molto ristretta. Segnalare il giorno stesso è l'unica abitudine che evita di superarla.
Cosa fare nell'istante in cui una spedizione risulta incompleta?
Separate i due problemi creati da una spedizione incompleta. Vi è un problema finanziario (avete pagato, o state per pagare, articoli non ricevuti) e un problema di dati (i registri delle scorte stanno per diventare errati). Risolvete subito il problema di dati e gestite la questione finanziaria con i suoi tempi.
Aggiornate prima il conteggio. Poi fotografate la consegna, conservate la bolla di accompagnamento e annotatevi sopra la quantità contata con data e sigla. Questa costituisce la prova per il reclamo al fornitore e la traccia di audit per la rettifica delle scorte.
Ciò che non dovete fare è lasciare il sistema a 24 unità mentre la contestazione si trascina. Ogni giorno in cui il dato rimane errato, la cassa, i punti di riordino e i report lavorano su informazioni prive di fondamento. Una nota di credito del fornitore vi risarcisce dal punto vista finanziario, ma non corregge i conteggi dell'inventario.
Come evitare che le consegne incomplete compromettano i conteggi a lungo termine?
Tracciate il tasso di evasione (fill rate) di ciascun fornitore (la percentuale di articoli ordinati ed effettivamente consegnati). Un fornitore che consegna con costanza il 92% di quanto ordinato vi sta fornendo un dato: aumentate le quantità degli ordini, riordinate prima o spostate il volume di acquisto altrove. Potrete individuare questo modello solo se ogni discrepanza viene registrata al momento della ricezione.
Mantenete quindi la procedura costante. Un'unica persona riceve ogni consegna, sempre allo stesso modo, confrontandola con l'ordine d'acquisto. Un controllo di cinque minuti su ogni consegna è preferibile a un controllo approfondito saltuario. Se le scorte si spostano anche tra diverse sedi, la medesima disciplina di registrazione della ricezione si applica ai trasferimenti di magazzino.
Inoltre, supportate la procedura con i conteggi. La disciplina nella ricezione individua gli ammanchi all'ingresso; gli inventari rotativi pianificati intercettano ciò che sfugge. Nulla di tutto questo funziona se il valore di riferimento è obsoleto, come trattato riguardo al tracciamento delle scorte in tempo reale nell'articolo Dal caos al controllo delle scorte con la gestione dell'inventario POS. In Final POS, le scorte disponibili vengono tracciate per punto vendita nel Merchant Hub e l'attivazione del tracciamento delle scorte è un semplice interruttore quando si aggiunge un prodotto, cosicché la cifra corretta all'ingresso merci corrisponda allo stesso numero in tempo reale che la cassa aggiorna.
Quindi, come mantenere accurato il conteggio dell'inventario quando una spedizione presenta un ammanco?
Contate la merce arrivata, verificatela rispetto all'ordine d'acquisto anziché alla bolla di accompagnamento, rettificate le scorte al numero contato il giorno stesso e gestite il credito del fornitore come un problema a parte. Regola empirica: la bolla di accompagnamento non definisce mai la giacenza; è il vostro conteggio a farlo. Se la metà di questi termini vi risulta nuova, iniziate da 30 termini POS che ogni nuovo esercente dovrebbe conoscere.
Domande frequenti
Che cosa sono le scorte fantasma?
Inventario che il POS mostra come disponibile ma che non è fisicamente presente sullo scaffale. Le spedizioni incomplete registrate per l'intera quantità ordinata ne sono una delle cause più comuni, insieme a danneggiamenti non registrati ed errori di scansione.
Qual è la differenza tra un ordine d'acquisto e una bolla di accompagnamento?
Un ordine di acquisto è la tua registrazione di ciò che hai ordinato e a quale costo. Una bolla di accompagnamento è la registrazione del fornitore di ciò che dichiara di aver spedito. Una ricezione corretta verifica la consegna effettiva rispetto all'ordine di acquisto, non solo alla bolla.
Devo rettificare lo stock prima che il fornitore risolva un reclamo per ammanco?
Sì. Rettifica le quantità con il numero conteggiato il giorno stesso, in modo che cassa, riordini e report rimangano accurati, e gestisci il credito separatamente. La nota di credito di un fornitore corregge l'importo economico, non le tue giacenze.
Che cos'è il tasso di evasione di un fornitore?
La percentuale di unità ordinate che un fornitore consegna effettivamente. Monitorarlo per ciascun fornitore ti mostra chi effettua ripetutamente spedizioni incomplete, così da poter aumentare le quantità degli ordini, ordinare prima o spostare i volumi verso un fornitore migliore.
Quanto tempo ho per segnalare una spedizione incompleta?
La maggior parte dei fornitori definisce nei propri termini un termine limite per segnalare gli ammanchi, e spesso è molto breve. Segnala gli ammanchi lo stesso giorno in cui ricevi la consegna e non rischierai mai di superare i tempi previsti.