คุณจะรักษาความแม่นยำของสต็อกได้อย่างไรเมื่อสินค้าส่งมาไม่ครบ?

คุณสามารถรักษาความแม่นยำของสต็อกได้โดยการนับสินค้าที่มาถึงจริง เปรียบเทียบยอดนับนั้นกับสิ่งที่คุณสั่งซื้อ และปรับตัวเลขสต็อกให้เป็นไปตามจำนวนจริงก่อนที่จะนำสินค้าวางบนชั้นวาง ใบส่งสินค้า (รายการที่ซัพพลายเออร์ระบุว่าส่งอะไรมาให้คุณบ้าง) ไม่ได้เป็นตัวกำหนดตัวเลขสต็อกของคุณ แต่เป็นยอดที่คุณนับได้เอง

การส่งสินค้าไม่ครบเป็นเรื่องปกติ ไม่ใช่เรื่องแปลก ซัพพลายเออร์อาจส่งกล่องมาไม่ครบ เปลี่ยนไซส์สินค้า แยกจัดส่งหลายรอบ หรือบางครั้งก็นับผิด ร้านค้าที่รับสินค้าสัปดาห์ละไม่กี่ครั้งก็มีโอกาสเจอเหตุการณ์เหล่านี้ทั้งหมดในหนึ่งปี ร้านค้าที่ยังคงรักษาตัวเลขสต็อกได้แม่นยำคือร้านที่มีขั้นตอนการรับสินค้าที่มองว่ากล่องทุกกล่องมีโอกาสผิดพลาดไว้ก่อน จนกว่าจะมีคนนับและพิสูจน์ว่าถูกต้อง

ทำไมการส่งสินค้าไม่ครบถึงทำให้บันทึกสต็อกผิดพลาด?

เพราะร้านค้าขนาดเล็กส่วนใหญ่รับสินค้าด้วยความไว้ใจ สินค้ามาส่งในช่วงเช้าที่ยุ่งเหยิง มีคนกวาดสายตามองใบส่งสินค้า แล้วระบบก็บันทึกยอดรับสินค้าเต็มจำนวนตามที่สั่ง หากซัพพลายเออร์ส่งมาเพียง 20 ชิ้นจากยอดสั่งซื้อ 24 ชิ้น ระบบ POS ของคุณจะรับรู้ว่ามีสินค้า 4 ชิ้นที่ไม่มีอยู่จริง

นั่นคือสต็อกทิพย์ (สินค้าที่ระบบแสดงว่ามี แต่ไม่มีอยู่บนชั้นวางจริง) และปัญหาจะทวีคูณขึ้น:

• คุณจะขายสินค้าเกินสต็อก ทุกช่องทางที่แสดงว่ามีสินค้าพร้อมขาย ตั้งแต่งานขายออนไลน์ไปจนถึงการจองทางโทรศัพท์ กำลังสัญญาในสิ่งที่คุณไม่มีสินค้าจัดส่ง

• การสั่งซื้อใหม่หยุดชะงัก ระบบคิดว่าคุณมีสินค้าเพียงพอ จึงไม่มีการแจ้งเตือนให้เติมสินค้าจนกว่าสินค้าบนชั้นจะหมดเกลี้ยง

• วินิจฉัยหาสาเหตุสินค้าสูญหายผิดพลาด เมื่อการนับสต็อกในอีกหลายเดือนต่อมาพบผลต่าง สินค้าที่หายไปจะดูเหมือนถูกขโมย ขณะที่ระยะเวลาการเคลมกับซัพพลายเออร์ก็ได้หมดลงนานแล้ว

การทุจริตหรือการขโมยมักเป็นข่าวใหญ่ และคิดเป็นประมาณ 65% ของสินค้าสูญหายในธุรกิจค้าปลีก (การสูญเสียสต็อกจากการถูกขโมย สินค้าชำรุด และข้อผิดพลาด) ในผลสำรวจความปลอดภัยปี 2023 ของ NRF¹ นั่นหมายความว่ายังเหลือสินค้าสูญหายอีกเกือบหนึ่งในสามที่เกิดจากข้อผิดพลาดในกระบวนการและความผิดพลาดทั่วไป การรับสินค้าด้วยความไว้ใจก็จัดอยู่ในกลุ่มนี้อย่างชัดเจน และต่างจากการถูกขโมย ตรงที่คุณสามารถควบคุมกระบวนการนี้ได้ทั้งหมด

การรับสินค้าจากใบสั่งซื้อที่ถูกต้องเป็นอย่างไร?

ใบสั่งซื้อ หรือ PO (บันทึกของคุณเองว่าสั่งซื้ออะไรและในราคาเท่าใด) คือสิ่งที่เปลี่ยนการรับสินค้าให้เป็นการตรวจสอบแทนที่จะเป็นการคาดเดา หากไม่มีใบสั่งซื้อ ใบส่งสินค้าจะเหมือนการตรวจการบ้านด้วยตัวเอง ซัพพลายเออร์บอกว่าส่งอะไรมา แล้วคุณก็ไม่มีเอกสารที่เป็นอิสระมาเปรียบเทียบ ไม่ว่า PO ของคุณจะอยู่ในระบบสั่งซื้อ อีเมล หรือสเปรดชีต ขั้นตอนการทำงานจะมี 5 ขั้นตอนเช่นเดียวกัน:

1. ดึงข้อมูล PO ขึ้นมาก่อนเปิดกล่อง การรับสินค้าต้องใช้อิเล็กทรอนิกส์หรือเอกสารอ้างอิงที่คุณเป็นผู้สร้างขึ้น ไม่ใช่เอกสารที่ซัพพลายเออร์ทำขึ้น

2. นับจำนวนสินค้าจริงโดยไม่ต้องอ่านตัวเลขจากใบส่งสินค้าก่อน การทราบตัวเลข "ที่ถูกต้อง" ล่วงหน้าจะทำให้ชี้นำคนนับให้พยายามนับให้ได้ตรงตามนั้น ซึ่งเป็นหลักการนับแบบไม่ดูยอด (blind count) เดียวกับการทำ การนับสต็อกย่อยตามรอบ (cycle counts)

3. เปรียบเทียบตัวเลขทั้งสามจำนวน: สิ่งที่คุณสั่งซื้อ สิ่งที่ใบส่งสินค้าระบุ และสิ่งที่อยู่ในกล่องจริง รูปแบบตัวเลขจะบอกคุณว่าเกิดอะไรขึ้น เช่น สั่งซื้อ 24 ชิ้น ใบส่งระบุ 24 ชิ้น แต่ในกล่องมี 20 ชิ้น: แสดงว่าหยิบสินค้าส่งไม่ครบ ให้ยื่นเรื่องเคลม แต่ถ้าใบส่งระบุ 20 ชิ้น: แสดงว่าซัพพลายเออร์รับรู้ว่าส่งมาไม่ครบ ให้ตรวจสอบว่ามีรายการค้างส่ง (back order) หรือไม่ก่อนที่คุณจะจ่ายเงินสำหรับ 24 ชิ้น

4. ปรับสต็อกให้ตรงตามจำนวนที่นับได้จริงภายในวันเดียวกัน

5. รายงานสินค้าไม่ครบในขณะที่ยังอยู่ในระยะเวลาแจ้งเคลม ซัพพลายเออร์ส่วนใหญ่มักกำหนดเส้นตายในการแจ้งสินค้าไม่ครบไว้ในเงื่อนไข ซึ่งมักจะมีระยะเวลาสั้น การรายงานผลภายในวันเดียวกันจึงเป็นนิสัยเดียวที่จะทำให้คุณไม่พลาดโอกาสนี้

คุณควรทำอย่างไรในทันทีที่สินค้าส่งมาไม่ครบ?

แยกปัญหา 2 ประการที่เกิดจากการส่งสินค้าไม่ครบออกจากกัน ปัญหาแรกคือเรื่องเงิน (คุณจ่ายเงิน หรือกำลังจะจ่ายเงิน สำหรับสินค้าที่คุณไม่ได้รับ) และปัญหาที่สองคือเรื่องข้อมูล (บันทึกสต็อกของคุณกำลังจะผิดพลาด) ให้แก้ไขปัญหาเรื่องข้อมูลทันที แล้วค่อยติดตามแก้ปัญหาเรื่องเงินตามขั้นตอน

ปรับจำนวนสต็อกก่อน จากนั้นถ่ายภาพสินค้าที่นำมาส่ง เก็บใบส่งสินค้าไว้ และเขียนจำนวนที่นับได้จริงลงบนใบส่งสินค้าพร้อมใส่วันที่และเซ็นชื่อกำกับ นั่นคือหลักฐานสำหรับการเคลมกับซัพพลายเออร์และเป็นร่องรอยการตรวจสอบสำหรับการปรับสต็อก

สิ่งที่ไม่ควรทำคือปล่อยให้ระบบแสดง 24 ชิ้นไว้ในขณะที่ข้อโต้แย้งยังยืดเยื้อ ทุกๆ วันที่บันทึกยังคงผิดพลาด ระบบชำระเงิน จุดสั่งซื้อใหม่ และรายงานต่างๆ จะทำงานอยู่บนข้อมูลที่ไม่เป็นจริง ใบลดหนี้จากซัพพลายเออร์ช่วยคืนเงินให้คุณได้ แต่ไม่ได้ช่วยแก้ไขตัวเลขสต็อกของคุณให้ถูกต้อง

คุณจะป้องกันไม่ให้การส่งสินค้าไม่ครบสร้างความเสียหายต่อสต็อกในระยะยาวได้อย่างไร?

ติดตามอัตราการจัดส่งสมบูรณ์ (fill rate - เปอร์เซ็นต์ของจำนวนสินค้าที่สั่งเทียบกับสินค้าที่จัดส่งจริง) ของซัพพลายเออร์แต่ละราย ซัพพลายเออร์ที่ส่งสินค้าได้เพียง 92% ของยอดสั่งซื้ออย่างสม่ำเสมอกำลังให้ข้อมูลแก่คุณ: ควรเพิ่มจำนวนการสั่งซื้อ สั่งซื้อเร็วขึ้น หรือเปลี่ยนไปใช้ซัพพลายเออร์รายอื่น คุณจะเห็นรูปแบบนี้ได้ก็ต่อเมื่อมีการบันทึกผลต่างทุกครั้งที่รับสินค้า

จากนั้นรักษาขั้นตอนการทำงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อยเหมือนเดิม ให้พนักงานคนเดียวทำหน้าที่รับสินค้าในแต่ละรอบ ด้วยวิธีเดียวกัน เทียบกับ PO ทุกครั้ง การตรวจเช็ก 5 นาทีในทุกการจัดส่งดีกว่าการตรวจสอบอย่างละเอียดเพียงบางครั้ง หากมีการย้ายสินค้าระหว่างสาขาด้วย วินัยในการทำเครื่องหมายรับสินค้าลักษณะนี้ก็ถูกนำมาใช้กับ การโอนย้ายสต็อก เช่นกัน

สุดท้ายคือเสริมขั้นตอนการทำงานด้วยการนับ สรุปวินัยในการรับสินค้าจะช่วยดักจับสินค้าไม่ครบตั้งแต่ประตูหลังร้าน ส่วนการนับสต็อกย่อยตามรอบที่กำหนดไว้จะช่วยดักจับส่วนที่หลุดรอดไป ทั้งหมดนี้จะไม่ได้ผลเลยหากตัวเลขที่คุณใช้เปรียบเทียบเป็นข้อมูลเก่า ซึ่งเป็นกรณีของการติดตามสต็อกแบบเรียลไทม์ใน เปลี่ยนความวุ่นวายของสต็อกเป็นการควบคุมด้วยการจัดการสต็อก POS ใน Final POS สต็อกที่มีอยู่จะถูกติดตามแยกตามสาขาใน Merchant Hub และ การเปิดใช้การติดตามสต็อกทำได้ง่ายๆ เพียงปุ่มเดียวเมื่อคุณเพิ่มสินค้า ดังนั้นตัวเลขที่คุณแก้ไขที่ประตูหลังร้านจะเป็นตัวเลขเดียวกับที่ระบบคิดเงินหน้าร้านตัดสต็อกแบบเรียลไทม์

สรุปแล้ว คุณจะรักษาความแม่นยำของสต็อกได้อย่างไรเมื่อสินค้าส่งมาไม่ครบ?

นับสินค้าที่มาถึง ตรวจสอบกับใบสั่งซื้อแทนที่จะเป็นใบส่งสินค้า ปรับสต็อกตามจำนวนที่นับได้ในวันเดียวกัน และติดตามเรื่องใบลดหนี้จากซัพพลายเออร์เป็นอีกปัญหาแยกต่างหาก กฎเหล็ก: ใบส่งสินค้าไม่ได้เป็นตัวกำหนดตัวเลขสต็อกของคุณ แต่เป็นยอดที่คุณนับได้เอง หากคำศัพท์เหล่านี้ครึ่งหนึ่งยังเป็นเรื่องใหม่สำหรับคุณ ให้เริ่มอ่านจาก 30 คำศัพท์ POS ที่ผู้ค้ารายใหม่ทุกคนควรรู้