El kit de hardware mínimo para un comerciante principiante

Un comerciante principiante necesita exactamente tres cosas para aceptar un pago: un teléfono o tablet que ya posea, un lector de tarjetas certificado y una conexión a internet estable. Ese es todo el kit de hardware mínimo. Cualquier otro dispositivo en la lista de compras típica de un POS, desde impresoras de recibos hasta escáneres de códigos de barras, es útil en situaciones específicas y un peso muerto en las demás.

Esta publicación explica qué hace realmente cada pieza de hardware, cuáles son necesarias y cuáles deberían esperar hasta que tu volumen de ventas demuestre que las necesitas.

¿Qué hardware necesitas realmente el primer día?

El primer día requiere una pantalla, una forma de aceptar tarjetas y conectividad. Nada más.

La pantalla es tu caja registradora. Un teléfono o tablet con software de POS hace todo lo que hacía una antigua caja registradora fija: arma el carrito, calcula los impuestos, registra la venta y envía el recibo. Es casi seguro que ya poseas uno, razón por la cual las configuraciones modernas de POS comienzan con un costo de hardware cercano a cero. Si quieres fijarla al mostrador, un soporte sencillo convierte una tablet en una estación de pago.

El lector de tarjetas acepta pagos con tarjeta (acercándola) y con chip. Esta es la única pieza de hardware diseñada específicamente para este fin que no tiene sustituto de software, y se detalla más adelante.

La conectividad mantiene útiles a ambos. El Wi-Fi existente de tu tienda o el plan de datos de un teléfono ofrecen suficiente ancho de banda para un POS. El verdadero requisito es un respaldo: debes saber cómo cambiar la caja registradora al punto de acceso de un teléfono antes de que tu router falle un sábado, no después. Algunos sistemas POS también pueden poner en cola las ventas sin conexión y sincronizarlas más tarde, lo cual vale la pena verificar antes de comprometerse con uno.

Si términos como tarjeta presente o tasa de intercambio son nuevos para ti, mantén abierta una pestaña sobre términos de POS que todo nuevo comerciante debe conocer mientras realizas tus compras.

¿Por qué el lector de tarjetas es la única pieza que no puedes omitir?

Porque los pagos con tarjeta son la única parte del proceso de pago donde el hardware realiza un trabajo de seguridad, no de conveniencia. Un lector certificado (hardware aprobado para gestionar datos de tarjetas bajo las reglas de PCI, el estándar de seguridad de la industria de tarjetas) cifra la tarjeta en el momento en que se acerca o se inserta. Tu teléfono, tu software de POS y tu red nunca ven el número de tarjeta sin procesar.

Además de la razón de seguridad, hay una razón económica. Las transacciones con tarjeta (acercándola) y con chip se tratan como transacciones con tarjeta presente, lo que generalmente significa costos de procesamiento más bajos y una protección mucho mayor cuando un cliente disputa un cargo. En cambio, escribir los números de tarjeta en tu teléfono conlleva tarifas más altas y la pérdida de disputas, y las disputas son lo suficientemente costosas como para que hayamos escrito una guía independiente sobre cómo funcionan los contracargos para los pequeños comerciantes.

Compra el lector que esté certificado para tu POS y procesador de pagos, y toda esta categoría de riesgo quedará resuelta.

¿Cuándo se justifican una impresora de recibos y un cajón de efectivo?

Cuando el efectivo y el papel dejan de ser ocasionales. Ninguno de los dos es una compra para el primer día para la mayoría de los nuevos comerciantes.

Los recibos digitales por correo electrónico o mensaje de texto son la norma ahora, y la mayoría de los clientes los prefieren. Una impresora se justifica cuando tu situación exige papel: una hora pico de almuerzo donde entregar un comprobante es más rápido que pedir un correo electrónico, una jurisdicción que exige recibos impresos o clientes que declaran sus compras como gastos y esperan papel en el acto.

El cajón de efectivo sigue la misma lógica. Si el efectivo representa una pequeña parte de tus ventas, una caja con llave debajo del mostrador cumple la función. Una vez que el efectivo es lo suficientemente frecuente como para que abrirlo, contarlo y cuadrarlo (cotejar la caja con las ventas registradas) requiera un tiempo real todos los días, un cajón adecuado que se abra automáticamente desde el POS se amortiza solo gracias a la velocidad y a la reducción de errores de conteo.

¿Necesitas un escáner de códigos de barras?

Solo si tu catálogo es lo suficientemente grande como para que buscar productos por nombre ralentice el proceso de pago. Un escáner es una herramienta de velocidad, no un requisito.

Una cafetería con treinta artículos en el menú nunca necesita uno; tocar un botón es más rápido que escanear. Una tienda con dos mil SKU (productos distintos en tu catálogo) definitivamente lo necesita, porque escribir los nombres de los productos con una fila en el mostrador es un suplicio.

Muchas aplicaciones de POS leen códigos de barras a través de la cámara del teléfono o de la tablet, lo cual es un excelente punto de partida. Actualiza a un escáner de mano dedicado cuando el volumen haga que la cámara parezca lenta, por lo general en el momento del inventario, cuando escanear cientos de artículos seguidos es todo el trabajo.

¿Qué puedes omitir con seguridad al principio?

Omite cualquier cosa que un proveedor llame un paquete. Las pantallas orientadas al cliente, los quioscos de autoservicio, las impresoras de etiquetas, las impresoras de cocina y las computadoras dedicadas para la oficina administrativa resuelven problemas reales, pero son problemas que aún no tienes en una sola ubicación con una sola caja registradora. Cada uno de estos justifica su compra de la misma manera que la impresora y el cajón: un cuello de botella específico y recurrente que puedas identificar.

Para un análisis más detallado de cada componente y qué evaluar antes de comprar, consulta la guía para elegir hardware de POS para tu negocio.

Entonces, ¿qué incluye el kit de hardware mínimo?

Un teléfono o tablet que ya poseas, un lector de tarjetas certificado, una conexión a internet con un punto de acceso de respaldo, y nada más hasta que aparezca un cuello de botella real. La regla general: compra el lector de tarjetas, usa los dispositivos que ya tienes y deja que el volumen de ventas justifique todo lo demás.

Esta es también la razón por la que vale la pena elegir un software de POS que funcione en el hardware que ya tienes, en lugar de obligarte a usar equipos patentados. Final se diseñó de esa manera deliberadamente: funciona en tus propios dispositivos sin una tarifa mensual de software, por lo que la lista de hardware anterior es realmente todo el costo de inicio. Aquí tienes qué hace diferente a Final si deseas conocer los detalles específicos.