Das minimale Hardware-Kit für Händler-Einsteiger

Ein Händler-Einsteiger benötigt genau drei Dinge, um eine Zahlung entgegenzunehmen: ein Smartphone oder Tablet, das Sie bereits besitzen, ein zertifiziertes Kartenlesegerät und eine stabile Internetverbindung. Das ist das gesamte minimale Hardware-Kit. Jedes andere Gerät auf der typischen POS-Einkaufsliste – vom Belegdrucker bis zum Barcodescanner – ist nur in bestimmten Situationen nützlich und ansonsten überflüssiger Ballast.

Dieser Beitrag beschreibt, was die einzelnen Hardwarekomponenten tatsächlich tun, welche davon notwendig sind und welche warten sollten, bis Ihr Umsatzvolumen zeigt, dass Sie sie wirklich brauchen.

Welche Hardware brauchen Sie am ersten Tag wirklich?

Am ersten Tag benötigen Sie einen Bildschirm, eine Möglichkeit zur Kartenakzeptanz und eine Internetverbindung. Sonst nichts.

Der Bildschirm ist Ihre Kasse. Ein Smartphone oder Tablet mit einer POS-Software erledigt alles, was eine alte, fest installierte Kasse auch konnte: den Warenkorb erstellen, Steuern berechnen, den Verkauf erfassen und den Beleg versenden. Mit hoher Wahrscheinlichkeit besitzen Sie bereits ein solches Gerät, weshalb moderne POS-Systeme fast ohne Hardwarekosten starten. Wenn Sie das Gerät fest auf der Theke installieren möchten, verwandelt ein einfacher Ständer das Tablet in eine Kassenstation.

Das Kartenlesegerät akzeptiert kontaktlose Zahlungen und Chipkarten. Dies ist das einzige speziell entwickelte Hardwareteil, das sich nicht durch Software ersetzen lässt. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten.

Die Internetverbindung sorgt dafür, dass beide Geräte einsatzbereit bleiben. Ihr vorhandenes Laden-WLAN oder der Datentarif eines Smartphones bietet ausreichend Bandbreite für ein POS-System. Wichtig ist vor allem ein Backup: Finden Sie heraus, wie Sie die Kasse auf einen Smartphone-Hotspot umstellen, bevor Ihr Router an einem Samstag ausfällt, nicht erst danach. Einige POS-Systeme können Verkäufe auch offline zwischenspeichern und später synchronisieren – das sollten Sie vor der Entscheidung für ein System prüfen.

Wenn Ihnen Begriffe wie „Card-Present“ (Zahlung mit physischer Karte) oder „Interchange“ (Interbankenentgelt) neu sind, lassen Sie beim Einkaufen am besten einen Tab mit den POS-Begriffen, die jeder neue Händler kennen sollte offen.

Warum ist das Kartenlesegerät das einzige Teil, auf das Sie nicht verzichten können?

Weil Kartenzahlungen der einzige Teil des Checkouts sind, bei dem die Hardware Sicherheitsarbeit leistet und nicht nur dem Komfort dient. Ein zertifiziertes Lesegerät (Hardware, die für die Verarbeitung von Kartendaten gemäß den PCI-Regeln, dem Sicherheitsstandard der Kartenindustrie, zugelassen ist) verschlüsselt die Karte in dem Moment, in dem sie aufgelegt oder eingesteckt wird. Ihr Smartphone, Ihre POS-Software und Ihr Netzwerk sehen die eigentliche Kartennummer zu keinem Zeitpunkt.

Neben der Sicherheit gibt es auch einen finanziellen Grund. Kontaktlose Zahlungen und Chip-Transaktionen werden als „Card-Present“ (Zahlung mit physischer Karte) behandelt, was in der Regel geringere Abwicklungskosten und einen weitaus besseren Schutz bei Zahlungsstreitigkeiten bedeutet. Das manuelle Tippen von Kartennummern in Ihr Smartphone führt dagegen zu höheren Gebühren und einem höheren Risiko, Streitigkeiten zu verlieren. Da Streitigkeiten teuer sind, haben wir einen eigenen Leitfaden dazu verfasst, wie Rückbelastungen (Chargebacks) für kleine Händler funktionieren.

Kaufen Sie das Lesegerät, das für Ihr POS-System und Ihren Zahlungsabwickler zertifiziert ist, und diese gesamte Risikokategorie ist für Sie erledigt.

Wann lohnen sich ein Belegdrucker und eine Kassenlade?

Wenn Bargeld und Papier keine Seltenheit mehr sind. Beides ist für die meisten neuen Händler keine Anschaffung für den ersten Tag.

Digitale Belege per E-Mail oder SMS sind heute der Standard, und die meisten Kunden bevorzugen sie. Ein Drucker lohnt sich, wenn Ihre Situation Papier erfordert: ein Mittagsansturm, bei dem das Überreichen eines Bons schneller geht als das Erfragen einer E-Mail-Adresse, gesetzliche Vorgaben, die gedruckte Belege vorschreiben, oder Kunden, die Einkäufe abrechnen müssen und sofort einen Papierbeleg erwarten.

Für die Kassenlade gilt dieselbe Logik. Wenn Bargeld nur einen kleinen Teil Ihres Umsatzes ausmacht, reicht eine abschließbare Geldkassette unter der Theke völlig aus. Sobald Bargeldzahlungen so häufig sind, dass das Öffnen, Zählen und Abgleichen (der Abgleich der Kasse mit den erfassten Verkäufen) täglich viel Zeit in Anspruch nimmt, zahlt sich eine richtige Kassenlade, die sich automatisch über das POS-System öffnet, durch Schnelligkeit und weniger Zählfehler aus.

Brauchen Sie einen Barcodescanner?

Nur, wenn Ihr Sortiment so groß ist, dass die Suche nach Produkten per Name den Checkout verlangsamt. Ein Scanner ist ein Werkzeug zur Beschleunigung, keine Grundvoraussetzung.

Ein Café mit dreißig Menüpunkten braucht keinen Scanner – das Tippen auf eine Schaltfläche ist schneller als das Scannen. Ein Geschäft mit zweitausend SKUs (einzelnen Produkten in Ihrem Katalog) benötigt ihn dagegen unbedingt, da das Tippen von Produktnamen bei einer Schlange an der Kasse eine Qual ist.

Viele POS-Apps lesen Barcodes über die Kamera des Smartphones oder Tablets, was ein hervorragender Ausgangspunkt ist. Steigen Sie auf einen speziellen Handscanner um, sobald sich die Kamera aufgrund des Volumens zu langsam anfühlt – typischerweise bei der Inventur, wenn das Scannen von Hunderten von Artikeln hintereinander die Hauptaufgabe ist.

Worauf können Sie anfangs getrost verzichten?

Verzichten Sie auf alles, was Anbieter als „Bundle“ bezeichnen. Kundendisplays, Self-Service-Kioske, Etikettendrucker, Küchendrucker und spezielle Backoffice-Computer lösen zwar echte Probleme, aber das sind Probleme, die Sie an einem einzigen Standort mit einer einzigen Kasse noch nicht haben. Jede dieser Anschaffungen muss sich genauso rechtfertigen wie Drucker und Kassenlade: durch einen konkreten, wiederkehrenden Engpass, den Sie benennen können.

Eine ausführlichere Beschreibung aller Komponenten und Kriterien, die Sie vor dem Kauf prüfen sollten, finden Sie im Leitfaden zur Auswahl von POS-Hardware für Ihr Unternehmen.

Was gehört also in das minimale Hardware-Kit?

Ein Smartphone oder Tablet, das Sie bereits besitzen, ein zertifiziertes Kartenlesegerät, eine Internetverbindung mit Hotspot-Backup – und sonst nichts, bis ein echter Engpass auftritt. Die Faustregel lautet: Kaufen Sie das Kartenlesegerät, nutzen Sie die Geräte, die Sie bereits besitzen, und lassen Sie alles Weitere durch Ihr Umsatzvolumen rechtfertigen.

Das ist auch der Grund, warum es sich lohnt, eine POS-Software zu wählen, die auf bereits vorhandener Hardware läuft, anstatt sich an proprietäre Geräte zu binden. Final wurde bewusst so entwickelt: Es läuft auf Ihren eigenen Geräten ohne monatliche Softwaregebühr, sodass die obige Hardwareliste wirklich die gesamten Startkosten darstellt. Hier erfahren Sie, was Final besonders macht, wenn Sie die Details wissen möchten.