Minimaalinen laitepaketti aloittavalle kauppiaalle

Aloittava kauppias tarvitsee tasan kolme asiaa maksun vastaanottamiseen: puhelimen tai tabletin, jonka jo omistat, sertifioidun maksupäätteen ja vakaan Internet-yhteyden. Siinä on koko minimaalinen laitepaketti. Jokainen muu laite tyypillisellä POS-ostoslistalla aina kuittitulostimista viivakoodinlukijoihin on hyödyllinen vain tietyissä tilanteissa ja muulloin pelkkää painolastia.

Tässä kirjoituksessa käydään läpi, mitä kukin laite todellisuudessa tekee, mitkä niistä ovat välttämättömiä ja joiden hankintaa kannattaa lykätä, kunnes myyntivolyymisi osoittaa tarpeen.

Mitä laitteita todella tarvitset ensimmäisenä päivänä?

Ensimmäinen päivä vaatii näytön, tavan ottaa vastaan kortteja ja yhteydet. Ei mitään muuta.

Näyttö toimii kassana. POS-ohjelmistoa pyörittävä puhelin tai tabletti tekee kaiken sen, mitä vanha kiinteä kassakonekin teki: kokoaa ostoskorin, laskee verot, kirjaa myynnin ja lähettää kuitin. Omistat sellaisen lähes varmasti jo valmiiksi, minkä vuoksi nykyaikaisten POS-järjestelmien laitekulut alkavat lähes nollasta. Jos haluat sen kiinteästi tiskille, yksinkertainen teline muuttaa tabletin kassa-asemaksi.

Maksupääte ottaa vastaan lähimaksuja ja sirukortteja. Tämä on ainoa erikoislaite, jota ei voi korvata ohjelmistolla, ja sitä käsitellään tarkemmin jäljempänä.

Yhteydet pitävät nämä kaksi hyödyllisinä. Myymäläsi nykyinen Wi-Fi tai puhelimen dataliittymä tarjoaa riittävästi kaistanleveyttä POS-järjestelmälle. Todellinen vaatimus on varasuunnitelma: opettele vaihtamaan kassa puhelimen hotspotiin ennen kuin reitittimesi hajoaa lauantaina, ei sen jälkeen. Jotkin POS-järjestelmät voivat myös tallentaa myynnit jonoon offline-tilassa ja synkronoida ne myöhemmin, mikä kannattaa tarkistaa ennen järjestelmän valintaa.

Jos termit kuten ”kortti paikalla” (card-present) tai ”toimitusmaksu” (interchange) ovat sinulle uusia, pidä auki välilehteä POS-sanastosta, joka jokaisen uuden kauppiaan tulisi tietää tehdessäsi ostoksia.

Miksi maksupääte on ainoa laite, jota et voi jättää välistä?

Koska korttimaksut ovat ainoa kassan osa-alue, jossa laitteisto tekee tietoturvatyötä, ei vain helpota asioita. Sertifioitu lukija (laite, joka on hyväksytty käsittelemään korttitietoja PCI-sääntöjen eli korttialan tietoturvastandardin mukaisesti) salaa kortin heti, kun sitä vilautetaan tai se syötetään laitteeseen. Puhelimesi, POS-ohjelmistosi ja verkkosi eivät koskaan näe raakaa korttinumeroa.

Tietoturvasyyn lisäksi taustalla on myös rahallinen syy. Lähimaksu- ja sirutapahtumia käsitellään kortti paikalla -maksuina, mikä tarkoittaa yleensä alhaisempia käsittelykuluja ja huomattavasti vahvempaa suojaa silloin, kun asiakas riitauttaa veloituksen. Korttinumeroiden kirjoittaminen puhelimeen sen sijaan altistaa sekä korkeammille maksuille että riitojen häviämiselle – ja riitautukset ovat niin kalliita, että kirjoitimme erillisen oppaan siitä, miten takaisinperinnät (chargebackit) toimivat pienille kauppiaille.

Osta lukija, joka on sertifioitu POS-järjestelmällesi ja maksunvälittäjällesi, niin tämä kokonainen riskiluokka on hoidettu puolestasi.

Milloin kuittitulostin ja kassalipas ansaitsevat paikkansa?

Silloin, kun käteinen ja paperi lakkaavat olemasta satunnaisia. Kumpikaan ei ole useimmille uusille kauppiaille ensimmäisen päivän hankinta.

Sähköiset kuitit sähköpostitse tai tekstiviestillä ovat nykyään oletusarvo, ja useimmat asiakkaat pitävät niistä enemmän. Tulostin ansaitsee paikkansa silloin, kun tilanteesi vaatii paperia: lounasruuhkassa, jossa kuitin ojentaminen on nopeampaa kuin sähköpostiosoitteen kysyminen, alueilla, joilla laki vaatii tulostetun kuitin, tai kun asiakkaat laittavat ostoksia kulukorvauksiin ja odottavat saavansa paperikuitin heti.

Kassalipas noudattaa samaa logiikkaa. Jos käteinen on vain pieni osa myynnistäsi, lukittu laatikko tiskin alla ajaa asiansa. Kun käteistä käytetään niin usein, että sen avaaminen, laskeminen ja täsmäyttäminen (lippaan vertaaminen kirjattuun myyntiin) vie päivittäin merkittävästi aikaa, kunnollinen POS-järjestelmästä automaattisesti avautuva kassalipas maksaa itsensä takaisin nopeudessa ja vähäisempinä laskentavirheinä.

Tarvitsetko viivakoodinlukijaa?

Vain jos tuoteluettelosi on niin suuri, että tuotteiden etsiminen nimen perusteella hidastaa kassatapahtumaa. Lukija on nopeustyökalu, ei pakollinen vaatimus.

Kahvila, jolla on kolmekymmentä tuotetta, ei tarvitse sellaista koskaan; painikkeen napauttaminen on nopeampaa kuin skannaaminen. Kahden tuhannen varastonimikkeen (SKU) myymälä tarvitsee sen ehdottomasti, koska tuotenimien kirjoittaminen jonon odottaessa tiskillä on yhtä piinaa.

Monet POS-sovellukset lukevat viivakoodeja puhelimen tai tabletin kameran kautta, mikä on täysin riittävä lähtökohta. Päivitä erilliseen kädessä pidettävään lukijaan, kun myyntimäärät saavat kameran tuntumaan hitaalta – tyypillisesti inventaarion aikaan, jolloin satojen tuotteiden skannaaminen peräjälkeen on koko työnkuva.

Minkä voit turvallisesti jättää aluksi väliin?

Jätä väliin kaikki, mitä myyjä kutsuu laitepaketiksi. Asiakasnäytöt, itsepalvelupäätteet, tarratulostimet, keittiötulostimet ja erilliset taustajärjestelmän tietokoneet ratkaisevat kaikki todellisia ongelmia, mutta ne ovat ongelmia, joita sinulla ei vielä ole yhdessä toimipisteessä yhdellä kassalla. Jokainen näistä ansaitsee hankintansa samalla tavalla kuin tulostin ja kassalipas: ratkaisemalla tietyn, toistuvan pullonkaulan, jonka pystyt nimeämään.

Syvällisemmän katsauksen jokaiseen komponenttiin ja siihen, mitä kannattaa arvioida ennen ostamista, löydät oppaastamme POS-laitteiston valintaan yrityksellesi.

Joten, mitä minimaaliseen laitepakettiin kuuluu?

Puhelin tai tabletti, jonka jo omistat, sertifioitu maksupääte, Internet-yhteys puhelimen hotspot-varasuunnitelmalla, eikä mitään muuta ennen kuin todellinen pullonkaula ilmenee. Nyrkkisääntö: osta maksupääte, käytä jo omistamiasi laitteita ja anna myyntivolyymin oikeuttaa kaikki muu.

Tämä on myös syy siihen, miksi kannattaa valita POS-ohjelmisto, joka toimii jo omistamallasi laitteistolla sen sijaan, että sitoutuisit valmistajakohtaisiin laitteisiin. Final on rakennettu tietoisesti tällä tavalla: se toimii omilla laitteillasi ilman kuukausittaista ohjelmistomaksua, joten yllä oleva laitelista on todellakin koko aloituskustannuksesi. Täältä voit lukea, mikä tekee Finalista erilaisen, jos haluat tietää yksityiskohdat.