Kitul hardware minim pentru un comerciant la început de drum
Un comerciant la început de drum are nevoie de trei lucruri pentru a încasa o plată: un telefon sau o tabletă pe care le deține deja, un cititor de carduri certificat și o conexiune la internet. Iată ce face parte din kitul hardware minim și ce mai poate aștepta.
Un comerciant la început de drum are nevoie de exact trei lucruri pentru a încasa o plată: un telefon sau o tabletă pe care le deține deja, un cititor de carduri certificat și o conexiune stabilă la internet. Acesta este întregul kit hardware minim. Orice alt dispozitiv de pe lista tipică de cumpărături pentru un POS, de la imprimante de chitanțe la scanere de coduri de bare, este util în situații specifice și o greutate inutilă în rest.
Acest articol explică ce face de fapt fiecare echipament hardware, care sunt necesare și care ar trebui să aștepte până când volumul tău de vânzări dovedește că ai nevoie de ele.
De ce echipamente hardware ai nevoie cu adevărat în prima zi?
Prima zi necesită un ecran, o modalitate de a accepta carduri și conectivitate. Nimic altceva.
Ecranul este casa ta de marcat. Un telefon sau o tabletă care rulează software POS face tot ceea ce făcea o casă de marcat fixă tradițională: creează coșul, calculează taxele, înregistrează vânzarea și trimite chitanța. Cel mai probabil deții deja un astfel de dispozitiv, motiv pentru care configurările POS moderne încep cu un cost hardware aproape de zero. Dacă vrei să fie fixat pe tejghea, un suport simplu transformă o tabletă într-o stație de checkout.
Cititorul de carduri acceptă plăți prin atingere (tap) și cu cip. Acesta este singurul echipament hardware dedicat care nu are un înlocuitor software, detaliat mai jos.
Conectivitatea le menține pe cele două utile. Wi-Fi-ul existent al magazinului sau abonamentul de date al unui telefon oferă suficientă lățime de bandă pentru un POS. Cerința reală este o conexiune de rezervă: învață comment să comuți casa de marcat pe hotspotul telefonului înainte ca routerul să se defecteze într-o sâmbătă, nu după. Unele sisteme POS pot, de asemenea, să pună vânzările în așteptare offline și să le sincronizeze mai târziu, lucru care merită verificat înainte de a alege un sistem.
Dacă termeni precum „card prezent” sau „interbancar” (interchange) îți sunt străini, ține deschisă o filă cu terminologia POS pe care orice comerciant nou ar trebui să o cunoască în timp ce faci cumpărături.
De ce este cititorul de carduri singura piesă pe care nu o poți omite?
Deoarece plățile cu cardul sunt singura parte a procesului de checkout în care hardware-ul realizează o activitate de securitate, nu de confort. Un cititor certificat (hardware aprobat pentru a gestiona datele cardurilor conform regulilor PCI, standardul de securitate al industriei cardurilor) criptează cardul în momentul în care este apropiat sau introdus. Telefonul tău, software-ul POS și rețeaua ta nu văd niciodată numărul brut al cardului.
Pe lângă motivul de securitate, există și un motiv financiar. Tranzacțiile prin atingere și cu cip sunt tratate ca tranzacții cu „card prezent”, ceea ce înseamnă, în general, costuri de procesare mai mici și o protecție mult mai puternică atunci când un client contestă o plată. În schimb, tastarea numerelor de card pe telefon atrage atât comisioane mai mari, cât și pierderea disputelor, iar disputele sunt suficient de costisitoare încât am scris un ghid separat despre cum funcționează refuzurile la plată (chargebacks) pentru comercianții mici.
Cumpără cititorul certificat pentru POS-ul și procesatorul tău de plăți, iar întreaga această categorie de risc va fi gestionată pentru tine.
Când își justifică utilitatea o imprimantă de chitanțe și un sertar de bani?
Atunci când numerarul și hârtia nu mai sunt ocazionale. Niciuna dintre acestea nu este o achiziție obligatorie în prima zi pentru majoritatea comercianților noi.
Chitanțele digitale prin e-mail sau SMS sunt standardul în prezent, iar majoritatea clienților le preferă. O imprimantă își justifică locul atunci când situația ta cere hârtie: o aglomerație la prânz unde înmânarea unui bon este mai rapidă decât solicitarea unui e-mail, o jurisdicție care impune chitanțe tipărite sau clienți care își decontează achizițiile și se așteaptă să primească hârtie pe loc.
Sertarul de bani urmează aceeași logică. Dacă numerarul reprezintă o mică parte din vânzările tale, o cutie încuiată sub tejghea își face treaba. Odată ce numerarul devine suficient de frecvent încât deschiderea, numărarea și reconcilierea acestuia (potrivirea sertarului cu vânzările înregistrate) necesită timp real în fiecare zi, un sertar adecvat care se deschide automat din POS își amortizează costul prin viteză și mai puține erori de numărare.
Ai nevoie de un scaner de coduri de bare?
Doar dacă catalogul tău este suficient de mare încât căutarea produselor după nume încetinește checkout-ul. Un scaner este un instrument de viteză, nu o cerință obligatorie.
O cafenea cu treizeci de produse în meniu nu va avea niciodată nevoie de așa ceva; atingerea unui buton este mai rapidă decât scanarea. Un magazin cu două mii de SKU-uri (produse distincte în catalogul tău) are absolută nevoie, deoarece tastarea numelor de produse cu o coadă la tejghea este un chin.
Multe aplicații POS citesc codurile de bare prin camera telefonului sau a tabletei, ceea ce reprezintă un punct de pornire excelent. Treci la un scaner portabil dedicat atunci când volumul face ca utilizarea camerei să pară lentă, de obicei în timpul inventarului, când scanarea a sute de articole unul după altul este principala activitate.
Ce poți omite în siguranță la început?
Evită tot ceea ce furnizorii numesc pachete (bundles). Ecranele orientate către clienți, chioșcurile de self-service, imprimantele de etichete, imprimantele de bucătărie și computerele dedicate pentru birou rezolvă probleme reale, dar acestea sunt probleme pe care nu le ai încă într-o singură locație cu o singură casă de marcat. Fiecare dintre acestea își justifică achiziția în același mod ca imprimanta și sertarul: un blocaj specific și recurent pe care îl poți identifica.
Pentru o analiză mai detaliată a fiecărei componente și a aspectelor de evaluat înainte de cumpărare, consultă ghidul pentru alegerea hardware-ului POS pentru afacerea ta.
Așadar, ce intră în kitul hardware minim?
Un telefon sau o tabletă pe care le deții deja, un cititor de carduri certificat, o conexiune la internet cu o opțiune de rezervă prin hotspot și nimic altceva până când nu apare un blocaj real. Regula de aur: cumpără cititorul de carduri, folosește dispozitivele pe care le ai deja și lasă volumul de vânzări să justifice orice altă achiziție.
De aceea merită să alegi un software POS care rulează pe hardware-ul pe care îl ai deja, în loc să te blochezi în echipamente proprietare. Final a fost construit în acest mod în mod deliberat: rulează pe propriile tale dispozitive, fără nicio taxă lunară pentru software, astfel încât lista de hardware de mai sus reprezintă cu adevărat întregul cost de pornire. Iată ce face ca Final să fie diferit dacă dorești detalii specifice.
Întrebări frecvente
Pot gestiona un magazin doar cu telefonul?
Da, pentru majoritatea afacerilor de retail și servicii cu volum redus. Un telefon pe care rulează un software POS, împreună cu un cititor de carduri mic, se ocupă de finalizarea plății, iar chitanțele digitale sunt suficiente pentru majoritatea clienților. Adaugă hardware doar atunci când apare un blocaj specific.
Am nevoie de un sertar de bani dacă încasez rar numerar?
Nu. Dacă numerarul reprezintă mai puțin de o tranzacție din zece, o cutie securizată și o numărare manuală la închidere sunt suficiente. Cumpără un sertar de bani atunci când numărarea numerarului începe să îți consume timp prețios la sfârșitul zilei.
Este sigur să cumpăr un cititor de carduri second-hand sau de la un terț?
Doar dacă este certificat pentru procesatorul tău de plăți. Hardware-ul pentru plăți cu cardul fizic deține certificări de securitate, iar un cititor necertificat sau incompatibil s-ar putea pur și simplu să nu funcționeze cu software-ul tău POS. Verifică compatibilitatea înainte de a cumpăra orice echipament second-hand.
De ce viteză de internet are nevoie, de fapt, un POS?
De o lățime de bandă foarte mică, dar conexiunea trebuie să fie stabilă. Orice conexiune modernă de bandă largă sau 4G/LTE este suficientă. Ceea ce contează mai mult este o soluție de rezervă, cum ar fi un hotspot de pe telefon, astfel încât o pană de router să nu te împiedice să vinzi.
Ar trebui să cumpăr un pachet hardware de la început?
De obicei nu, pentru o primă locație. Pachetele implică cheltuieli inițiale mari pentru articole pe care s-ar putea să nu le folosești niciodată. Începe cu minimul necesar, observă unde se încetinește de fapt procesul de plată și cumpără exact piesa care rezolvă problema.