Paket Perangkat Keras Minimal untuk Merchant Baru
Merchant baru membutuhkan tiga hal untuk menerima pembayaran: ponsel atau tablet yang sudah mereka miliki, alat pembaca kartu bersertifikasi, dan koneksi internet. Berikut adalah apa saja yang termasuk dalam paket perangkat keras minimal, dan apa yang bisa ditunda.
Merchant baru membutuhkan tepat tiga hal untuk menerima pembayaran: ponsel atau tablet yang sudah Anda miliki, alat pembaca kartu bersertifikasi, dan koneksi internet yang stabil. Itulah seluruh paket perangkat keras minimal. Perangkat lain dalam daftar belanja POS biasa, mulai dari printer tanda terima hingga pemindai kode batang (barcode), hanya berguna dalam situasi tertentu dan menjadi beban yang tidak perlu di situasi lainnya.
Artikel ini membahas fungsi sebenarnya dari setiap perangkat keras, mana yang diperlukan, dan mana yang harus ditunda hingga volume penjualan Anda membuktikan bahwa Anda membutuhkannya.
Perangkat keras apa yang sebenarnya Anda butuhkan di hari pertama?
Hari pertama hanya membutuhkan layar, cara untuk menerima kartu, dan konektivitas. Tidak ada yang lain.
Layar tersebut adalah mesin kasir Anda. Ponsel atau tablet yang menjalankan perangkat lunak POS melakukan semua hal yang dilakukan oleh mesin kasir stasioner lama: membuat keranjang belanja, menghitung pajak, mencatat penjualan, dan mengirimkan tanda terima. Anda hampir pasti sudah memilikinya, itulah sebabnya penyiapan POS modern dimulai dengan biaya perangkat keras yang mendekati nol. Jika Anda ingin memasangnya di meja kasir, dudukan (stand) sederhana dapat mengubah tablet menjadi stasiun checkout.
Alat pembaca kartu menerima pembayaran tap dan chip. Ini adalah satu-satunya perangkat keras yang dibuat khusus tanpa pengganti perangkat lunak, yang dibahas lebih detail di bawah.
Konektivitas membuat keduanya berguna. Wi-Fi toko Anda yang sudah ada atau paket data ponsel memiliki bandwidth yang cukup untuk POS. Persyaratan sebenarnya adalah cadangan: ketahui cara mengalihkan mesin kasir ke hotspot ponsel sebelum router Anda rusak pada hari Sabtu, bukan setelahnya. Beberapa sistem POS juga dapat mengantrekan penjualan secara offline dan menyinkronkannya nanti, yang patut diperiksa sebelum Anda berkomitmen pada salah satunya.
Jika istilah seperti card-present atau interchange masih baru bagi Anda, biarkan tab istilah POS yang harus diketahui setiap merchant baru tetap terbuka saat Anda berbelanja.
Mengapa pembaca kartu adalah satu-satunya bagian yang tidak boleh Anda lewatkan?
Karena pembayaran kartu adalah satu-satunya bagian dari checkout di mana perangkat keras melakukan pekerjaan keamanan, bukan pekerjaan kenyamanan. Alat pembaca bersertifikasi (perangkat keras yang disetujui untuk menangani data kartu di bawah aturan PCI, standar keamanan industri kartu) mengenkripsi kartu saat ditempelkan (tap) atau dimasukkan. Ponsel Anda, perangkat lunak POS Anda, dan jaringan Anda tidak pernah melihat nomor kartu mentah.
Ada alasan finansial di samping alasan keamanan. Transaksi tap dan chip diperlakukan sebagai transaksi langsung (card-present), yang umumnya berarti biaya pemrosesan yang lebih rendah dan perlindungan yang jauh lebih kuat ketika pelanggan menyanggah tagihan. Sebaliknya, mengetik nomor kartu ke ponsel Anda akan mengundang biaya yang lebih tinggi sekaligus risiko kalah dalam sanggahan, dan sanggahan tagihan cukup mahal sehingga kami menulis panduan terpisah tentang cara kerja chargeback untuk merchant kecil.
Belilah alat pembaca yang bersertifikasi untuk POS dan pemroses pembayaran Anda, dan seluruh kategori risiko ini akan teratasi untuk Anda.
Kapan printer tanda terima dan laci kasir layak untuk dibeli?
Ketika transaksi tunai dan kertas tanda terima tidak lagi jarang terjadi. Keduanya bukanlah pembelian hari pertama bagi sebagian besar merchant baru.
Tanda terima digital melalui email atau SMS adalah standar saat ini, dan sebagian besar pelanggan lebih menyukainya. Printer layak dibeli ketika situasi Anda menuntut kertas: kesibukan makan siang di mana menyerahkan kertas struk lebih cepat daripada meminta email, wilayah hukum yang mewajibkan tanda terima cetak, atau pelanggan yang perlu mengajukan klaim biaya (reimburse) pembelian dan mengharapkan kertas tanda terima di tempat.
Laci kasir mengikuti logika yang sama. Jika transaksi tunai hanya sebagian kecil dari penjualan Anda, kotak terkunci di bawah meja kasir sudah cukup. Setelah transaksi tunai cukup sering terjadi sehingga membuka, menghitung, dan mencocokkannya (menyelaraskan laci kasir dengan penjualan yang tercatat) memakan waktu yang cukup lama setiap hari, laci kasir sungguhan yang terbuka otomatis dari POS akan sebanding dengan harganya berkat kecepatan dan berkurangnya kesalahan penghitungan.
Apakah Anda memerlukan pemindai kode batang (barcode scanner)?
Hanya jika katalog Anda cukup besar sehingga mencari produk berdasarkan nama memperlambat proses checkout. Pemindai adalah alat bantu kecepatan, bukan persyaratan wajib.
Kafe dengan tiga puluh menu tidak akan pernah membutuhkannya; mengetuk tombol lebih cepat daripada memindai. Toko dengan dua ribu SKU (produk berbeda dalam katalog Anda) mutlak membutuhkannya, karena mengetik nama produk saat ada antrean di meja kasir adalah hal yang menyulitkan.
Banyak aplikasi POS membaca kode batang melalui kamera ponsel atau tablet, yang merupakan titik awal yang sangat baik. Tingkatkan ke pemindai genggam khusus ketika volume transaksi membuat kamera terasa lambat, biasanya saat waktu inventarisasi (stock opname), ketika memindai ratusan barang secara berturut-turut adalah satu-satunya pekerjaan.
Apa yang bisa Anda lewati dengan aman di awal?
Lewati apa pun yang disebut vendor sebagai paket (bundle). Layar menghadap pelanggan (customer-facing display), kios mandiri (self-service kiosk), printer label, printer dapur, dan komputer khusus kantor belakang semuanya memecahkan masalah nyata, tetapi itu adalah masalah yang belum Anda miliki di satu lokasi dengan satu mesin kasir. Masing-masing perangkat ini layak dibeli dengan cara yang sama seperti printer dan laci kasir: ketika ada hambatan spesifik dan berulang yang dapat Anda sebutkan.
Untuk panduan lebih mendalam tentang setiap komponen dan apa yang perlu dievaluasi sebelum membeli, lihat panduan memilih perangkat keras POS untuk bisnis Anda.
Jadi, apa saja yang termasuk dalam paket perangkat keras minimal?
Ponsel atau tablet yang sudah Anda miliki, alat pembaca kartu bersertifikasi, koneksi internet dengan cadangan hotspot, dan tidak ada yang lain sampai hambatan nyata muncul. Aturan praktisnya: beli alat pembaca kartu, gunakan perangkat yang Anda miliki, dan biarkan volume penjualan yang membenarkan pembelian lainnya.
Ini juga mengapa penting untuk memilih perangkat lunak POS yang berjalan pada perangkat keras yang sudah Anda miliki daripada mengunci Anda pada peralatan eksklusif (proprietary). Final sengaja dibangun dengan cara itu: ia berjalan di perangkat Anda sendiri tanpa biaya perangkat lunak bulanan, sehingga daftar perangkat keras di atas benar-benar merupakan seluruh biaya awal Anda. Berikut adalah apa yang membuat Final berbeda jika Anda ingin mengetahui detailnya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah saya bisa menjalankan toko hanya dengan ponsel saya?
Ya, untuk sebagian besar bisnis ritel dan jasa dengan volume transaksi rendah. Ponsel yang menjalankan perangkat lunak POS ditambah pembaca kartu kecil sudah cukup untuk menangani checkout, dan tanda terima digital dapat memenuhi kebutuhan sebagian besar pelanggan. Tambahkan perangkat keras hanya ketika terjadi hambatan tertentu.
Apakah saya memerlukan laci kasir jika jarang menerima uang tunai?
Tidak. Jika transaksi tunai kurang dari sekitar satu banding sepuluh transaksi, kotak terkunci dan penghitungan manual saat penutupan sudah cukup. Belilah laci kasir ketika penghitungan uang tunai mulai menyita banyak waktu di akhir hari.
Apakah aman membeli pembaca kartu bekas atau pihak ketiga?
Hanya jika perangkat tersebut tersertifikasi untuk pemroses pembayaran Anda. Perangkat keras untuk transaksi kartu langsung memiliki sertifikasi keamanan, dan pembaca kartu yang tidak tersertifikasi atau tidak cocok mungkin tidak akan berfungsi dengan perangkat lunak POS Anda. Periksa kompatibilitas sebelum membeli barang bekas.
Berapa kecepatan internet yang sebenarnya dibutuhkan oleh POS?
Bandwidth yang dibutuhkan sangat kecil, tetapi koneksinya harus stabil. Koneksi pita lebar (broadband) modern atau 4G/LTE apa pun sudah cukup. Yang lebih penting adalah adanya cadangan, seperti hotspot ponsel, sehingga gangguan pada router tidak menghentikan aktivitas penjualan Anda.
Haruskah saya membeli paket perangkat keras (bundle) di awal?
Biasanya tidak perlu untuk lokasi pertama Anda. Paket bundle membuat Anda mengeluarkan biaya di awal untuk barang-barang yang mungkin tidak akan pernah Anda gunakan. Mulailah dengan yang minimal, perhatikan di mana proses checkout melambat, lalu belilah perangkat spesifik yang dapat mengatasinya.