De minimale hardwarekit voor een startende merchant
Een startende merchant heeft drie dingen nodig om een betaling te ontvangen: een eigen telefoon of tablet, een gecertificeerde kaartlezer en een internetverbinding. Dit is wat er in de minimale hardwarekit hoort, en wat nog even kan wachten.
Een startende merchant heeft exact drie dingen nodig om een betaling te ontvangen: een telefoon of tablet die u al bezit, een gecertificeerde kaartlezer en een stabiele internetverbinding. Dat is de volledige minimale hardwarekit. Elk ander apparaat op de typische POS-boodschappenlijst, van bonprinters tot barcodescanners, is handig in specifieke situaties maar overbodige ballast in de rest.
Dit artikel behandelt wat elk hardwareonderdeel daadwerkelijk doet, welke noodzakelijk zijn en welke kunnen wachten tot uw verkoopvolume bewijst dat u ze nodig hebt.
Welke hardware hebt u echt nodig op dag één?
Dag één vereist een scherm, een manier om kaarten te accepteren en een verbinding. Niets anders.
Het scherm is uw kassa. Een telefoon of tablet met POS-software doet alles wat een oude vaste kassa deed: de winkelwagen samenstellen, btw berekenen, de verkoop registreren en de bon verzenden. U bezit er vrijwel zeker al een, en dat is waarom moderne POS-installaties beginnen met bijna nul hardwarekosten. Als u hem op de balie wilt bevestigen, een eenvoudige standaard verandert een tablet in een kassa.
De kaartlezer accepteert contactloze betalingen en chipkaarten. Dit is het enige speciaal gebouwde hardwareonderdeel waarvoor geen softwarematig alternatief bestaat, waarover hieronder meer.
Verbinding houdt de twee bruikbaar. Uw bestaande winkel-wifi of het data-abonnement van een telefoon biedt voldoende bandbreedte voor een POS-systeem. De echte vereiste is een back-up: weet hoe u de kassa overschakelt op de hotspot van een telefoon voordat uw router op zaterdag uitvalt, niet erna. Sommige POS-systemen kunnen verkopen ook offline in de wachtrij plaatsen en later synchroniseren, wat de moeite waard is om te controleren voordat u een keuze maakt.
Als termen als 'card-present' of 'interchange' nieuw voor u zijn, houd dan tijdens het winkelen een tabblad open met POS-terminologie die elke nieuwe merchant moet kennen.
Waarom is de kaartlezer het enige onderdeel dat u niet kunt overslaan?
Omdat kaartbetalingen het enige deel van de checkout zijn waar hardware beveiligingswerk doet, in plaats van gemak dient. Een gecertificeerde lezer (hardware die is goedgekeurd om kaartgegevens te verwerken volgens de PCI-regels, de beveiligingsstandaard van de kaartindustrie) versleutelt de kaart op het moment dat deze wordt gescand of ingestoken. Uw telefoon, uw POS-software en uw netwerk zien nooit het daadwerkelijke kaartnummer.
Naast de beveiliging is er ook een financiële reden. Contactloze en chip-transacties worden behandeld als 'card-present', wat over het algemeen lagere verwerkingskosten betekent en een veel sterkere bescherming biedt wanneer een klant een afschrijving betwist. Het handmatig invoeren van kaartnummers op uw telefoon leidt daarentegen tot hogere kosten en verloren geschillen. Geschillen zijn zo kostbaar dat we een aparte handleiding hebben geschreven over hoe chargebacks werken voor kleine merchants.
Koop de lezer die is gecertificeerd voor uw POS-systeem en betalingsverwerker, en deze hele risicocategorie is voor u afgedekt.
Wanneer zijn een bonprinter en een kassalade hun investering waard?
Wanneer contant geld en papier geen uitzondering meer zijn. Geen van beide is voor de meeste nieuwe merchants een aankoop voor dag één.
Digitale bonnen via e-mail of sms zijn inmiddels de standaard, en de meeste klanten geven hier de voorkeur aan. Een printer verdient zijn plek wanneer uw situatie om papier vraagt: een lunchspits waarbij het overhandigen van een bon sneller is dan vragen om een e-mailadres, een rechtsgebied dat papieren bonnen verplicht stelt, of klanten die aankopen declareren en direct een papieren bon verwachten.
De kassalade volgt dezelfde logica. Als contant geld slechts een klein deel van uw omzet uitmaakt, volstaat een afgesloten kistje onder de balie. Zodra contant geld zo vaak voorkomt dat het openen, tellen en aansluiten ervan (de lade vergelijken met de geregistreerde verkopen) dagelijks veel tijd kost, verdient een echte kassalade die automatisch opent vanuit het POS-systeem zichzelf terug in snelheid en minder telfouten.
Hebt u een barcodescanner nodig?
Alleen als uw catalogus zo groot is dat het zoeken naar producten op naam de checkout vertraagt. Een scanner is een hulpmiddel voor snelheid, geen vereiste.
Een café met dertig menu-items heeft er nooit een nodig; op een knop tikken is sneller dan scannen. Een winkel met tweeduizend SKU's (unieke producten in uw catalogus) heeft er absoluut wel een nodig, want productnamen typen terwijl er een rij aan de balie staat is een drama.
Veel POS-apps lezen barcodes via de camera van de telefoon of tablet, wat een prima startpunt is. Stap over op een speciale handscanner wanneer het volume de camera traag doet aanvoelen, meestal tijdens de inventarisatie, wanneer het achter elkaar scannen van honderden artikelen de hoofdtaak is.
Wat kunt u in het begin veilig overslaan?
Sla alles over wat een leverancier een 'bundel' noemt. Klantenschermen, zelfbedieningskiosken, labelprinters, keukenprinters en speciale backoffice-computers lossen allemaal echte problemen op, maar dat zijn problemen die u nog niet hebt op één locatie met één kassa. Elk van deze apparaten bewijst zijn waarde op dezelfde manier als de printer en de lade: door een specifiek, terugkerend knelpunt op te lossen dat u kunt benoemen.
Voor een uitgebreider overzicht van elk component en waar u op moet letten bij de aankoop, raadpleegt u de gids voor het kiezen van POS-hardware voor uw bedrijf.
Dus, wat zit er in de minimale hardwarekit?
Een telefoon of tablet die u al bezit, een gecertificeerde kaartlezer, een internetverbinding met een hotspot als back-up, en niets anders totdat er een echt knelpunt ontstaat. De vuistregel: koop de kaartlezer, gebruik de apparaten die u al hebt en laat het verkoopvolume de rest rechtvaardigen.
Dit is ook waarom het de moeite waard is om POS-software te kiezen die draait op hardware die u reeds bezit, in plaats van u vast te leggen op merkspecifieke apparatuur. Final is bewust zo gebouwd: het draait op uw eigen apparaten zonder maandelijkse softwarekosten, dus de bovenstaande hardwarelijst is echt de volledige opstartkost. Hier leest u wat Final anders maakt als u de details wilt weten.
Veelgestelde vragen
Kan ik een winkel runnen met alleen mijn telefoon?
Ja, voor de meeste winkels en servicebedrijven met een laag verkoopvolume. Een telefoon met POS-software en een kleine kaartlezer is genoeg voor het afrekenen, en digitale bonnen zijn voldoende voor de meeste klanten. Voeg pas hardware toe wanneer er een specifiek knelpunt ontstaat.
Heb ik een kassalade nodig als ik zelden contant geld ontvang?
Nee. Als contante betalingen minder dan ongeveer één op de tien transacties uitmaken, is een afgesloten kistje en een handmatige telling bij sluitingstijd voldoende. Koop pas een kassalade wanneer het tellen van contant geld aan het einde van de dag echt veel tijd begint te kosten.
Is het veilig om een gebruikte kaartlezer of een kaartlezer van een derde partij te kopen?
Alleen als deze is gecertificeerd voor uw betalingsverwerker. Fysieke betaalhardware is voorzien van beveiligingscertificeringen, en een niet-gecertificeerde of niet-passende lezer werkt mogelijk simpelweg niet met uw POS-software. Controleer de compatibiliteit voordat u iets tweedehands koopt.
Welke internetsnelheid heeft een POS eigenlijk nodig?
Zeer weinig bandbreedte, maar de verbinding moet wel stabiel zijn. Elke moderne breedband- of 4G/LTE-verbinding is voldoende. Wat belangrijker is, is een back-up, zoals een hotspot op uw telefoon, zodat een storing van de router u niet verhindert om te verkopen.
Moet ik vooraf een hardwarepakket kopen?
Meestal niet voor een eerste locatie. Pakketten zorgen vooraf voor hoge kosten voor items die u misschien nooit gebruikt. Begin minimaal, kijk waar het afrekenen daadwerkelijk vertraagt en koop het specifieke onderdeel dat dit oplost.