Bộ thiết bị phần cứng tối giản cho đơn vị chấp nhận thanh toán mới

Một đơn vị chấp nhận thanh toán mới cần chính xác ba thứ để nhận thanh toán: điện thoại hoặc máy tính bảng bạn đã có sẵn, đầu đọc thẻ đã được chứng nhận và kết nối internet ổn định. Đó là toàn bộ bộ thiết bị phần cứng tối giản. Mọi thiết bị khác trong danh sách mua sắm POS điển hình, từ máy in hóa đơn đến máy quét mã vạch, đều chỉ hữu ích trong các tình huống cụ thể và sẽ là gánh nặng thừa thãi trong những trường hợp còn lại.

Bài viết này đề cập đến chức năng thực tế của từng thiết bị phần cứng, thiết bị nào là cần thiết và thiết bị nào nên chờ cho đến khi doanh số bán hàng chứng minh rằng bạn thực sự cần chúng.

Bạn thực sự cần những phần cứng nào vào ngày đầu tiên?

Ngày đầu tiên chỉ yêu cầu một màn hình, một phương thức chấp nhận thẻ và khả năng kết nối. Không cần gì khác.

Màn hình chính là máy tính tiền của bạn. Một chiếc điện thoại hoặc máy tính bảng chạy phần mềm POS có thể làm mọi thứ mà một chiếc máy tính tiền cố định kiểu cũ từng làm: tạo giỏ hàng, tính thuế, ghi nhận giao dịch bán hàng và gửi hóa đơn. Gần như chắc chắn bạn đã sở hữu sẵn một thiết bị như vậy, đó là lý do tại sao các thiết lập POS hiện đại bắt đầu với chi phí phần cứng gần như bằng không. Nếu bạn muốn cố định nó trên quầy, một chiếc giá đỡ đơn giản sẽ biến máy tính bảng thành một trạm thanh toán.

Đầu đọc thẻ chấp nhận thanh toán chạm và cắm thẻ chip. Đây là thiết bị phần cứng chuyên dụng duy nhất không có phần mềm thay thế, được đề cập chi tiết hơn ở bên dưới.

Khả năng kết nối giúp cả hai thiết bị hoạt động hiệu quả. Wi-Fi hiện tại của cửa hàng hoặc gói dữ liệu di động của điện thoại là đủ băng thông cho một hệ thống POS. Yêu cầu thực sự là một phương án dự phòng: hãy biết cách chuyển máy tính tiền sang điểm phát sóng di động của điện thoại trước khi bộ định tuyến (router) của bạn bị hỏng vào ngày thứ Bảy, chứ không phải sau đó. Một số hệ thống POS cũng có thể xếp hàng các giao dịch bán hàng ngoại tuyến (offline) và đồng bộ hóa sau, đây là điều rất đáng để kiểm tra trước khi bạn cam kết sử dụng một hệ thống.

Nếu các thuật ngữ như thanh toán trực tiếp bằng thẻ (card-present) hoặc phí trao đổi (interchange) còn mới mẻ với bạn, hãy mở sẵn một tab bài viết thuật ngữ POS mà mọi đơn vị chấp nhận thanh toán mới nên biết trong khi mua sắm.

Tại sao đầu đọc thẻ là thiết bị duy nhất bạn không thể bỏ qua?

Bởi vì thanh toán bằng thẻ là phần duy nhất trong quy trình thanh toán mà phần cứng thực hiện nhiệm vụ bảo mật, chứ không chỉ là sự tiện lợi. Đầu đọc thẻ đã được chứng nhận (phần cứng được phê duyệt để xử lý dữ liệu thẻ theo quy tắc PCI, tiêu chuẩn bảo mật của ngành thẻ) sẽ mã hóa thẻ ngay khi thẻ được chạm hoặc cắm vào. Điện thoại, phần mềm POS và mạng của bạn không bao giờ nhìn thấy số thẻ thô.

Bên cạnh lý do bảo mật, còn có một lý do liên quan đến tiền bạc. Các giao dịch chạm và cắm thẻ chip được coi là giao dịch trực tiếp bằng thẻ (card-present), điều này thường có nghĩa là chi phí xử lý thấp hơn và khả năng bảo vệ mạnh mẽ hơn nhiều khi khách hàng tranh chấp khoản phí. Thay vào đó, việc nhập số thẻ thủ công vào điện thoại của bạn sẽ dẫn đến mức phí cao hơn và dễ bị thua trong các tranh chấp, và các tranh chấp này tốn kém đến mức chúng tôi đã viết một hướng dẫn riêng về cách hoạt động của việc hoàn tiền bồi hoàn (chargeback) đối với các đơn vị chấp nhận thanh toán nhỏ.

Hãy mua đầu đọc thẻ được chứng nhận cho hệ thống POS và đơn vị xử lý thanh toán của bạn, và toàn bộ danh mục rủi ro này sẽ được xử lý thay bạn.

Khi nào máy in hóa đơn và két tiền mặt thực sự phát huy giá trị?

Khi tiền mặt và giấy in không còn là những thứ thỉnh thoảng mới dùng đến. Cả hai đều không phải là những thứ cần mua ngay từ ngày đầu tiên đối với hầu hết các đơn vị chấp nhận thanh toán mới.

Hóa đơn điện tử qua email hoặc tin nhắn hiện là lựa chọn mặc định, và hầu hết khách hàng đều thích chúng hơn. Một chiếc máy in hóa đơn sẽ phát huy giá trị khi tình huống của bạn đòi hỏi phải có giấy: giờ cao điểm ăn trưa nơi việc đưa một tờ phiếu nhanh hơn việc hỏi xin email, một khu vực tài phán yêu cầu hóa đơn in sẵn, hoặc những khách hàng cần thanh toán chi phí mua sắm và yêu cầu có hóa đơn giấy ngay tại chỗ.

Két tiền mặt cũng tuân theo logic tương tự. Nếu tiền mặt chỉ chiếm một phần nhỏ trong doanh số của bạn, một chiếc hộp có khóa dưới quầy là đủ dùng. Khi tiền mặt xuất hiện đủ thường xuyên khiến việc mở, đếm và đối soát két (đối chiếu két tiền với doanh số đã ghi nhận) tốn nhiều thời gian thực tế hàng ngày, một chiếc két tiền mặt thực thụ tự động mở từ hệ thống POS sẽ tự chứng minh giá trị của nó nhờ tốc độ và việc giảm thiểu sai sót khi đếm tiền.

Bạn có cần máy quét mã vạch không?

Chỉ khi danh mục sản phẩm của bạn đủ lớn khiến việc tìm kiếm sản phẩm theo tên làm chậm quá trình thanh toán. Máy quét là một công cụ tăng tốc, không phải là một yêu cầu bắt buộc.

Một quán cà phê với ba mươi món trong thực đơn không bao giờ cần đến máy quét; chạm vào một nút bấm còn nhanh hơn quét mã. Nhưng một cửa hàng với hai nghìn SKU (các sản phẩm riêng biệt trong danh mục của bạn) thì chắc chắn cần, bởi vì việc gõ tên sản phẩm trong khi khách hàng đang xếp hàng chờ tại quầy là một cực hình.

Nhiều ứng dụng POS có thể đọc mã vạch thông qua camera của điện thoại hoặc máy tính bảng, đây là một điểm khởi đầu hoàn hảo. Hãy nâng cấp lên máy quét cầm tay chuyên dụng khi lượng hàng hóa khiến camera có cảm giác chậm chạp, thường là vào thời điểm kiểm kê kho, khi việc quét hàng trăm mặt hàng liên tục là toàn bộ công việc của bạn.

Bạn có thể bỏ qua những gì một cách an toàn lúc ban đầu?

Hãy bỏ qua bất cứ thứ gì mà nhà cung cấp gọi là gói combo (bundle). Màn hình hiển thị cho khách hàng, ki-ốt tự phục vụ, máy in nhãn, máy in nhà bếp và máy tính chuyên dụng cho văn phòng phía sau đều giải quyết các vấn đề thực tế, nhưng đó là những vấn đề bạn chưa gặp phải khi chỉ có một địa điểm với một máy tính tiền. Mỗi thiết bị này chỉ nên được mua theo cách giống như máy in và két tiền mặt: khi bạn có thể chỉ ra một điểm nghẽn cụ thể, lặp đi lặp lại.

Để có cái nhìn sâu sắc hơn về từng thành phần và những gì cần đánh giá trước khi mua, hãy xem hướng dẫn chọn phần cứng POS cho doanh nghiệp của bạn.

Vậy, những gì thuộc về bộ thiết bị phần cứng tối giản?

Một chiếc điện thoại hoặc máy tính bảng bạn đã có sẵn, một đầu đọc thẻ đã được chứng nhận, một kết nối internet có phương án dự phòng bằng điểm phát sóng di động, và không cần gì khác cho đến khi một điểm nghẽn thực sự xuất hiện. Quy tắc vàng: hãy mua đầu đọc thẻ, tận dụng các thiết bị bạn đang sở hữu, và để doanh số bán hàng chứng minh sự cần thiết của mọi thứ khác.

Đây cũng là lý do tại sao bạn nên chọn phần mềm POS chạy được trên phần cứng bạn đã có sẵn thay vì bị ràng buộc vào các thiết bị độc quyền. Final được xây dựng theo cách đó một cách có chủ ý: nó chạy trên các thiết bị của riêng bạn mà không có phí phần mềm hàng tháng, vì vậy danh sách phần cứng ở trên thực sự là toàn bộ chi phí khởi nghiệp của bạn. Dưới đây là những điều làm nên sự khác biệt của Final nếu bạn muốn biết chi tiết.