ชุดฮาร์ดแวร์ขั้นต่ำสำหรับร้านค้าเริ่มต้นใหม่

ร้านค้าเริ่มต้นใหม่ต้องการเพียงสามสิ่งเท่านั้นในการรับชำระเงิน: โทรศัพท์หรือแท็บเล็ตที่คุณมีอยู่แล้ว, เครื่องอ่านบัตรที่ได้รับการรับรอง และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร นั่นคือชุดฮาร์ดแวร์ขั้นต่ำทั้งหมด อุปกรณ์อื่นๆ ในรายการซื้อของสำหรับ POS ทั่วไป ตั้งแต่เครื่องพิมพ์ใบเสร็จไปจนถึงเครื่องสแกนบาร์โค้ด ล้วนมีประโยชน์ในสถานการณ์เฉพาะเจาะจง และกลายเป็นภาระส่วนเกินในสถานการณ์อื่นๆ

บทความนี้จะครอบคลุมถึงหน้าที่การทำงานที่แท้จริงของฮาร์ดแวร์แต่ละชิ้น ชิ้นใดที่จำเป็น และชิ้นใดที่ควรรอจนกว่ายอดขายของคุณจะพิสูจน์ได้ว่าจำเป็นต้องใช้

ฮาร์ดแวร์ชิ้นใดที่คุณจำเป็นต้องใช้จริงๆ ในวันแรก?

วันแรกต้องการเพียงหน้าจอ, ช่องทางการรับบัตร และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เท่านั้น ไม่มีอะไรอื่นอีก

หน้าจอคือเครื่องบันทึกเงินสดของคุณ โทรศัพท์หรือแท็บเล็ตที่รันซอฟต์แวร์ POS สามารถทำทุกอย่างที่เครื่องบันทึกเงินสดแบบตั้งโต๊ะรุ่นเก่าทำได้: สร้างตะกร้าสินค้า, คำนวณภาษี, บันทึกการขาย และส่งใบเสร็จ คุณเกือบจะมั่นใจได้ว่ามีอุปกรณ์เหล่านี้อยู่แล้ว ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการตั้งค่า POS ยุคใหม่จึงเริ่มต้นด้วยต้นทุนฮาร์ดแวร์ที่เกือบจะเป็นศูนย์ หากคุณต้องการยึดอุปกรณ์ไว้กับเคาน์เตอร์ ขาตั้งแบบง่ายๆ ก็สามารถเปลี่ยนแท็บเล็ตให้เป็นสถานีชำระเงินได้

เครื่องอ่านบัตรทำหน้าที่รับชำระเงินแบบแตะและแบบชิปการ์ด นี่คือฮาร์ดแวร์ที่สร้างขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะเพียงชิ้นเดียวที่ไม่มีซอฟต์แวร์ใดมาทดแทนได้ ซึ่งจะมีรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง

การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตช่วยให้อุปกรณ์ทั้งสองใช้งานได้จริง Wi-Fi ของร้านค้าที่มีอยู่หรือแพ็กเกจอินเทอร์เน็ตของโทรศัพท์ก็มีแบนด์วิดท์เพียงพอสำหรับระบบ POS สิ่งที่จำเป็นจริงๆ คือแผนสำรอง: เรียนรู้วิธีสลับเครื่องบันทึกเงินสดไปใช้ฮอตสปอตของโทรศัพท์ก่อนที่เราเตอร์ของคุณจะเสียในวันเสาร์ ไม่ใช่หลังจากที่มันเสียไปแล้ว ระบบ POS บางระบบยังสามารถจัดคิวการขายแบบออฟไลน์และซิงค์ข้อมูลในภายหลังได้ ซึ่งเป็นเรื่องที่ควรตรวจสอบก่อนที่คุณจะตัดสินใจเลือกระบบใดระบบหนึ่ง

หากคำศัพท์อย่าง card-present (การชำระเงินแบบต่อหน้า) หรือ interchange (ค่าธรรมเนียมระหว่างธนาคาร) ยังเป็นเรื่องใหม่สำหรับคุณ ให้เปิดแท็บ คำศัพท์ POS ที่ร้านค้าใหม่ทุกคนควรรู้ ทิ้งไว้ในขณะที่คุณเลือกซื้อ

ทำไมเครื่องอ่านบัตรจึงเป็นอุปกรณ์ชิ้นเดียวที่คุณไม่สามารถข้ามได้?

เนื่องจากการชำระเงินด้วยบัตรเป็นเพียงส่วนเดียวของขั้นตอนชำระเงินที่ฮาร์ดแวร์ทำหน้าที่ด้านความปลอดภัย ไม่ใช่เพื่อความสะดวกสบาย เครื่องอ่านบัตรที่ได้รับการรับรอง (ฮาร์ดแวร์ที่ได้รับการอนุมัติให้จัดการข้อมูลบัตรภายใต้กฎ PCI ซึ่งเป็นมาตรฐานความปลอดภัยของอุตสาหกรรมบัตร) จะเข้ารหัสข้อมูลบัตรทันทีที่มีการแตะหรือเสียบบัตร โทรศัพท์ของคุณ, ซอฟต์แวร์ POS ของคุณ และเครือข่ายของคุณจะไม่มีวันเห็นหมายเลขบัตรดิบเลย

นอกจากเหตุผลด้านความปลอดภัยแล้ว ยังมีเหตุผลด้านการเงินอีกด้วย ธุรกรรมแบบแตะและเสียบบัตรจะถูกจัดประเภทเป็นการชำระเงินแบบต่อหน้า (card-present) ซึ่งโดยทั่วไปหมายถึงค่าธรรมเนียมการประมวลผลที่ต่ำกว่า และการคุ้มครองที่แข็งแกร่งกว่ามากเมื่อลูกค้าโต้แย้งการเรียกเก็บเงิน ในทางกลับกัน การพิมพ์หมายเลขบัตรลงในโทรศัพท์จะทำให้เสียค่าธรรมเนียมที่สูงขึ้นและมีโอกาสแพ้การโต้แย้ง และการโต้แย้งการเรียกเก็บเงินนั้นมีค่าใช้จ่ายสูงจนเราต้องเขียนคู่มือแยกต่างหากเกี่ยวกับ วิธีการทำงานของการปฏิเสธชำระเงิน (chargeback) สำหรับร้านค้าขนาดเล็ก

ซื้อเครื่องอ่านบัตรที่ได้รับการรับรองสำหรับระบบ POS และผู้ประมวลผลการชำระเงินของคุณ แล้วความเสี่ยงประเภทนี้ทั้งหมดจะได้รับการจัดการแทนคุณ

เครื่องพิมพ์ใบเสร็จและลิ้นชักเก็บเงินจะมีความจำเป็นเมื่อใด?

เมื่อการใช้เงินสดและกระดาษไม่ได้เกิดขึ้นเพียงนานๆ ครั้ง อุปกรณ์ทั้งสองนี้ไม่ใช่สิ่งจำเป็นต้องซื้อในวันแรกสำหรับร้านค้าใหม่ส่วนใหญ่

ใบเสร็จดิจิทัลทางอีเมลหรือข้อความกลายเป็นมาตรฐานเริ่มต้นในปัจจุบัน และลูกค้าส่วนใหญ่ก็ชอบแบบนั้น เครื่องพิมพ์ใบเสร็จจะมีความจำเป็นเมื่อสถานการณ์ของคุณต้องการกระดาษ: ช่วงเวลาเร่งด่วนในมื้อกลางวันที่การยื่นสลิปกระดาษเร็วกว่าการขออีเมล, เขตอำนาจศาลที่กำหนดให้ต้องมีใบเสร็จแบบพิมพ์ หรือลูกค้าที่ต้องการนำใบเสร็จไปเบิกค่าใช้จ่ายและต้องการกระดาษในทันที

ลิ้นชักเก็บเงินก็ใช้ตรรกะเดียวกัน หากเงินสดเป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของยอดขายของคุณ กล่องใส่เงินที่มีกุญแจล็อกใต้เคาน์เตอร์ก็เพียงพอแล้ว เมื่อมีการใช้เงินสดบ่อยครั้งจนการเปิด, นับ และตรวจสอบยอดเงิน (การจับคู่เงินในลิ้นชักกับยอดขายที่บันทึกไว้) ต้องใช้เวลาจริงจังในแต่ละวัน ลิ้นชักเก็บเงินที่เปิดได้เองโดยอัตโนมัติจากระบบ POS จะคุ้มค่ากับเงินที่จ่ายไปในแง่ของความเร็วและความผิดพลาดในการนับเงินที่ลดลง

คุณจำเป็นต้องมีเครื่องสแกนบาร์โค้ดหรือไม่?

เฉพาะในกรณีที่แคตตาล็อกสินค้าของคุณมีขนาดใหญ่จนการค้นหาสินค้าด้วยชื่อทำให้ขั้นตอนชำระเงินช้าลง เครื่องสแกนคือเครื่องมือช่วยเพิ่มความเร็ว ไม่ใช่ข้อกำหนดบังคับ

ร้านกาแฟที่มีเมนูสามสิบรายการไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องสแกนเลย การแตะปุ่มนั้นเร็วกว่าการสแกน ส่วนร้านค้าที่มีสินค้าถึงสองพัน SKU (สินค้าที่แตกต่างกันในแคตตาล็อกของคุณ) จำเป็นต้องใช้เป็นอย่างยิ่ง เพราะการพิมพ์ชื่อสินค้าในขณะที่มีแถวลูกค้ายืนรอที่เคาน์เตอร์คือความทุกข์ทรมาน

แอป POS หลายแอปสามารถอ่านบาร์โค้ดผ่านกล้องโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตได้ ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีมาก อัปเกรดเป็นเครื่องสแกนแบบมือถือโดยเฉพาะเมื่อปริมาณงานทำให้กล้องโทรศัพท์รู้สึกช้าเกินไป โดยทั่วไปมักจะเป็นช่วงเวลาตรวจนับสต็อกสินค้า ซึ่งการสแกนสินค้าหลายร้อยชิ้นติดต่อกันคืองานหลักทั้งหมด

สิ่งใดที่คุณสามารถข้ามไปก่อนได้อย่างปลอดภัยในตอนแรก?

ข้ามทุกสิ่งที่ผู้ให้บริการเรียกว่า "ชุดรวม" (bundle) ไปก่อน หน้าจอฝั่งลูกค้า, ตู้คีออสบริการตนเอง, เครื่องพิมพ์ฉลาก, เครื่องพิมพ์ในครัว และคอมพิวเตอร์หลังบ้านโดยเฉพาะ ล้วนช่วยแก้ปัญหาได้จริง แต่มันเป็นปัญหาที่คุณยังไม่มีในตอนที่มีสาขาเดียวและมีเครื่องบันทึกเงินสดเพียงเครื่องเดียว อุปกรณ์แต่ละชิ้นเหล่านี้จะคุ้มค่ากับการซื้อก็ต่อเมื่อคุณสามารถระบุปัญหาคอขวดที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ได้อย่างชัดเจน เช่นเดียวกับเครื่องพิมพ์และลิ้นชักเก็บเงิน

สำหรับคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับส่วนประกอบแต่ละชิ้นและสิ่งที่ต้องประเมินก่อนซื้อ โปรดดู คู่มือการเลือกฮาร์ดแวร์ POS สำหรับธุรกิจของคุณ

สรุปแล้ว อะไรบ้างที่อยู่ในชุดฮาร์ดแวร์ขั้นต่ำ?

โทรศัพท์หรือแท็บเล็ตที่คุณมีอยู่แล้ว, เครื่องอ่านบัตรที่ได้รับการรับรอง, การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่มีฮอตสปอตสำรอง และไม่มีอะไรอื่นอีกจนกว่าจะเกิดปัญหาคอขวดขึ้นจริง กฎเหล็กคือ: ซื้อเครื่องอ่านบัตร, ใช้อุปกรณ์ที่คุณมีอยู่ และปล่อยให้ปริมาณยอดขายเป็นตัวตัดสินความจำเป็นของอุปกรณ์อื่นๆ

นี่เป็นเหตุผลว่าทำไมจึงควรเลือกซอฟต์แวร์ POS ที่ทำงานบนฮาร์ดแวร์ที่คุณมีอยู่แล้ว แทนที่จะผูกมัดคุณไว้กับอุปกรณ์เฉพาะของแบรนด์ Final ถูกสร้างขึ้นมาในลักษณะนั้นโดยตั้งใจ: มันทำงานบนอุปกรณ์ของคุณเองโดยไม่มีค่าธรรมเนียมซอฟต์แวร์รายเดือน ดังนั้นรายการฮาร์ดแวร์ข้างต้นจึงเป็นต้นทุนเริ่มต้นทั้งหมดจริงๆ นี่คือ สิ่งที่ทำให้ Final แตกต่าง หากคุณต้องการทราบรายละเอียดเฉพาะเจาะจง