مجموعة الأجهزة الأساسية للتاجر الجديد

يحتاج التاجر الجديد إلى ثلاثة أشياء بالضبط لتحصيل المدفوعات: هاتف أو جهاز لوحي يمتلكه بالفعل، وقارئ بطاقات معتمد، واتصال مستقر بالإنترنت. هذه هي مجموعة الأجهزة الأساسية بالكامل. أما أي جهاز آخر في قائمة تسوق POS التقليدية، من طابعات الإيصالات إلى ماسحات الباركود، فهو مفيد في حالات معينة ويمثل عبئاً غير ضروري في الحالات الأخرى.

يغطي هذا المقال وظيفة كل جهاز بالفعل، والأجهزة الضرورية منها، وتلك التي يجب تأجيلها حتى يثبت حجم مبيعاتك حاجتك إليها.

ما هي الأجهزة التي تحتاجها حقاً في اليوم الأول؟

يتطلب اليوم الأول شاشة، وطريقة لقبول البطاقات، والاتصال بالإنترنت. لا شيء غير ذلك.

الشاشة هي صندوق تسجيل المدفوعات الخاص بك. فالهاتف أو الجهاز اللوحي الذي يعمل بنظام تشغيل POS يقوم بكل ما كان يفعله صندوق التسجيل الثابت القديم: بناء عربة التسوق، وحساب الضريبة، وتسجيل عملية البيع، وإرسال الإيصال. ومن المؤكد تقريباً أنك تمتلك واحداً بالفعل، ولهذا السبب تبدأ إعدادات POS الحديثة بتكلفة أجهزة تقارب الصفر. وإذا كنت تريد تثبيته على المنضدة، فإن حاملاً بسيطاً يحول الجهاز اللوحي إلى محطة دفع.

يقبل قارئ البطاقات مدفوعات التمرير والشريحة الذكية. هذا هو الجزء الوحيد المصمم خصيصاً لهذا الغرض ولا يوجد بديل برمجيات له، وسنتناوله بمزيد من التفصيل أدناه.

الاتصال بالإنترنت يحافظ على فائدة الاثنين. شبكة الواي فاي الحالية لمتجرك أو باقة بيانات الهاتف توفر نطاقاً ترددياً كافياً لنظام POS. المتطلب الحقيقي هو وجود اتصال احتياطي: اعرف كيفية تحويل صندوق التسجيل إلى نقطة اتصال هاتفية قبل أن يتعطل جهاز التوجيه (الراوتر) لديك يوم السبت، وليس بعد ذلك. يمكن لبعض أنظمة POS أيضاً وضع المبيعات في قائمة الانتظار دون اتصال بالإنترنت ومزامنتها لاحقاً، وهو أمر يستحق التحقق منه قبل الالتزام بنظام معين.

إذا كانت مصطلحات مثل "بوجود البطاقة" (card-present) أو "رسوم التبادل" (interchange) جديدة عليك، فاحتفظ بتبويب مفتوح لـ مصطلحات POS التي يجب على كل تاجر جديد معرفتها أثناء التسوق.

لماذا يعد قارئ البطاقات هو الجزء الوحيد الذي لا يمكنك الاستغناء عنه؟

لأن مدفوعات البطاقات هي الجزء الوحيد من عملية الدفع حيث تقوم الأجهزة بعمل أمني، وليس مجرد توفير الراحة. يقوم القارئ المعتمد (أجهزة معتمدة للتعامل مع بيانات البطاقات بموجب قواعد PCI، وهي معيار أمان صناعة البطاقات) بتشفير البطاقة في لحظة تمريرها أو إدخالها. وبالتالي لا يرى هاتفك، ولا برنامج POS الخاص بك، ولا شبكتك رقم البطاقة الأصلي أبداً.

هناك سبب مالي بالإضافة إلى السبب الأمني. تُعامل معاملات التمرير والشريحة الذكية على أنها معاملات "بوجود البطاقة"، مما يعني عموماً تكاليف معالجة أقل وحماية أقوى بكثير عندما يعترض العميل على رسوم معينة. وفي المقابل، فإن كتابة أرقام البطاقات يدوياً في هاتفك تؤدي إلى رسوم أعلى وخسارة الاعتراضات، والنزاعات مكلفة للغاية لدرجة أننا كتبنا دليلاً منفصلاً حول كيفية عمل عمليات رد المبالغ المدفوعة للتجار الصغار.

اشترِ القارئ المعتمد لنظام POS ومعالج الدفع الخاصين بك، وسيتم التعامل مع هذه الفئة الكاملة من المخاطر نيابة عنك.

متى تستحق طابعة الإيصالات ودرج النقود مكانتهما؟

عندما لا يعود استخدام النقد والورق أمراً عارضاً. لا يعد أي منهما من المشتريات الضرورية في اليوم الأول لمعظم التجار الجدد.

أصبحت الإيصالات الرقمية عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية هي الخيار الافتراضي الآن، ويفضلها معظم العملاء. وتستحق الطابعة مكانها عندما يتطلب وضعك استخدام الورق: مثل فترة ازدحام الغداء حيث يكون تسليم ورقة أسرع من طلب البريد الإلكتروني، أو في منطقة تفرض القوانين فيها إيصالات مطبوعة، أو مع العملاء الذين يسجلون مشترياتهم كمصاريف عمل ويتوقعون الحصول على إيصال ورقي على الفور.

يتبع درج النقود المنطق نفسه. إذا كان النقد يمثل جزءاً صغيراً من مبيعاتك، فإن صندوقاً مغلقاً أسفل المنضدة يفي بالغرض. وبمجرد أن يصبح استخدام النقد متكرراً لدرجة أن فتحه وعده ومطابقته (مطابقة الدرج مع المبيعات المسجلة) يستغرق وقتاً فعلياً يومياً، فإن الدرج المناسب الذي يفتح تلقائياً من نظام POS يعوض قيمته من خلال السرعة وتقليل أخطاء العد.

هل تحتاج إلى ماسح باركود؟

فقط إذا كان كتالوج منتجاتك كبيراً لدرجة أن البحث عن المنتجات بالاسم يبطئ عملية الدفع. فالماسح الضوئي هو أداة لتسريع العمل، وليس متطلباً أساسياً.

المقهى الذي يحتوي على ثلاثين صنفاً في القائمة لا يحتاج إليه أبداً؛ فالنقر على زر أسرع من المسح الضوئي. أما المتجر الذي يحتوي على ألفي وحدة حفظ مخزون (SKU) (منتجات مميزة في كتالوجك) يحتاجه بالتأكيد، لأن كتابة أسماء المنتجات مع وجود طابور عند المنضدة أمر شاق للغاية.

تقرأ العديد من تطبيقات POS الباركود من خلال كاميرا الهاتف أو الجهاز اللوحي، وهو نقطة انطلاق ممتازة. ويمكنك الترقية إلى ماسح ضوئي محمول مخصص عندما يجعلك حجم العمل تشعر ببطء الكاميرا، وعادة ما يكون ذلك في وقت جرد المخزون، حيث يكون مسح مئات العناصر متتالية هو العمل بأكمله.

ما الذي يمكنك تخطيه بأمان في البداية؟

تجنب أي شيء يسميه المورد "حزمة متكاملة". فشاشات عرض العملاء، وأكشاك الخدمة الذاتية، وطابعات الملصقات، وطابعات المطبخ، وأجهزة الكمبيوتر المخصصة للمكاتب الخلفية كلها تحل مشكلات حقيقية، ولكنها مشكلات لا تواجهها بعد في موقع واحد يحتوي على صندوق تسجيل واحد. كل من هذه الأجهزة يبرر شراءه بالطريقة نفسها التي تبرر بها الطابعة والدرج: وجود مشكلة محددة ومتكررة يمكنك تحديدها.

للحصول على شرح أكثر تفصيلاً لكل مكون وما يجب تقييمه قبل الشراء، راجع دليل اختيار أجهزة POS لشركتك.

إذن، ما الذي تتضمنه مجموعة الأجهزة الأساسية؟

هاتف أو جهاز لوحي تمتلكه بالفعل، وقارئ بطاقات معتمد، واتصال بالإنترنت مع إمكانية استخدام نقطة اتصال احتياطية، ولا شيء غير ذلك حتى تظهر مشكلة حقيقية تعطل العمل. القاعدة العامة: اشترِ قارئ البطاقات، واستخدم الأجهزة التي تمتلكها، ودع حجم المبيعات يبرر شراء أي شيء آخر.

هذا هو السبب أيضاً في أنه من المفيد اختيار برنامج POS يعمل على الأجهزة التي تمتلكها بالفعل بدلاً من تقييدك بمعدات خاصة بالشركة المصنعة. لقد تم بناء Final بهذه الطريقة عمداً: فهو يعمل على أجهزتك الخاصة دون رسوم برمجيات شهرية، لذا فإن قائمة الأجهزة المذكورة أعلاه هي بالفعل تكلفة البدء بالكامل. إليك ما يجعل Final مختلفاً إذا كنت تريد معرفة التفاصيل.