Το ελάχιστο πακέτο υλικού εξοπλισμού για έναν νέο έμπορο

Ένας νέος έμπορος χρειάζεται ακριβώς τρία πράγματα για να δεχτεί μια πληρωμή: ένα τηλέφωνο ή tablet που ήδη κατέχει, μια πιστοποιημένη συσκευή ανάγνωσης καρτών και μια σταθερή σύνδεση στο διαδίκτυο. Αυτό είναι όλο το ελάχιστο πακέτο υλικού εξοπλισμού. Κάθε άλλη συσκευή στην τυπική λίστα αγορών POS, από εκτυπωτές αποδείξεων έως σαρωτές barcode, είναι χρήσιμη σε συγκεκριμένες περιπτώσεις και περιττό βάρος στις υπόλοιπες.

Αυτό το άρθρο καλύπτει τι κάνει στην πραγματικότητα κάθε κομμάτι υλικού εξοπλισμού, ποια είναι απαραίτητα και ποια θα πρέπει να περιμένουν μέχρι ο όγκος των πωλήσεών σας να αποδείξει ότι τα χρειάζεστε.

Ποιο υλικό εξοπλισμού χρειάζεστε πραγματικά την πρώτη μέρα;

Η πρώτη μέρα απαιτεί μια οθόνη, έναν τρόπο αποδοχής καρτών και συνδεσιμότητα. Τίποτα άλλο.

Η οθόνη είναι η ταμειακή σας μηχανή. Ένα τηλέφωνο ή tablet που εκτελεί λογισμικό POS κάνει ό,τι έκανε μια παλιά σταθερή ταμειακή μηχανή: δημιουργεί το καλάθι, υπολογίζει τον φόρο, καταγράφει την πώληση και στέλνει την απόδειξη. Σχεδόν σίγουρα έχετε ήδη μία τέτοια συσκευή, γι' αυτό και οι σύγχρονες εγκαταστάσεις POS ξεκινούν με σχεδόν μηδενικό κόστος υλικού εξοπλισμού. Αν θέλετε να είναι σταθερό στον πάγκο, μια απλή βάση μετατρέπει ένα tablet σε σταθμό checkout.

Η συσκευή ανάγνωσης καρτών δέχεται πληρωμές με ανέπαφη συναλλαγή (tap) και chip. Αυτό είναι το μοναδικό κομμάτι ειδικά κατασκευασμένου υλικού εξοπλισμού χωρίς υποκατάστατο λογισμικού, το οποίο καλύπτεται με περισσότερες λεπτομέρειες παρακάτω.

Η συνδεσιμότητα διατηρεί και τα δύο χρήσιμα. Το υπάρχον Wi-Fi του καταστήματός σας ή το πρόγραμμα δεδομένων ενός τηλεφώνου προσφέρει αρκετό εύρος ζώνης για ένα POS. Η πραγματική απαίτηση είναι ένα εφεδρικό πλάνο: μάθετε πώς να συνδέετε την ταμειακή μηχανή στο hotspot ενός τηλεφώνου πριν χαλάσει ο δρομολογητής (router) σας ένα Σάββατο, όχι μετά. Ορισμένα συστήματα POS μπορούν επίσης να τοποθετούν τις πωλήσεις σε ουρά εκτός σύνδεσης (offline) και να τις συγχρονίζουν αργότερα, κάτι που αξίζει να ελέγξετε πριν δεσμευτείτε σε κάποιο.

Εάν όροι όπως «card-present» (με φυσική παρουσία κάρτας) ή «interchange» (διατραπεζική προμήθεια) σας είναι άγνωστοι, κρατήστε ανοιχτή μια καρτέλα με την ορολογία POS που πρέπει να γνωρίζει κάθε νέος έμπορος καθώς κάνετε την έρευνά σας.

Γιατί η συσκευή ανάγνωσης καρτών είναι το μοναδικό κομμάτι που δεν μπορείτε να παραλείψετε;

Επειδή οι πληρωμές με κάρτα είναι το μόνο μέρος του checkout όπου το υλικό εκτελεί εργασίες ασφαλείας και όχι ευκολίας. Μια πιστοποιημένη συσκευή ανάγνωσης (υλικό εγκεκριμένο για τη διαχείριση δεδομένων καρτών σύμφωνα με τους κανόνες PCI, το πρότυπο ασφαλείας του κλάδου των καρτών) κρυπτογραφεί την κάρτα τη στιγμή που πλησιάζει ανέπαφα ή εισάγεται. Το τηλέφωνό σας, το λογισμικό POS και το δίκτυό σας δεν βλέπουν ποτέ τον πραγματικό αριθμό της κάρτας.

Υπάρχει και ένας οικονομικός λόγος, πέρα από τον λόγο ασφαλείας. Οι συναλλαγές με ανέπαφη πληρωμή και chip αντιμετωπίζονται ως συναλλαγές με φυσική παρουσία κάρτας (card-present), πράγμα που γενικά σημαίνει χαμηλότερο κόστος επεξεργασίας και πολύ ισχυρότερη προστασία όταν ένας πελάτης αμφισβητεί μια χρέωση. Αντιθέτως, η πληκτρολόγηση των αριθμών της κάρτας στο τηλέφωνό σας επιφέρει τόσο υψηλότερες χρεώσεις όσο και απώλεια των αμφισβητήσεων, και οι αμφισβητήσεις είναι αρκετά δαπανηρές ώστε γράψαμε έναν ξεχωριστό οδηγό για το πώς λειτουργούν οι αντιλογισμοί χρεώσεων (chargebacks) για μικρούς εμπόρους.

Αγοράστε τη συσκευή ανάγνωσης που είναι πιστοποιημένη για το POS και τον επεξεργαστή πληρωμών σας, και ολόκληρη αυτή η κατηγορία κινδύνου θα διευθετηθεί για εσάς.

Πότε ένας εκτυπωτής αποδείξεων και ένα συρτάρι μετρητών δικαιολογούν την αγορά τους;

Όταν τα μετρητά και το χαρτί πάψουν να είναι περιστασιακά. Κανένα από τα δύο δεν αποτελεί αγορά της πρώτης μέρας για τους περισσότερους νέους εμπόρους.

Οι ψηφιακές αποδείξεις μέσω email ή SMS είναι πλέον η προεπιλογή, και οι περισσότεροι πελάτες τις προτιμούν. Ένας εκτυπωτής δικαιολογεί τη θέση του όταν οι συνθήκες απαιτούν χαρτί: μια ώρα αιχμής το μεσημέρι όπου η παράδοση ενός χαρτιού είναι ταχύτερη από το να ζητήσετε email, μια δικαιοδοσία που απαιτεί εκτυπωμένες αποδείξεις ή πελάτες που δικαιολογούν τα έξοδα των αγορών τους και απαιτούν χαρτί επί τόπου.

Το συρτάρι μετρητών ακολουθεί την ίδια λογική. Εάν τα μετρητά αποτελούν ένα μικρό κομμάτι των πωλήσεών σας, ένα κλειδωμένο κουτί κάτω από τον πάγκο κάνει μια χαρά τη δουλειά του. Μόλις τα μετρητά γίνουν αρκετά συχνά ώστε το άνοιγμα, η καταμέτρηση και η συμφωνία τους (η αντιστοίχιση του συρταριού με τις καταγεγραμμένες πωλήσεις) να απαιτούν πραγματικό χρόνο καθημερινά, ένα κατάλληλο συρτάρι που ανοίγει αυτόματα από το POS αποσβένει το κόστος του χάρη στην ταχύτητα και τα λιγότερα λάθη καταμέτρησης.

Χρειάζεστε σαρωτή barcode;

Μόνο εάν ο κατάλογός σας είναι αρκετά μεγάλος ώστε η αναζήτηση προϊόντων με βάση το όνομα να καθυστερεί το checkout. Ο σαρωτής είναι εργαλείο ταχύτητας, όχι απαίτηση.

Ένα καφέ με τριάντα είδη μενού δεν τον χρειάζεται ποτέ· το πάτημα ενός κουμπιού είναι ταχύτερο από τη σάρωση. Ένα κατάστημα με δύο χιλιάδες SKU (διακριτά προϊόντα στον κατάλογό σας) τον χρειάζεται οπωσδήποτε, επειδή η πληκτρολόγηση ονομάτων προϊόντων με ουρά στον πάγκο είναι μαρτύριο.

Πολλές εφαρμογές POS διαβάζουν barcode μέσω της κάμερας του τηλεφώνου ή του tablet, κάτι που αποτελεί ένα εξαιρετικό σημείο εκκίνησης. Αναβαθμίστε σε έναν ειδικό σαρωτή χειρός όταν ο όγκος εργασίας κάνει την κάμερα να φαίνεται αργή, συνήθως κατά την απογραφή, όπου η σάρωση εκατοντάδων ειδών το ένα μετά το άλλο είναι όλη η δουλειά.

Τι μπορείτε να παραλείψετε με ασφάλεια στην αρχή;

Παραλείψτε οτιδήποτε ένας προμηθευτής αποκαλεί «πακέτο» (bundle). Οι οθόνες πελατών, τα κιόσκια αυτοεξυπηρέτησης (self-service kiosks), οι εκτυπωτές ετικετών, οι εκτυπωτές κουζίνας και οι αποκλειστικοί υπολογιστές γραφείου λύνουν πραγματικά προβλήματα, αλλά είναι προβλήματα που δεν έχετε ακόμα σε μία τοποθεσία με μία ταμειακή μηχανή. Καθεμία από αυτές τις αγορές δικαιολογείται με τον ίδιο τρόπο όπως ο εκτυπωτής και το συρτάρι: από ένα συγκεκριμένο, επαναλαμβανόμενο πρόβλημα καθυστέρησης που μπορείτε να προσδιορίσετε.

Για μια πιο αναλυτική παρουσίαση κάθε στοιχείου και του τι πρέπει να αξιολογήσετε πριν από την αγορά, ανατρέξτε στον οδηγό επιλογής υλικού εξοπλισμού POS για την επιχείρησή σας.

Τι περιλαμβάνει, λοιπόν, το ελάχιστο πακέτο υλικού εξοπλισμού;

Ένα τηλέφωνο ή tablet που ήδη έχετε, μια πιστοποιημένη συσκευή ανάγνωσης καρτών, μια σύνδεση στο διαδίκτυο με δυνατότητα εφεδρικού hotspot, και τίποτα άλλο μέχρι να εμφανιστεί μια πραγματική καθυστέρηση. Ο γενικός κανόνας: αγοράστε τη συσκευή ανάγνωσης καρτών, χρησιμοποιήστε τις συσκευές που ήδη έχετε και αφήστε τον όγκο των πωλήσεων να δικαιολογήσει οτιδήποτε άλλο.

Αυτός είναι επίσης ο λόγος για τον οποίο αξίζει να επιλέξετε ένα λογισμικό POS που εκτελείται σε υλικό εξοπλισμό που ήδη έχετε, αντί να σας δεσμεύει σε ιδιοκτησιακό εξοπλισμό. Το Final κατασκευάστηκε σκόπιμα με αυτόν τον τρόπο: εκτελείται στις δικές σας συσκευές χωρίς μηνιαία συνδρομή λογισμικού, επομένως η παραπάνω λίστα υλικού εξοπλισμού είναι πραγματικά όλο το κόστος εκκίνησης. Δείτε τι κάνει το Final να διαφέρει αν θέλετε περισσότερες λεπτομέρειες.