Hoe houd je voorraadaantallen nauwkeurig wanneer een levering onvolledig aankomt?
Een onvolledige levering verstoort je voorraadadministratie op het moment dat iemand deze blindelings accepteert. Dit is de goederenontvangstroutine die tellingen nauwkeurig houdt: controleer aan de hand van de inkooporder, tel eerst, en pas het dezelfde dag aan.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Je houdt voorraadaantallen nauwkeurig door te tellen wat er daadwerkelijk is binnengekomen, die telling te vergelijken met wat je hebt besteld en de voorraad aan te passen aan het werkelijke aantal voordat er iets op de plank komt. De pakbon (de lijst van de leverancier met wat zij zeggen te hebben verzonden) bepaalt nooit je voorraadaantal. Je eigen telling doet dat.
Onvolledige leveringen zijn aan de orde van de dag, niet zeldzaam. Leveranciers leveren te weinig dozen, vervangen maten, splitsen bestellingen over meerdere leveringen en tellen af en toe simpelweg verkeerd. Een winkel die enkele leveringen per week ontvangt, krijgt hier in een jaar tijd allemaal mee te maken. De winkels die hun aantallen toch nauwkeurig houden, zijn de winkels met een ontvangstroutine die elke doos als onjuist beschouwt totdat iemand het tegendeel bewijst.
Waarom vervuilen onvolledige leveringen de voorraadaantallen?
Omdat de meeste kleine winkels goederen op goed vertrouwen ontvangen. De levering komt binnen op een drukke ochtend, iemand werpt een blik op de pakbon en in het systeem wordt het volledige bestelde aantal ingevoerd. Als de leverancier 20 stuks heeft verzonden van een bestelling van 24, 'denkt' je POS-systeem nu dat er vier stuks zijn die in werkelijkheid niet bestaan.
Dat is spookvoorraad (voorraad die je systeem wel toont maar niet op de plank ligt), en het probleem wordt steeds groter:
Je verkoopt meer dan je hebt. Elk kanaal dat voorraad toezegt, van online bestellingen tot telefonische reserveringen, belooft artikelen die je niet kunt leveren.
Herbestellen loopt vertraging op. Het systeem denkt dat je genoeg op voorraad hebt, dus er wordt niets gesignaleerd voor aanvulling totdat het schap al helemaal leeg is.
Voorraadverschillen worden verkeerd gediagnosticeerd. Wanneer een telling maanden later het tekort aan het licht brengt, lijken de ontbrekende artikelen op diefstal, terwijl de termijn voor claims bij de leverancier al lang is verstreken.
Diefstal haalt de krantenkoppen en was volgens het beveiligingsonderzoek van de NRF uit 2023 goed voor ongeveer 65 procent van de winkeluitval (voorraadverlies door diefstal, beschadiging en fouten)¹. Dat betekent dat nog steeds ongeveer een derde van de uitval voortkomt uit procesfouten en gewone vergissingen. Ontvangen op goed vertrouwen valt precies in die categorie, en in tegenstelling tot diefstal heb je dit volledig zelf in de hand.
Hoe ziet een correcte goederenontvangst op basis van een inkooporder eruit?
Een inkooporder, of PO (jouw overzicht van precies wat je hebt besteld en tegen welke kosten), maakt van de ontvangst een controle in plaats van een gok. Zonder inkooporder keurt de leverancier zijn eigen vlees: de leverancier vertelt je wat er is verzonden, en je hebt niets onafhankelijks om het mee te vergelijken. Of je inkooporder nu in een bestelsysteem, een e-mailthread of een spreadsheet staat, de routine bestaat uit dezelfde vijf stappen:
Open de inkooporder voordat je een doos opent. De goederenontvangst heeft een bron-document nodig dat door jou is aangemaakt, niet door de leverancier.
Tel de fysieke goederen zonder eerst de aantallen op de pakbon te lezen. Kennis van het "juiste" aantal stimuleert degene die telt om naar dat aantal toe te werken, hetzelfde principe van blinde tellingen dat achter cyclische tellingen zit.
Vergelijk alle drie de getallen: wat je hebt besteld, wat de pakbon vermeldt en wat er in de doos zit. Het patroon vertelt je wat er is gebeurd. 24 besteld, pakbon zegt 24, doos bevat 20: er is te weinig gepakt, dien een claim in. Pakbon zegt 20: de leverancier heeft bewust te weinig verzonden, dus controleer op een nalevering voordat je voor 24 stuks betaalt.
Pas de voorraad op dezelfde dag aan het getelde aantal aan.
Meld het tekort zolang de termijn voor claims nog loopt. De meeste leveranciers hanteren in hun voorwaarden een strakke termijn voor reclamations. Rapporteren op dezelfde dag is de enige gewoonte waarmee je die termijn nooit mist.
Wat moet je doen op het moment dat een levering onvolledig aankomt?
Scheid de twee problemen die een onvolledige levering veroorzaakt. Er is een financieel probleem (je hebt betaald, of staat op het punt te betalen, voor artikelen die je niet hebt ontvangen) en een administratief probleem (je voorraadgegevens kloppen dadelijk niet meer). Los het administratieve probleem direct op en pak het financiële probleem op een eigen moment aan.
Pas eerst het aantal aan. Maak vervolgens een foto van de levering, bewaar de pakbon en noteer het getelde aantal erop met een datum en je paraaf. Dat is je bewijs voor de claim bij de leverancier en je controledocument voor de voorraadcorrectie.
Wat je niet moet doen, is het systeem op 24 stuks laten staan terwijl het geschil voortduurt. Elke dag dat de administratie onjuist blijft, werken de kassa, de herbestelpunten en de rapportages op basis van fictieve gegevens. Een creditnota van de leverancier compenseert je financieel, maar herstelt je voorraadaantallen niet.
Hoe voorkom je dat onvolledige leveringen je voorraadaantallen op lange termijn verstoren?
Houd de leveringsgraad van elke leverancier bij (het percentage bestelde artikelen dat daadwerkelijk wordt geleverd). Een leverancier die consistent 92 procent levert van wat je bestelt, geeft je waardevolle informatie: verhoog je bestelaantallen, bestel eerder of verplaats volume naar een andere leverancier. Je ziet het patroon alleen als elke afwijking bij de goederenontvangst wordt vastgelegd.
Houd vervolgens de routine simpel en strak. Één persoon ontvangt elke levering, steeds op dezelfde manier, aan de hand van de inkooporder. Een controle van vijf minuten bij elke levering is beter dan af en toe een grondige audit. Als er ook voorraad tussen locaties beweegt, geldt dezelfde discipline van het direct als ontvangen markeren voor voorraadoverdrachten.
Tenslotte ondersteun je de routine met periodieke tellingen. Discipline bij ontvangst signaleert tekorten bij de deur; geplande cyclische tellingen pikken op wat er alsnog tussendoor glipt. Niets van dit alles werkt als het aantal waarmee je vergelijkt verouderd is, wat het uitgangspunt is voor realtime voorraadbeheer uit Van chaos naar controle met POS-voorraadbeheer. In Final POS wordt de actuele voorraad per vestiging bijgehouden in de Merchant Hub, en het inschakelen van voorraadbeheer is één knop bij het toevoegen van een product, zodat het aantal dat je bij de achterdeur corrigeert exact hetzelfde live getal is waar de kassa van afschrijft.
Dus, hoe houd je voorraadaantallen nauwkeurig wanneer een levering onvolledig aankomt?
Tel wat er is binnengekomen, controleer dit aan de hand van de inkooporder in plaats van de pakbon, pas de voorraad op dezelfde dag aan het getelde aantal aan en handel de creditnota van de leverancier af als een afzonderlijke kwestie. De vuistregel: de pakbon bepaalt nooit je voorraadaantal; je eigen telling doet dat. Als de helft van deze begrippen nieuw voor je is, begin dan met 30 POS-termen die elke nieuwe ondernemer moet kennen.
Veelgestelde vragen
Wat is spookvoorraad?
Voorraad die je POS-systeem als aanwezig toont maar niet fysiek op de plank ligt. Onvolledige leveringen die voor het volledige bestelde aantal zijn ontvangen, zijn een van de meest voorkomende oorzaken, samen met niet-geregistreerde schade en scanfouten.
Wat is het verschil tussen een inkooporder en een pakbon?
Een inkooporder is jouw vastlegging van wat je hebt besteld en tegen welke kosten. Een pakbon is de vastlegging van de leverancier van wat deze zegt te hebben verzonden. Bij een correcte goederenontvangst wordt de fysieke levering gecontroleerd aan de hand van je inkooporder, en niet alleen aan de hand van de pakbon.
Moet ik de voorraad aanpassen voordat de leverancier een claim over een tekort heeft afgehandeld?
Ja. Pas de voorraad dezelfde dag nog aan naar het getelde aantal, zodat de kassa, het herbestellen en de rapportages nauwkeurig blijven, en vraag de creditering afzonderlijk aan. Een creditnota van de leverancier lost het financiële gedeelte op, niet je voorraadaantallen.
Wat is de leveringsgraad van een leverancier?
Het percentage bestelde eenheden dat een leverancier daadwerkelijk levert. Door dit per leverancier bij te houden, zie je wie herhaaldelijk te weinig levert, zodat je bestellingen kunt ophogen, eerder kunt herbestellen of het volume naar een betere leverancier kunt verplaatsen.
Hoe lang heb ik om een tekort bij de levering te melden?
De meeste leveranciers hanteren in hun voorwaarden een claimtermijn voor tekorten, en die is vaak kort. Meld tekorten op dezelfde dag dat je de levering ontvangt, dan mis je nooit een termijn.