Як зберегти точність обліку залишків у разі недопоставки товару?
Недопоставка порушує складський облік у той момент, коли товар приймають «на віру». Ось регламент приймання, який зберігає точність обліку: перевіряйте за замовленням на купівлю, спочатку рахуйте, коригуйте того ж дня.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Ви зберігаєте точність обліку залишків, перераховуючи те, що фактично надійшло, порівнюючи цей результат із замовленням і коригуючи залишки до реальної кількості ще до того, як товар потрапить на полицю. Товарна накладна (список постачальника з тим, що він нібито відправив) ніколи не визначає ваші залишки. Це робить ваш перерахунок.
Недопоставки — це звичайна справа, а не рідкісний випадок. Постачальники присилають неповні коробки, замінюють розміри, ділять замовлення на кілька поставок і іноді просто помиляються під час перерахунку. Магазин, який отримує кілька доставок на тиждень, протягом року стикається з усіма цими ситуаціями. Магазини, яким усе одно вдається підтримувати точний облік, мають регламент приймання, згідно з яким кожна коробка вважається помилковою, доки не доведено зворотне.
Чому недопоставки викривляють складський облік?
Тому що більшість малих магазинів приймають товар «на віру». Доставка прибуває під час завантаженого ранку, хтось побіжно дивиться на накладну, і в систему зараховується вся замовлена кількість. Якщо постачальник відправив 20 одиниць замість замовлених 24, ваша POS тепер враховує чотири одиниці товару, яких фізично не існує.
Це і є «фантомні» залишки (товар, який відображається в системі, але відсутній на полиці), і ця проблема накопичується:
Ви робите перепродаж. Будь-який канал продажів, що обіцяє наявність товару (від онлайн-замовлень до резервування по телефону), обіцяє позиції, які ви не можете доставити.
Замовлення затримуються. Система вважає, що товар є в наявності, тому сповіщення про поповнення запасу не з'являються, доки полиця повністю не спорожніє.
Неправильно діагностуються втрати. Коли через кілька місяців під час перерахунку нарешті виявляється нестача, відсутні одиниці сприймаються як крадіжка, хоча термін подання претензій постачальнику давно минув.
Крадіжки завжди привертають найбільше уваги, і вони дійсно становили близько 65 відсотків інвентаризаційних втрат роздрібної торгівлі (втрати товару через крадіжки, пошкодження та помилки) згідно з опитуванням з безпеки NRF за 2023 рік¹. Однак майже третина втрат усе одно припадає на збої в процесах і звичайні помилки. Приймання товару «на віру» належить саме до цієї категорії, і, на відміну від крадіжок, цей процес повністю під вашим контролем.
Як виглядає правильне приймання товару за замовленням на купівлю?
Замовлення на купівлю, або PO (ваша зафіксована інформація про те, що саме і за якою ціною ви замовили), перетворює приймання на перевірку замість здогадок. Без нього товарна накладна сама собі ставить оцінку: постачальник каже вам, що він відправив, і у вас немає незалежних даних для порівняння. Незалежно від того, де зберігається ваше замовлення — в обліковій системі, в електронному листі чи в таблиці — регламент складається з тих самих п'яти кроків:
Відкрийте замовлення (PO) до того, як розпакуєте коробку. Для приймання потрібен документ, створений вами, а не постачальником.
Порахуйте фактичний товар, не дивлячись спочатку на кількість у накладній. Знання «правильного» числа підштовхує до його «знаходження» — це той самий принцип «сліпого» перерахунку, який використовується під час циклічних інвентаризацій.
Порівняйте всі три значення: що ви замовили, що вказано в накладній і що фактично лежить у коробці. Картина відхилень підкаже, що сталося. Замовлено 24, у накладній 24, у коробці 20: замовлення зібрано не повністю, подавайте претензію. У накладній 20: постачальник свідомо відправив менше, тож перевірте наявність допоставки, перш ніж оплачувати 24 одиниці.
Скоригуйте залишки відповідно до перерахованої кількості в той самий день.
Повідомте про недопоставку, поки відкрите вікно для подання претензій. Більшість постачальників встановлюють суворі терміни для претензій щодо нестач. Повідомлення в день отримання — єдина звичка, яка дозволяє завжди вкладатися в ці терміни.
Що робити в момент, коли виявлено недопоставку товару?
Розділіть дві проблеми, які створює недопоставка. Є фінансова проблема (ви оплатили або збираєтеся оплатити товари, які не отримали) і проблема даних (ваші складські записи стануть некоректними). Одразу вирішіть проблему даних, а фінансове питання вирішуйте в окремому порядку.
Спочатку скоригуйте кількість у системі. Потім сфотографуйте доставку, збережіть накладну й укажіть на ній фактично пораховану кількість разом із датою та підписом. Це буде вашим доказом для претензії постачальнику та аудиторським слідом для коригування залишків.
Чого точно не слід робити — це залишати в системі 24 одиниці, поки триває з'ясування обставин. Кожен день, поки дані залишаються хибними, розрахунок на касі, точки повторного замовлення та звіти працюють із вигаданими цифрами. Кредит-нота від постачальника компенсує фінансові втрати, але ніяк не виправляє ваші складські залишки.
Як відвернути негативний вплив недопоставок на облік у долгостроковій перспективі?
Відстежуйте коефіцієнт виконання замовлень кожного постачальника (відсоток фактично доставлених товарів відносно замовлених). Постачальник, який постійно доставляє лише 92 відсотки від замовленого, дає вам важливі дані: збільшуйте обсяг замовлень, замовляйте раніше або змінюйте постачальника. Ви побачите цю закономірність лише тоді, коли кожна розбіжність фіксуватиметься під час приймання.
Зробіть цей процес чітким та системним. Одна особа приймає кожну доставку, однаковим чином, за замовленням (PO), кожного разу. П'ятихвилинна перевірка кожної поставки ефективніша, ніж ретельна аудит-перевірка лише деяких із них. Якщо товари переміщуються між вашими точками, така ж дисципліна фіксації отримання застосовується і до переміщень товарів.
Наостанок підкріплюйте процес регулярними перерахунками. Дисципліна приймання виявляє нестачі на службовому вході, а планові циклічні інвентаризації виявляють усе, що пройшло повз. Жодний із цих методів не працюватиме, якщо число, з яким ви звіряєтеся, застаріло, про що йдеться в статті Управління складськими залишками в POS: від хаосу до контролю. У Final POS наявний запас товару відстежується за кожною точкою продажів у Merchant Hub, а увімкнення відстеження залишків здійснюється одним перемикачем під час додавання товару, тому сума, яку ви коригуєте на складі, є тим самим актуальним числом, з якого списує товари каса.
Отже, як зберегти точність обліку залишків у разі недопоставки товару?
Порахуйте те, що надійшло, перевірте дані за замовленням на купівлю, а не за товарною накладною, скоригуйте залишки до порахованої кількості в той самий день і вирішуйте питання з кредитувальною нотою від постачальника окремо. Золоте правило: товарна накладна ніколи не визначає ваші залишки — це робить ваш перерахунок. Якщо половина з цих термінів для вас нові, почніть зі статті 30 термінів POS, які має знати кожен новий продавець.
Поширені запитання
Що таке «фантомні» залишки?
Товари, які відображаються у вашій POS-системі як наявні, але фактично відсутні на полиці. Недопоставки, прийняті на повну замовлену кількість, є однією з найпоширеніших причин разом із незафіксованим пошкодженням і помилками під час сканування.
У чому різниця між замовленням на купівлю та товарною накладною?
Замовлення на купівлю — це ваш запис про те, що ви замовили та за якою ціною. Пакувальний лист — це документ постачальника про те, що саме, за його словами, було відправлено. Належне приймання передбачає перевірку фактично доставленого товару за вашим замовленням на купівлю, а не лише за пакувальним листом.
Чи варто коригувати залишки товару до того, як постачальник розгляне претензію щодо недостачі?
Так. Скоригуйте залишки до фактично підрахованої кількості в той самий день, щоб дані на касі, інформація для повторних замовлень і звітність залишалися точними, а відшкодування оформлюйте окремо. Кредит-нота від постачальника вирішує фінансове питання, а не виправляє ваші підрахунки залишків.
Що таке коефіцієнт виконання замовлень постачальником?
Це відсоток замовлених одиниць товару, який постачальник фактично доставляє. Відстеження цього показника щодо кожного постачальника показує, хто регулярно недопоставляє товар, тож ви зможете збільшувати замовлення із запасом, замовляти раніше або перенаправити обсяги до надійнішого постачальника.
Скільки в мене є часу, щоб повідомити про недопоставку товару?
Більшість постачальників визначають у своїх умовах термін подання претензій щодо недостачі, і він часто є досить коротким. Повідомляйте про недостачу в день отримання поставки, і ви ніколи не пропустите цей термін.