শিপমেন্টে পণ্য কম আসলে কীভাবে ইনভেন্টরির হিসাব নিখুঁত রাখবেন?
না দেখেই শিপমেন্ট গ্রহণ করলে সাথে সাথেই ইনভেন্টরির রেকর্ডে ভুল তৈরি হয়। নির্ভুল হিসাব রাখার পণ্য গ্রহণের নিয়ম এটিই: পারচেজ অর্ডারের সাথে মেলান, প্রথমে গণনা করুন, এবং একই দিনে হিসেব অ্যাডজাস্ট করুন।
Mathias NielsenCEO, Final POS
আসলে কী পরিমাণ পণ্য এসে পৌঁছেছে তা গণনা করে, অর্ডারের সাথে সেই সংখ্যা মিলিয়ে দেখে এবং পণ্য শেলফে নেওয়ার আগেই বাস্তব সংখ্যার সাথে স্টক অ্যাডজাস্ট করে আপনি ইনভেন্টরির হিসাব নির্ভুল রাখতে পারেন। প্যাকিং স্লিপ (সরবরাহকারীর পাঠানো পণ্যের তালিকা) কখনোই আপনার স্টকের সংখ্যা নির্ধারণ করে না। আপনার নিজের গণনাই সেটি নির্ধারণ করে।
শিপমেন্টে পণ্য কম আসা একটি সাধারণ ঘটনা, বিরল নয়। সরবরাহকারীরা কেস কম পাঠায়, সাইজ বদলে দেয়, একাধিক চালানে অর্ডার ভাগ করে, এবং মাঝে মাঝে স্রেফ ভুল গণনা করে। সপ্তাহে কয়েকটি ডেলিভারি পায় এমন একটি দোকান এক বছরে এর সবই দেখতে পাবে। যে দোকানগুলো এর মধ্যেও নির্ভুল হিসাব রাখে, তারা প্রতিটি আসা বাক্সকে প্রমাণ না হওয়া পর্যন্ত ভুল বলেই ধরে নেয়।
শিপমেন্টে কম পণ্য আসলে তা কীভাবে ইনভেন্টরির হিসাব নষ্ট করে?
কারণ বেশিরভাগ ছোট দোকান অন্ধ বিশ্বাসে ডেলিভারি গ্রহণ করে। ব্যস্ত সকালে হয়তো পণ্য এলো, কেউ একজন প্যাকিং স্লিপের দিকে চোখ বুলিয়ে নিল এবং সিস্টেমে পুরো অর্ডারের পরিমাণ জমা করে দেওয়া হলো। যদি ২৪টির অর্ডারের বিপরীতে সরবরাহকারী ২০টি পাঠায়, তবে আপনার POS সিস্টেমে এমন ৪টি অতিরিক্ত পণ্য যুক্ত হলো যার কোনো অস্তিত্বই নেই।
এটাই হলো ফ্যান্টম বা ভুয়া স্টক (যা সিস্টেমে দেখায় কিন্তু বাস্তবে শেলফে নেই), এবং এটি সমস্যা বাড়াতেই থাকে:
ওভারসেলিং হওয়া। অনলাইন অর্ডার থেকে শুরু করে ফোন হোল্ড পর্যন্ত, যেসব চ্যানেল পণ্যের নিশ্চয়তা দেয়, সেখানে আপনি এমন পণ্য বিক্রির প্রতিশ্রুতি দিয়ে ফেলছেন যা আপনি সরবরাহ করতে পারবেন না।
পুনরায় অর্ডার করতে দেরি হওয়া। সিস্টেম মনে করে যে আপনার কাছে যথেষ্ট পণ্য আছে, তাই শেলফ সম্পূর্ণ খালি না হওয়া পর্যন্ত কোনো নতুন অর্ডারের অ্যালার্ট আসে না।
অপচয় বা ঘাটতির ভুল রোগ নির্ণয়। কয়েক মাস পর গণনায় যখন পার্থক্য ধরা পড়ে, তখন হারিয়ে যাওয়া পণ্যগুলোকে চুরি বলে মনে হয় এবং সরবরাহকারীর কাছে দাবি জানানোর সময়ও পার হয়ে যায়।
চুরির বিষয়টিই বেশি আলোচনায় আসে এবং NRF-এর ২০২৩ সালের সিকিউরিটি সার্ভে অনুযায়ী খুচরা বিক্রেতাদের মোট অপচয়ের (চুরি, ক্ষতি এবং ভুলের কারণে হারানো স্টক) প্রায় ৬৫ শতাংশই ছিল চুরি¹। তবে বাকি প্রায় এক-তৃতীয়াংশ ক্ষতিই ঘটে ভুল প্রক্রিয়া ও সাধারণ ভুলের কারণে। অন্ধ বিশ্বাসে পণ্য গ্রহণ করা ঠিক সেই ভুলগুলোর মধ্যেই পড়ে, এবং চুরির মতো নয়—এটি পুরোপুরি আপনার নিয়ন্ত্রণে রয়েছে।
পারচেজ অর্ডার থেকে সঠিকভাবে পণ্য গ্রহণ করার নিয়ম কী?
একটি পারচেজ অর্ডার বা PO (আপনি কী অর্ডার করেছিলেন এবং কত দামে করেছিলেন তার সঠিক রেকর্ড) পণ্য গ্রহণকে অনুমানের বদলে সত্যতা যাচাইয়ে পরিণত করে। এটি না থাকলে প্যাকিং স্লিপ নিজেই নিজের উত্তরপত্র খাতা দেখে: সরবরাহকারী আপনাকে বলে দেয় তারা কী পাঠিয়েছে, আর তা মেলানোর মতো স্বাধীন কোনো উৎস আপনার কাছে থাকে না। আপনার PO কোনো অর্ডারিং সিস্টেমে থাকুক, ইমেইলে থাকুক বা স্প্রেডশিটে থাকুক, সঠিক নিয়মটি সবসময় এই ৫টি ধাপ অনুসরণ করে:
১. বাক্স খোলার আগেই PO বের করুন। পণ্য গ্রহণের জন্য আপনার তৈরি করা ডকুমেন্টের প্রয়োজন, সরবরাহকারীর নয়। ২. প্যাকিং স্লিপে লেখা সংখ্যাটি আগে না দেখে সরাসরি পণ্য গণনা করুন। "সঠিক" সংখ্যাটি আগে থেকে জেনে ফেললে গণনাকারি ব্যক্তির মধ্যে সেই সংখ্যাটিই মেলানোর চেষ্টা তৈরি হয়, যা সাইকেল কাউন্টের পেছনে থাকা ব্লাইন্ড-কাউন্ট নীতির মতোই। ৩. তিনটি সংখ্যাই তুলনা করুন: আপনি কী অর্ডার করেছিলেন, স্লিপে কী লেখা আছে, আর বাক্সে কী আছে। এই প্যাটার্নটিই আপনাকে বলে দেবে কী ঘটেছে। ২৪টির অর্ডার করেছিলেন, স্লিপেও ২৪টি লেখা আছে, কিন্তু বাক্সে আছে ২০টি: এর মানে প্যাকিংয়ের সময় কম নেওয়া হয়েছে, তাই দ্রুত ক্লেম ফাইল করুন। আর স্লিপে যদি ২০টি লেখা থাকে: তবে সরবরাহকারী জেনেশুনেই কম পাঠিয়েছে, তাই ২৪টির টাকা পরিশোধ করার আগে বাকি অর্ডারের (back order) খবর নিন। ৪. গণনাকৃত আসল সংখ্যার সাথে সেদিনই স্টক অ্যাডজাস্ট করে নিন। ৫. ক্লেম করার সময়সীমা পার হওয়ার আগেই পণ্যের ঘাটতির কথা জানান। বেশিরভাগ সরবরাহকারীই ক্ষতিপূরণ দাবির জন্য তাদের শর্তাবলীতে নির্দিষ্ট সময়সীমা দিয়ে দেয়, যা সাধারণত খুবই কম হয়। সেদিনই রিপোর্ট করার অভ্যাস থাকলে কোনো দিন সময় মিস হবে না।
শিপমেন্টে কম পণ্য আসলে সাথে সাথে আপনার কী করা উচিত?
কম শিপমেন্ট যে দুটি সমস্যার সৃষ্টি করে সে দুটিকে আলাদা করুন। একটি হলো টাকার সমস্যা (আপনি এমন পণ্যের জন্য টাকা দিয়েছেন বা দিতে যাচ্ছেন যা আপনি পাননি) এবং অপরটি হলো ডেটার সমস্যা (আপনার স্টকের রেকর্ড ভুল হতে যাচ্ছে)। ডেটার সমস্যাটি সাথে সাথেই ঠিক করে ফেলুন এবং টাকার বিষয়টি সময় নিয়ে সমাধান করুন।
প্রথমে সঠিক সংখ্যায় স্টক অ্যাডজাস্ট করুন। এরপর ডেলিভারির ছবি তুলুন, প্যাকিং স্লিপটি গুছিয়ে রাখুন এবং গণনাকৃত সংখ্যাটি তারিখ ও আপনার স্বাক্ষরসহ তাতে লিখে রাখুন। সরবরাহকারীর কাছে ক্লেম করার প্রমাণ এবং স্টক অ্যাডজাস্টমেন্টের রেকর্ড হিসেবে এটি কাজ করবে।
সমস্যা ঝুলে থাকার সময় সিস্টেমে ২৪টি সংখ্যা রেখে দেওয়া একেবারেই উচিত নয়। যত দিন এই ভুল রেকর্ড থেকে যাবে, প্রতিদিনের চেকআউট, রিঅর্ডার পয়েন্ট এবং রিপোর্ট সবই ভুল তথ্যের ওপর ভিত্তি করে চলবে। সরবরাহকারীর দেওয়া ক্রেডিট হয়তো আপনার আর্থিক ক্ষতি মেটাবে, কিন্তু তা আপনার সিস্টেমে স্টকের সংখ্যা ঠিক করবে না।
দীর্ঘমেয়াদে শিপমেন্ট ঘাটতির কারণে স্টকের হিসাব নষ্ট হওয়া কীভাবে আটকাবেন?
প্রতিটি সরবরাহকারীর 'ফিল রেট' (ফিল করার হার—যে পরিমাণ অর্ডার দিয়েছেন তার কত শতাংশ তারা বাস্তবে ডেলিভারি করেছে) ট্র্যাক করুন। যে সরবরাহকারী ধারাবাহিকভাবে অর্ডারের ৯২ শতাংশ ডেলিভারি দেয়, তারা আপনাকে একটি মেসেজ দিচ্ছে: আপনার অর্ডারের পরিমাণ কিছুটা বাড়ান, আরও আগে রিঅর্ডার করুন, অথবা অন্য কোথাও চুক্তি করুন। তবে প্রতিটি অমিল যদি পণ্য গ্রহণের সময় সঠিকভাবে রেকর্ড করা হয়, কেবল তবেই আপনি এই প্যাটার্নটি বুঝতে পারবেন।
এরপর এই নিয়মটি নিয়মিত মেনে চলুন। প্রতিটি ডেলিভারি একজন নির্দিষ্ট ব্যক্তিই গ্রহণ করবেন, একই উপায়ে, প্রতিবার PO-এর সাথে মিলিয়ে। কিছু চালানের বিশদ অডিট করার চেয়ে প্রতি চালানে মাত্র পাঁচ মিনিটের এই নিয়মিত পরীক্ষা অনেক বেশি কার্যকর। আপনার বিভিন্ন শোরুমের মধ্যেও যদি স্টক আদান-প্রদান হয়, তবে স্টক স্থানান্তরের ক্ষেত্রেও একই নিয়ম মেনে চলুন।
অবশেষে, গণনার অভ্যাসের মাধ্যমে এই নিয়মকে শক্তিশালী করুন। সঠিক গ্রহণের নিয়ম দরজাতেই ঘাটতি ধরে ফেলে; আর রুটিন মেনে সাইকেল কাউন্ট করা হলে কোনো ভুল চোখ এড়িয়ে গেলেও তা ধরা পড়ে। আপনি যার সাথে তুলনা করছেন সেই সংখ্যাটি পুরনো হলে কোনো কাজই দেবে না—যে বিষয়টি POS ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট দিয়ে স্টক বিশৃঙ্খলা থেকে নিয়ন্ত্রণে-এ আলোচনা করা হয়েছে। Final POS-এ, হাতে থাকা স্টক Merchant Hub-এ প্রতিটি আউটলেটের জন্য আলাদাভাবে ট্র্যাকিং করা হয়, এবং পণ্য যুক্ত করার সময়েই স্টক ট্র্যাকিং চালু করার একটি টগল বোতাম দেওয়া থাকে, যাতে আপনি স্টোররুমে যে সংখ্যাটি ঠিক করবেন, চেকআউটের সময়ও সেই রিয়েল-টাইম সংখ্যা থেকেই পণ্য কমতে থাকে।
তাহলে, শিপমেন্টে পণ্য কম আসলে কীভাবে ইনভেন্টরির হিসাব নিখুঁত রাখবেন?
যা এসেছে তা সঠিক গণনায় এনে প্যাকিং স্লিপের বদলে পারচেজ অর্ডারের সাথে মিলিয়ে দেখুন, একই দিনে গণনাকৃত আসল সংখ্যায় স্টক অ্যাডজাস্ট করুন এবং সরবরাহকারীর থেকে টাকা বা ক্রেডিটের বিষয়টা আলাদাভাবে দেখুন। সহজ নিয়ম: প্যাকিং স্লিপ আপনার স্টকের সংখ্যা ঠিক করে না; আপনার গণনাই তা ঠিক করে। এই শব্দগুলোর অর্ধেকই যদি আপনার কাছে নতুন মনে হয়, তবে ৩০টি POS পরিভাষা যা প্রতিটি নতুন বিক্রেতার জানা উচিত দিয়ে শুরু করতে পারেন।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
ফ্যান্টম স্টক (Phantom stock) কী?
এমন ইনভেন্টরি যা আপনার POS সিস্টেমে মজুদ হিসেবে দেখায় কিন্তু বাস্তবে শেলফে নেই। না দেখেই পূর্ণ অর্ডারের পরিমাণে কম শিপমেন্ট গ্রহণ করা এর অন্যতম প্রধান কারণ, সেই সাথে রয়েছে না লিখে ক্ষতি হওয়া পণ্য বাদ দেওয়া ও ভুল স্ক্যানিং।
পারচেজ অর্ডার (Purchase order) এবং প্যাকিং স্লিপের (Packing slip) মধ্যে পার্থক্য কী?
পারচেজ অর্ডার হলো আপনি কী এবং কত খরচে অর্ডার করেছেন তার রেকর্ড। প্যাকিং স্লিপ হলো সরবরাহকারী কী পাঠিয়েছেন বলে জানিয়েছেন তার রেকর্ড। সঠিকভাবে মালামাল পাওয়ার নিয়ম হলো কেবল প্যাকিং স্লিপ নয়, আপনার পারচেজ অর্ডারের সাথে হাতে আসা মালামাল যাচাই করা।
সরবরাহকারী ঘাটতির দাবি নিষ্পত্তি করার আগেই কি আমার স্টক সমন্বয় করা উচিত?
হ্যাঁ। একই দিনে গণনাকৃত সংখ্যার সাথে স্টক সামঞ্জস্য করে নিন যাতে চেকআউট, পুনরায় অর্ডার এবং রিপোর্ট সঠিক থাকে, এবং ক্রেডিটের জন্য আলাদাভাবে যোগাযোগ করুন। সরবরাহকারীর দেওয়া ক্রেডিট অর্থের হিসাব ঠিক করে, আপনার পণ্যের সংখ্যা নয়।
সরবরাহকারীর ফিল রেট কী?
অর্ডার করা পণ্যের কত শতাংশ সরবরাহকারী প্রকৃতপক্ষে ডেলিভারি করেছেন তার হার। প্রতি সরবরাহকারীর ক্ষেত্রে এটি ট্র্যাক করলে বোঝা যায় কে বারবার কম পণ্য পাঠায়, যাতে আপনি অর্ডারের পরিমাণ বাড়াতে পারেন, আগে থেকে পুনরায় অর্ডার দিতে পারেন, অথবা কোনো ভালো সরবরাহকারীকে বেশি অর্ডার দিতে পারেন।
পণ্য কম পাওয়ার কথা রিপোর্ট করতে আমি কত সময় পাই?
বেশিরভাগ সরবরাহকারী তাদের শর্তাবলীতে ঘাটতির দাবি জানানোর জন্য একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা রাখে, এবং এটি প্রায়শই খুব সংক্ষিপ্ত হয়। ডেলিভারি পাওয়ার দিনেই ঘাটতির বিষয়টি রিপোর্ট করুন, এতে আপনি কখনোই সময়সীমা মিস করবেন না।