¿Cómo mantener la precisión del inventario cuando una entrega llega incompleta?
Una entrega incompleta descuadra tus registros de inventario en el momento en que se da por buena sin comprobarla. Esta es la rutina de recepción que mantiene la precisión: verificar con la orden de compra, contar primero y ajustar el stock el mismo día.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Para mantener la precisión en los recuentos de inventario hay que contar lo que ha llegado realmente, comparar ese recuento con lo pedido y ajustar el stock a la cifra real antes de colocar nada en la estantería. El albarán (la lista del proveedor donde indica lo que afirma haber enviado) nunca determina la cifra de stock: la determina tu recuento.
Las entregas incompletas son habituales, no una excepción. Los proveedores envían menos cajas, cambian tamaños, dividen un pedido en varios envíos y, de vez en cuando, simplemente se equivocan al contar. Una tienda que recibe varias entregas por semana experimentará todas estas situaciones en un año. Las tiendas que mantienen recuentos precisos son las que cuentan con una rutina de recepción que considera sospechosa cada caja hasta que se demuestre lo contrario.
¿Por qué las entregas incompletas alteran los recuentos de inventario?
Porque la mayoría de los pequeños comercios reciben los productos dando por bueno lo que indica el albarán. La entrega llega durante una mañana ajetreada, alguien echa un vistazo al albarán y el sistema registra la cantidad total solicitada. Si el proveedor envió 20 unidades de un pedido de 24, tu POS asume la existencia de cuatro unidades que en realidad no existen.
Eso es stock fantasma (el inventario que figura en tu sistema pero no está físicamente en la estantería), y sus consecuencias se acumulan:
Sobrevendes. Cualquier canal que prometa stock, desde pedidos online hasta reservas por teléfono, estará ofreciendo unidades que no puedes entregar.
Se frena la reposición. El sistema cree que tienes suficiente stock, por lo que no genera alertas de reposición hasta que la estantería ya está vacía.
Se diagnostica mal la pérdida de inventario. Cuando un recuento finalmente saca a la luz la diferencia meses después, las unidades faltantes parecen un robo y el plazo de reclamación ante el proveedor ya venció hace tiempo.
Los robos acaparan los titulares y, de hecho, representaron cerca del 65 % de la merma minorista (inventario perdido por robo, daños y errores) según la encuesta de seguridad de 2023 de la NRF¹. Aun así, aproximadamente un tercio de la merma se debe a fallos de procedimiento y errores humanos. Dar por buena una entrega sin verificar entra de lleno en esta categoría y, a diferencia del robo, depende al 100 % de tu gestión.
¿Cómo es una recepción correcta mediante orden de compra?
Una orden de compra (el registro exacto de lo que pediste y a qué precio) convierte la recepción en una comprobación real en lugar de una suposición. Sin ella, el albarán actúa como juez y parte: el proveedor indica lo enviado sin que tengas un documento independiente con el que cotejarlo. Independientemente de que tu orden de compra esté en un sistema de pedidos, en un correo electrónico o en una hoja de cálculo, la rutina consta de cinco pasos:
Abre la orden de compra antes de desembalar. La recepción requiere un documento de origen generado por ti, no por el proveedor.
Cuenta la mercancía física sin consultar antes las cantidades del albarán. Conocer la cifra «correcta» condiciona a quien cuenta a encontrar esa cantidad, el mismo principio del recuento a ciegas que se aplica en los recuentos cíclicos.
Compara las tres cifras: lo solicitado, lo reflejado en el albarán y lo contenido en la caja. La combinación te dirá qué ocurrió. Pedidas 24, el albarán indica 24 y la caja contiene 20: el pedido se preparó incompleto, presenta una reclamación. El albarán indica 20: el proveedor envió menos a sabiendas, así que verifica si hay un pedido pendiente antes de pagar por 24.
Ajusta el stock a la cifra contada ese mismo día.
Notifica la falta de producto mientras el plazo de reclamación siga abierto. La mayoría de los proveedores establecen un límite temporal estricto en sus condiciones. Notificarlo el mismo día es el único hábito infalible.
¿Qué hacer en el momento en que una entrega llega incompleta?
Separa los dos problemas que genera un envío incompleto. Por un lado está el problema económico (pagaste o estás a punto de pagar por unidades no recibidas) y por otro el problema de datos (tus registros de stock van a ser erróneos). Soluciona el problema de datos de inmediato y gestiona la cuestión económica a su propio ritmo.
Primero ajusta el recuento. Luego fotografía la entrega, conserva el albarán y anota en él la cantidad real contada con la fecha y tus iniciales. Esa será tu prueba para reclamar al proveedor y tu registro de auditoría para el ajuste de stock.
Lo que no debes hacer es mantener las 24 unidades en el sistema mientras se resuelve la disputa. Cada día que el registro permanece incorrecto, el proceso de cobro, los puntos de reposición y los informes operan con datos falsos. El abono del proveedor te compensa económicamente, pero no corrige tus cifras.
¿Cómo evitar que los envíos incompletos arruinen los recuentos a largo plazo?
Supervisa la tasa de cumplimiento de cada proveedor (el porcentaje de unidades entregadas frente a las pedidas). Si un proveedor entrega de manera constante el 92 % de lo solicitado, te está dando información útil: amplía las cantidades de tus pedidos, adelanta las reposiciones o deriva volumen a otro proveedor. Solo detectarás este patrón si registras cada diferencia en la recepción.
Mantén una rutina estricta y constante: que la misma persona reciba cada entrega, de la misma forma y cotejando con la orden de compra. Una comprobación de cinco minutos en cada envío es mejor que una auditoría exhaustiva de vez en cuando. Si el stock también se mueve entre diferentes establecimientos, esa misma disciplina de confirmación de recepción debe aplicarse a las transferencias de stock.
Por último, refuerza la rutina con recuentos periódicos. La disciplina en la recepción detecta las faltas en la puerta; los recuentos cíclicos programados detectan cualquier descuadre que se haya colado. Nada de esto sirve si la cifra de referencia no está actualizada, aspecto fundamental del seguimiento de stock en tiempo real analizado en Del caos al control con la gestión de inventario con POS. En Final POS, el stock disponible se rastrea por establecimiento en el Merchant Hub, y activar el seguimiento de stock requiere solo un interruptor al añadir un producto, de modo que la cifra corregida en el almacén coincide con la que disminuye en caja al vender.
En resumen, ¿cómo mantener la precisión del inventario cuando una entrega llega incompleta?
Cuenta lo que ha llegado, cotejo con la orden de compra en lugar del albarán, ajusta el stock a la cifra contada el mismo día y gestiona la reclamación al proveedor de forma independiente. La regla de oro: el albarán nunca determina tu cifra de stock; tu recuento sí. Si la mitad de estos términos te resultan nuevos, empieza leyendo 30 términos de POS que todo comerciante debe conocer.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el stock fantasma?
Es el inventario que figura disponible en tu POS pero que no se encuentra físicamente en la estantería. Las entregas incompletas registradas por el total pedido son una de las causas más frecuentes, junto con los desperfectos no anotados y los errores de escaneo.
¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y un albarán?
Una orden de compra es su registro de lo que pidió y a qué costo. Un albarán de entrega es el registro del proveedor de lo que afirma haber enviado. Una recepción correcta coteja la entrega física con su orden de compra, no solo con el albarán.
¿Debo ajustar el stock antes de que el proveedor resuelva una reclamación por faltantes?
Sí. Ajuste a la cantidad contada el mismo día para que el punto de venta, el reabastecimiento y los informes sigan siendo precisos, y gestione la nota de crédito por separado. Una nota de crédito del proveedor corrige el dinero, no sus conteos.
¿Qué es la tasa de cumplimiento del proveedor?
El porcentaje de unidades pedidas que un proveedor entrega realmente. Realizar un seguimiento por proveedor le muestra quién entrega de menos repetidamente, para que pueda ampliar los pedidos, reordenar antes o trasladar volumen a un mejor proveedor.
¿De cuánto tiempo dispongo para reportar un envío incompleto?
La mayoría de los proveedores establecen un plazo de reclamación por faltantes en sus condiciones, y a menudo es breve. Reporte los faltantes el mismo día que reciba la entrega y nunca se le pasará el plazo.